Institutsleitungs- und Abteilungsassistenz

Die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ist eine internationale Forschungsuniversität mit einem breiten Fächerspektrum. 200 Jahre Geschichte, rund 31.500 Studierende, mehr als 6.000 Beschäftigte und ein exzellenter Ruf im In- und Ausland: Die Universität Bonn zählt zu den bedeutendsten Universitäten Deutschlands und wurde als Exzellenzuniversität ausgezeichnet.

Das Institut für Numerische Simulation sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet und in Vollzeit eine

Institutsleitungs- und Abteilungsassistenz

Das Institut für Numerische Simulation am Standort Friedrich-Hirzebruch-Allee umfasst neun international zusammengesetzte Arbeitsgruppen mit über 50 Mitarbeiter*innen, die in zahlreichen nationalen und internationalen Forschungsprojekten sowie in der Lehre und in der Verwaltung tätig sind. Die ausgeschriebene Stelle ist dem Lehrstuhlinhaber im Bereich „Numerische Simulation in den Natur- und Ingenieurwissenschaften“ und dem Geschäftsführenden Direktor des Instituts zugeordnet.

Ihre Aufgaben:

Die eigenverantwortliche und selbständige Organisation administrativer Vorgänge im Geschäftszimmer und im Büro des Lehrstuhlinhabers, sowie die Durchführung vielfältiger Sekretariats- und Sachbearbeitungsaufgaben. Dazu gehören u.a.:

• Bearbeitung von Personalvorgängen
• Reiseassistenz bei Organisation und Abrechnung von Dienstreisen,
• Drittmittelbearbeitung,
• Durchführung von Beschaffungen, einschl. Rechnungskontrolle,
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, einschließlich Protokollführung,
• Unterstützung bei der Organisation von Institutsveranstaltungen, einschließlich Betreuung von nationalen und internationalen Gästen,
• selbständige Korrespondenz sowie interne und externe Kommunikation in deutscher und englischer Sprache.

Ihr Profil:

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in einem einschlägigen Büro- oder Verwaltungsberuf oder gleichwertige nachgewiesene fachliche Kenntnisse und berufliche Erfahrungen als Sekretär*in/Assistent*in,
• gute EDV-Anwenderkenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office Programmen, idealerweise Erfahrungen in SAP/BudCon oder die Bereitschaft und Fähigkeit, sich in neue Systeme und Anwendungen einzuarbeiten,
• Sicherheit in der Verwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift,
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift,
• eine eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise,
• Flexibilität, Belastbarkeit und Dienstleistungsorientierung.

Wir bieten:

• eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit bei einem der größten Arbeitgeber der Region, Arbeitsplatzsicherheit und Standorttreue,
• zahlreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
• betriebliche Altersversorgung (VBL),
• zahlreiche Angebote des Hochschulsports,
• eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV durch die zentrale Lage in Bonn sowie die Möglichkeit kostengünstige Parkangebote zu nutzen,
• Entgelt nach Entgeltgruppe 9a TV-L.
  

Die Universität Bonn setzt sich für Diversität und Chancengleichheit ein. Sie ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert. Ihr Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Sie fordert deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.

Wenn Sie sich für diese Position mit der Kennziffer 2025/58 interessieren, senden Sie bitte Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 22.06.2025 über das Online-Bewerbungsformular zu. Für weitere Auskünfte stehen wir Ihnen gerne unter 0228/73-69828 zur Verfügung.