Sekretärin / Sekretär der Geschäftsführung (m/w/d), Düsseldorf

Ihnen obliegt die aktive Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen durch ein professionelles Office Management.

Sie sind dabei die kommunikative Schnittstelle für interne und externe Ansprechpartner/innen.

Sie übernehmen die Postbearbeitung (digital/analog), Erstellen Dokumente und erledigen jegliche interne und externe Korrespondenz.

Sie managen die Termin- und Reiseplanung, bearbeiten Wiedervorlagen/Terminverfolgungen, organisieren Meetings und sind für die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen verantwortlich. In diesem Kontext sind Sie auch für die Erstellung von Präsentationen, Protokollen, Statistiken, Entscheidungsvorlagen etc. zuständig.

Sie führen Recherchearbeiten zu unterschiedlichen Themenstellungen durch und planen/organisieren Firmen-Events und Veranstaltungen.

Sie übernehmen den wertschätzenden Empfang, die Bewirtung und Betreuung von Gästen und Besuchern. Sie sind die kommunikative Schnittstelle.

Sie unterstützen das Personalmanagement mit eigenem Verantwortungsbereich: Verschiedene Tätigkeiten im Rahmen der vorbereitenden Gehaltsabrechnung, Vertretung der Entgeltabrechnerin, Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen, Praktikantenmanagement, Unterstützung im Bewerbermanagement.

Sie bringen eine mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position mit und haben Spaß daran, Ihr Organisationsgeschick in einer Assistenzfunktion zur Geltung zu bringen. Anderen den Rücken frei zu halten ist genau Ihr Ding.

Sie sind sicher im Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, Powerpoint) und arbeiten sich gern auch in andere Programme/Medien ein.

Sie sind es gewohnt, mit vertraulichen Informationen diskret und sensibel umzugehen. Loyalität, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Flexibilität sind für Sie selbstverständlich, ebenso ein hoher Qualitätsanspruch an Ihre Arbeit.

Engagement, ein souveränes und freundliches Auftreten, eine selbstständige, strukturierte sowie gewissenhafte Arbeitsweise gepaart mit einer hohen Serviceorientierung gehören zu Ihren persönlichen Stärken.

Sehr gute und stilsichere kommunikative Fähigkeiten mündlich/schriftlich runden Ihr Profil ab.

Anspruchsvolle Aufgaben und ein abwechslungsreiches Arbeitsgebiet.

Einen sicheren und zukunftsorientierten Arbeitsplatz mit flachen Hierarchien.

Ein faires und attraktives Gehalt gemäß Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) bis zu EG 9.

Eine hochwertige zusätzliche Betriebliche Altersvorsorge.

Flexible Arbeitszeiten & -modelle.

Möglichkeit des mobilen Arbeitens.

Günstige Verkehrsanbindung.

Kostenfreies Parken.

Fahrradkeller & Duschmöglichkeit.

Getränke-Flat (Kaffee, Wasser) & wöchentlicher Obstkorb.

Betriebliches Gesundheitsmanagement.