Mitarbeiter*in für die organisatorische Betreuung des Hochschulrats (m/w/d)

42.500 Studierende, 7.750 Beschäftigte in Lehre, Forschung und Verwaltung, die gemeinsam Zukunftsperspektiven gestalten – das ist die Universität Münster. Eingebettet in die Atmosphäre der Stadt Münster mit ihrer hohen Lebensqualität zieht sie mit ihrem vielfältigen Forschungsprofil und attraktiven Lehrangeboten Studierende und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus dem In- und Ausland an.

In der Geschäftsstelle Hochschulrat innerhalb der Abteilung Gremienbetreuung, Akademische Angelegenheiten, Wahlamt der Universität Münster ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Mitarbeiter*in für die organisatorische Betreuung des Hochschulrats

zu besetzen. Angeboten wird eine unbefristete Vollzeitstelle (aktuell 39 Std. 50 Min./Woche). Die Eingruppierung ist bei entsprechender Aufgabenübertragung bis zur Entgeltgruppe 9b TV-L möglich.

Der Hochschulrat ist das zentrale Aufsichts- und Beratungsgremium der Universität Münster. Er begleitet die strategische Ausrichtung der Universität und setzt sich aus externen Persönlichkeiten aus Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft sowie universitätsinternen Mitgliedern zusammen. Der Hochschulrat unterstützt und berät die Leitung der Universität insbesondere bei Fragen der Hochschulentwicklung, Profilbildung und Haushaltsführung.

Die Geschäftsstelle Hochschulrat der Universität Münster übernimmt die organisatorische Betreuung und fungiert als zentrale Anlaufstelle bei internen und externen Belangen mit Bezug zum Hochschulrat. Die Geschäftsstelle unterstützt das Gremium bei der Wahrnehmung seiner gesetzlichen Aufgaben, insbesondere durch die sorgfältige Koordination der Sitzungen und die Begleitung zentraler Prozesse.

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die die Leitung der Geschäftsstelle Hochschulrat bei ihren organisatorischen und administrativen Aufgaben wirkungsvoll unterstützt.

Ihre Hauptaufgaben – Schwerpunkt Geschäftsstelle Hochschulrat:

• Organisation, Koordination und Nachbereitung von Sitzungen des Hochschulrats, der Finanzdelegation und weiterer anlassbezogener Sitzungen
• Begleitung der Sitzungen einschließlich technischer Vorbereitung, relevanter Unterlagen sowie Protokollführung
• Information aller Beteiligten über Ergebnisse
• Datenschutzgerechte Dokumentation und Archivierung
• Nutzung des Sitzungsmanagementsystems SESSION
• Unterstützung der Leitung der Geschäftsstelle im operativen Tagesgeschäft

Ergänzende, unterstützende Aufgaben in der Abteilung Gremienbetreuung, Akademische Angelegenheiten, Wahlamt (nach Bedarf):

• Mithilfe bei der Vorbereitung und Durchführung universitärer Wahlen und akademischer Gremiensitzungen
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Sitzungsmaterialien oder bei digitalen Dokumentationsaufgaben für andere Gremien
• Zuarbeit bei Projekten zur Optimierung interner Abläufe oder bei Vorhaben zur Digitalisierung

Unsere Erwartungen:

• Ein abgeschlossenes Hochschulstudium (FH oder Universität), ein Abschluss als Verwaltungsfachwirt*in oder einevergleichbare Qualifikation (z.B. geprüfte*r Betriebswirt*in)
• Fähigkeit zum präzisen schriftlichen Formulieren von Beschlüssen und Protokollen
• Freude an strukturiertem, planvollem und genauem Arbeiten
• Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit sowie hohe Team- und Serviceorientierung
• Loyalität und absolute Diskretion
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und gute Selbststrukturierung, auch in Zeiten hoher Arbeitsbelastung
• Sicherheit im Umgang mit den MS Office-Programmen
• Zeitliche Flexibilität an Sitzungstagen
• Fortbildungsbereitschaft und die Fähigkeit, sich schnell in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten und diese mitzugestalten, u.a. in die Software zur Gremienbetreuung (Session)
• Idealerweise gute Kenntnis universitärer Strukturen und Entscheidungsabläufe sowie Kenntnisse im Hochschulrecht

Ihr Gewinn:

• Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt – das sind Werte, die uns wichtig sind.
• Mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ermöglichen wir Ihnen flexibles Arbeiten – auch von Zuhause aus.
• Ob Pflege oder Kinderbetreuung - unser Servicebüro Familie bietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen.
• Ihre individuelle, passgenaue Fort- und Weiterbildung ist uns als Bildungseinrichtung nicht nur wichtig, sondern eine Herzensangelegenheit.
• Von Aikido bis Zumba - unsere Sport- und Gesundheitsangebote von A - Z sorgen für Ihre Work-Life-Balance.
• Sie profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einer Jahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.

Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Ihr Interesse ist geweckt?

Dann bewerben Sie sich bis zum 07.09.2025 über unser Online-Bewerbungsformular.

Verzichten Sie gerne auf ein Foto in den Bewerbungsunterlagen. Aus Gründen der Nachhaltigkeit bitten wir Sie keine Papierbewerbung einzureichen, sondern unser Bewerbungsportal zu nutzen.

Bei Fragen vorab wenden Sie sich gerne an die zuständige Personalreferentin:

• Heide Hildebrandt Dezernat 3.5 - Personalentwicklung Tel.: 0251 – 83 21592

Ausschreibungskennziffer bei Rückfragen: 25110011