Sekretariatsstelle für das Geschäftszimmer des Personalrats (w/m/d)

Weitere Informationen

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet für ein Jahr.
Auf Wunsch kann eine Teilzeitbeschäftigung ermöglicht werden.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 2 bzw. Abs. 3 Teilzeitbefristungsgesetz (TzBfG). Diese Stelle kann daher nicht mit Personen besetzt werden, die schon einmal in einem Arbeitsverhältnis zur RWTH Aachen University gestanden haben. Ausnahmen gibt es für Personen, die das 52. Lebensjahr vollendet haben und beschäftigungslos sind.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 6, je nach persönlicher Voraussetzung.

Unser Profil

Der Personalrat vertritt unsere ca. 3600 Beschäftigten in Technik und Verwaltung. Kommunikation mit den Einrichtungen und Dezernaten, Entscheidungen zu grundlegenden strukturellen Themen und Weiterentwicklungen gehören zu den Tätigkeitsgebieten der Personalräte. Unser Sekretariat strukturiert die eingehenden Anfragen und unterstützt uns organisatorisch bei unseren Aufgaben.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Ihr Auftreten und Ihre Arbeitsweise zeichnen sich durch ein Höchstmaß an Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion aus
• Sie besitzen eine schnelle Auffassungsgabe sowie eine strukturierte und systematische Arbeitsweise
• Zu Ihren Kompetenzen gehören neben sehr guten Deutschkenntnissen ebenfalls ein gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
• Sie sind versiert im Umgang mit MS-Office Anwendungsprogrammen (Word, Power Point, Excel)
• Sie haben überdies bereits Erfahrung im Umgang mit SAP bzw. die Bereitschaft zur Einarbeitung in SAP
• Eine hohe Motivation sowie Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit und Empathie runden Ihr Profil ab

Ihre Aufgaben

Verwaltung und allgemeine Sekretariatsaufgaben

• Entgegennahme und Strukturierung von mündlichen und schriftlichen Anfragen
• Bearbeitung der Korrespondenz und deren sachgerechte Weitergabe und Ablage
• Allgemeiner Schriftverkehr
• Terminkoordination und -nachverfolgung
• Pflege von Datenbanken
• Elektronische Verwaltung der Abwesenheiten
• Digitale und physische Aktenführung
• Pflege der Website
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben

 Veranstaltungsmanagement und Sitzungsorganisation

• Protokollführung bei unseren Sitzungsterminen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Durchführung von Sitzungen und Veranstaltungen

 Unterstützung im Bereich Dienstreisemanagement

• Vorbereitung, Koordination und Abwicklung von Dienstreisen

 Unterstützung im Bereich Beschaffungs- und Rechnungswesen

• Bearbeitung von Bestell- und Beschaffungsvorgängen
• Rechnungsbearbeitung
• Inventarisierungen und Verwaltung der Inventarliste
• Führung und Kontrolle unserer Haushaltskonten

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.

Besoldung / Entgelt

bis zu EG 6, je nach persönlicher Voraussetzung