Mitarbeiterin / Mitarbeiter (m/w/d) für den Bereich Studiensekretariat & Prüfungswesen - Gelsenkirchen

Gelsenkirchen
Land Nordrhein-Westfalen

Benefits

  • Beruf und Familie

  • Gesundheit

  • Vorsorgeleistungen

Informationen zum Job

Die Hochschule für Polizei und öffentliche Verwaltung NRW (HSPV NRW) sucht
am Studienort Gelsenkirchen
- ab sofort -

 

eine Mitarbeiterin / einen Mitarbeiter (m/w/d)
für die Bereiche Studiensekretariat und Prüfungswesen
der Bachelorstudiengänge sowie des Masterstudiengangs
 (A6 – A9 LBesO A NRW / EG 6 TV–L)

 

für den dauerhaften Einsatz an der HSPV NRW.

Am Studienort Gelsenkirchen füllen derzeit ca. 1.600 Studierende in drei Studiengängen das Gebäude mit Leben. Das Team aus 16 Verwaltungsmitarbeitenden, 45 hauptamtlich Lehrenden und rund 200 Lehrbeauftragten des Studienortes betreuen die Studierenden in den Theoriephasen ihrer beruflichen Grundbildung.

 

IHRE AUFGABEN

  • Mitarbeit im Studiensekretariat
    • Ansprechperson für Studierende, Lehrende sowie Externe
    • Allgemeine Sekretariatsangelegenheiten, wie z.B. Bearbeiten von Schriftverkehr und E-Mails, Organisation und Planung von Terminen, Raumvergabe
  • Mitarbeit im Klausur- und Prüfungswesen für die Bereiche Bachelor und Master
    • Pflege von Personaldaten, Organisation der Aufsichten, Sitzplanerstellung, Ver- und Entschlüsselung von Klausuren, Klausurrückgabe an Studierende, Überwachung des Prüfungskalenders, Abstimmung mit den Korrektoren sowie Thesis-Administration
    • Eingabe von Noten und weiteren relevanten Daten in die Verwaltungssoftware "ANTRAGO"
  • Unterstützung in der Bibliothek insbesondere beim Leihverkehr sowie bei einfachen Auskunfts- und Benutzerdiensten an Samstagen
  • Abrechnung von Vergütungen für hauptamtlich Lehrende und Lehrbeauftragte

 

IHRE VORAUSSETZUNG

Sie verfügen über:

  • die Befähigung für die Laufbahn der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt (ehemals mittlerer nichttechnischer Dienst) des allgemeinen Verwaltungsdienstes im Land NRW oder in den Gemeinden und Gemeindeverbänden im Lande Nordrhein-Westfalen oder
  • die Befähigung für die Laufbahn der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamtes (ehemals mittlerer Dienst) in der Finanzverwaltung NRW oder für die Ämtergruppe der Laufbahngruppe 1 des zweiten Einstiegsamtes des allgemeinen Verwaltungsdienstes in der Bundesverwaltung oder
  • eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter bzw. einen Abschluss des Verwaltungslehrgangs I (zuvor: Angestelltenlehrgang I) oder
  • eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter oder
  • eine vergleichbare Ausbildung in einem Verwaltungs- oder Büroberuf.

 

Im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung der ausgeschriebenen Stelle wird die Bereitschaft zur Betreuung der Studierenden an Samstagen in der Zeit von ca. 08:00 Uhr – 14:00 Uhr (während der Präsenzphasen – ausgenommen sind die Monate Juli und August) vorausgesetzt. Durchschnittlich finden zwei- bis dreimal monatlich Samstagsveranstaltungen statt. In diesen Fällen wird ein Ausgleichstag (freier Arbeitstag) in der entsprechenden Woche angeboten.

 

IHRE KENNTNISSE UND FÄHIGKEITEN

  • Eine selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise zeichnet Sie aus, um einen reibungslosen Studienbetrieb am Studienort Gelsenkirchen sicherzustellen.
  • Durch Einsatzbereitschaft, Ihre Freundlichkeit und Belastbarkeit sind Sie in der Lage, die an Sie herangetragenen Thematiken kompetent zu begleiten.
  • Sie arbeiten sehr gerne im Team und besitzen eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, die es Ihnen ermöglicht konstruktive Lösungen umzusetzen.
  • Auch komplexere Sachverhalte können Sie durch Ihr gutes schriftliches Ausdrucksvermögen verständlich darstellen.
  • Ihr sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten hilft Ihnen den Arbeitsalltag effizient zu meistern und Sie sind bereit sich auch in neue Software (Verwaltungssoftware, Abrechnungssoftware SAP) einzuarbeiten.

Uns liegt die berufliche Entwicklung von Frauen besonders am Herzen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Außerdem freuen wir uns ganz besonders über Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung, ihnen gleichgestellte Menschen sowie Menschen mit einer Einwanderungsgeschichte. 

 

Das bieten wir Ihnen:

FAIRE BEZAHLUNG

Sofern Sie die beamtenrechtlichen Voraussetzungen erfüllen, werden Sie in ein Beamtenverhältnis bei der HSPV NRW in dem Eingangsamt A6 LBesO A NRW eingestellt oder im Rahmen Ihres Beamtenverhältnisses zur HSPV NRW versetzt. Die Stellen für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter der Laufbahngruppe 1.2 sind grundsätzlich in der Bandbreite der Besoldungsgruppen A6 bis A9 LBesO A NRW bewertet.

Als Tarifbeschäftigte werden Sie in die Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrages der Länder – TV-L – eingruppiert. Das heißt: Sie bekommen zwischen 2.725 EUR bis zu 3.067 EUR brutto und eine arbeitgeberunterstützte Altersvorsorge. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen könnte ggf. eine höhere Stufenzuordnung vorgenommen werden und das Entgelt höher ausfallen.

SPANNENDE AUFGABEN

Ihre künftigen Kolleginnen und Kollegen am Studienort Gelsenkirchen kümmern sich um Vieles: Sie koordinieren und organisieren den Studienbetrieb für knapp 1600 Studierende. Am Studienort Gelsenkirchen arbeiten derzeit 16 Kolleginnen und Kollegen in unterschiedlichen Zuständigkeitsbereichen. Sie sind verantwortlich für einen reibungslosen Ablauf des Studienbetriebes und müssen somit täglich flexibel agieren. Dabei werden unter anderem Studierende beraten, den Lehrenden zur Seite gestanden, Lehrveranstaltungen und weitere Termine geplant und mit den Ausbildungsbehörden eng zusammengearbeitet.

ZEIT FÜR FAMILIE

Sie können durch flexible Arbeitszeitregelungen, Teilzeitmodelle und teilweise mobile Arbeitsformen, wie z.B. „Homeoffice“ einen anspruchsvollen Beruf und Zeit für sich und die Familie vereinbaren U.a. können Sie kostenlose Services wie eine Elternberatung oder Beratungen bei der Pflege von Angehörigen in Anspruch nehmen. Die HSPV NRW bietet als familiengerechte Hochschule Respekt und Anerkennung für die verschiedenen Lebensmodelle und familiären Situationen. 

WERTVOLLES WISSEN

Sie profitieren von einem umfangreichen Fortbildungsangebot mit jährlich über 1.000 Seminaren in unserer Fortbildungsakademie.

GESUNDES ARBEITEN

Sie fördern Ihre Gesundheit durch die Möglichkeiten unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements.

 

Sind Sie neugierig geworden?

Dann bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil unseres Teams!

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal bis spätestens 22.07.2024. 

Das Hochladen Ihrer Unterlagen nimmt nur wenige Minuten in Anspruch.

Diese Unterlagen benötigen wir von Ihnen:

  • Anschreiben
  • Lebenslauf
  • Nachweise zu den geforderten Qualifikationen
  • Arbeitszeugnisse bzw. dienstliche Beurteilungen
  • einen Nachweis bei vorliegender Schwerbehinderung

 

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Sollten Sie Fragen zu der ausgeschriebenen Stelle haben, wenden Sie sich bitte an

  • den Verwaltungsleiter der Studienorte Gelsenkirchen und Herne,
    Herrn Soyat, Tel.: 0209/15528-2320

oder für Fragen zum Bewerbungsverfahren und tarifrechtliche Fragen

Mit der Einsendung einer Bewerbung erklären sich die Bewerberinnen und Bewerber gleichzeitig einverstanden, dass vorübergehend erforderliche Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens gespeichert werden. Es wird vorsorglich darauf hingewiesen, dass Vorstellungsgespräche grundsätzlich in der Zentralverwaltung der HSPV NRW, Haidekamp 73, 45886 Gelsenkirchen, stattfinden. Die HSPV NRW bietet Ihnen die Möglichkeit die entstandenen Kosten über Reisekosten abzurechnen. Informationen hierzu erhalten Sie auf der Homepage im Servicebereich Reisekosten. Sollte Ihnen eine Anreise aufgrund einer Schwerbehinderung nicht möglich sein, so können Sie sich an die Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen der HSPV NRW wenden (Herrn Schwering, Tel.: 0209/1659-2415).

Diese Ausschreibung erfolgt vorbehaltlich einer späteren Entscheidung darüber, ob die Stelle im Rahmen eines Umsetzungs- oder Versetzungsverfahrens oder im Rahmen einer Neueinstellung oder Förderung besetzt wird.

Benefits

  • Beruf und Familie

  • Gesundheit

  • Vorsorgeleistungen

Arbeitsort

Wannerstr. 158-160, 45888 Gelsenkirchen

Mehr zum Job

Beschäftigungsart Festanstellung
Arbeitszeit Vollzeit, Teilzeit
Arbeitsort
Wannerstr. 158-160, 45888 Gelsenkirchen