Regierungsbeschäftigte / Regierugsbeschäftigter (m/w/d) im Referat Z B 5 "Kabinett, Staatssekretärskonferenz, Landtag"

Im Geschäftsbereich des

Ministerpräsidenten
des Landes Nordrhein-Westfalen

ist in der Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen im Referat Z B 5 „Kabinett, Staatssekretärskonferenz, Landtag“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt die unbefristete Stelle

einer/eines Regierungsbeschäftigten (m/w/d)

zu besetzen.

Was den Arbeitsplatz besonders macht:

Aufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen.

Dem Referat Z B 5 obliegt insbesondere die Vorbereitung und Organisation der wöchentlichen Kabinettsitzungen und Besprechungen der Staatssekretärinnen und Staatssekretäre sowie der etwa monatlich stattfindenden Plenarsitzungen des Landtags. Der Aufgabenbereich des Referates umfasst hierbei die Koordinierung zwischen allen Ministerien der Landesregierung sowie die Erstellung der Tagesordnung und die Zusammenstellung (digitaler) Sitzungsmappen für den Ministerpräsidenten und die Hausleitung der Staatskanzlei.

Es erwartet Sie eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit nah an den aktuellen Themen, die das Land bewegen. In Ihrer Tätigkeit werden Sie durch kollegiales Miteinander unterstützt.

Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer.

Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“ finden.

Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit beinhalten im Wesentlichen:

• Organisatorische Vor- und Nachbereitung der Kabinettsitzungen
  Der Ministerpräsident tritt wöchentlich mit allen Ministerinnen und Ministern der Landesregierung zur Beschlussfassung über wichtige Vorhaben des Landes zusammen. Ebenfalls wöchentlich tagen die Staatssekretärinnen und Staatssekretäre zur Vorberatung dieser Themen. Ihnen obliegt im Zuge der Sitzungsvorbereitung das Anlegen der jeweiligen Sitzungstagesordnung, die geschäftsstellenmäßige formale Prüfung, Verarbeitung und Zuordnung eingehender Sitzungsdokumente in einem Datei-Management-System sowie die Erstellung analoger und digitaler Sitzungsmappen für die Hausleitung. Darüber hinaus sind Sie mit verantwortlich für die Überwachung des fristgerechten Eingangs der erforderlichen Dokumente und arbeiten hier eng mit den Ministerien und den Kolleginnen und Kollegen in der Staatskanzlei zusammen.
• Organisatorische Mitarbeit in Landtagsangelegenheiten
  Sie unterstützen bei der Bearbeitung Kleiner und Großer Anfragen, indem Sie verschiedene formale Verfahrensschritte im Rahmen des Verfahrens übernehmen (z.B. digitale Erfassung und Verteilung sowie Fristenkontrolle).
• Registratur des Referats
  Schließlich liegt die Registratur des Referates Z B 5 in Ihrer Verantwortung – hier sind Sie für Erstellung und Einhaltung des Aktenplanes ebenso zuständig wie für die Zuordnung zu archivierender Dokumente in Abstimmung mit den Kolleginnen und Kollegen des Referates. Sie arbeiten in diesem Bereich zudem eng mit dem Landesarchiv zusammen.
• Digitalisierung
  Darüber hinaus werden in der Staatskanzlei Abläufe und Prozesse kontinuierlich digitalisiert. Dies betrifft auch die Prozesse in Referat Z B 5 – Sie haben die Gelegenheit, sich hier bei Entwicklung und Operationalisierung neuer digitaler Tools intensiv mit einzubringen.

Was bringen Sie mit?

Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen:

• abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation/Büromanagement, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich der büroorganisierenden Verwaltung
• Erfahrung in der elektronischen Bearbeitung und Verteilung von Posteingängen und Dokumenten
• Erfahrung in der elektronischen Registraturarbeit
• gute Anwenderkenntnisse im Bereich der modernen Kommunikationstechnik (TelKo/ViKo)
• sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office 2021, insbesondere Word, Excel, Outlook
• sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung, Grammatik und
  Zeichensetzung sowie gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise

Von Vorteil sind:

• Erfahrungen in den beschriebenen oder in artverwandten Aufgabenbereichen
• Kenntnisse in der Anwendung der digitalen Akte und der E-Laufmappe
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Arbeit mit Datei-Management-Systemen und Tools zur Vorbereitung von Gremiensitzungen
• Kenntnisse über Zuständigkeiten und Abläufe in der Landesverwaltung

Daneben werden insbes. folgende übergreifende Kompetenzen erwartet:

• ausgeprägte Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsfähigkeit
• Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit
• Organisationsfähigkeit
• freundliches und verbindliches Auftreten
• hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit
• zeitliche Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung
• Offenheit für das Arbeiten mit digitalen Tools und das Kennenlernen neuer digitaler Arbeitsweisen
• Bereitschaft zur Fortbildung

Hinweis:

• In der Staatskanzlei werden Stellenbesetzungen grundsätzlich auch in Teilzeit vorgenommen. Aufgrund der dienstlichen Notwendigkeit ist an diesem Arbeitsplatz nur eine vollzeitnahe Teilzeit (ab 32 Wochenstunden) möglich.
• Bewerbungen von Personen mit einem Bachelor-/Masterabschluss oder einer vergleichbaren Qualifikation, die diese für eine höhere Funktionsebene (vgl. Laufbahngruppe 2.1 oder 2.2.) qualifiziert, können für diese Stelle nicht berücksichtigt werden.

Was wir bieten:

• einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
• tarifvertragliche Vergütung (TV-L); sofern die tariflichen Voraussetzungen erfüllt werden, ist eine Eingruppierung bis Entgeltgruppe 9a TV-L möglich
• Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• flexible Arbeitszeiten, gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• sichere Arbeitsplätze in verlässlichem Rahmen mit Weiterentwicklungs- und diversen Fortbildungsmöglichkeiten
• moderne technische Ausstattung
• attraktives Umfeld der Dienststelle mit guter Anbindung an den ÖPNV
• gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten

Unsere Leitlinien im Auswahlverfahren:

Leistung, Befähigung und fachliche Eignung sind ausschlaggebend für die Besetzung.

Als Staatskanzlei ist es uns ein wichtiges Anliegen, die Gleichstellung von Frau und Mann voranzubringen. Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Das Land Nordrhein-Westfalen sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen - und diesen gleichgestellte behinderte Menschen -vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen bevorzugt berücksichtigt.

Eine Abbildung der Vielfalt in unserer Gesellschaft bei unseren Beschäftigten ist uns wichtig.

Die Ausschreibung erfolgt vorbehaltlich einer späteren Entscheidung darüber, ob die Stelle im Rahmen eines Umsetzungs- oder Versetzungsverfahrens oder im Rahmen einer Neueinstellung oder Förderung besetzt wird.

Wie können Sie sich bewerben?

Eine Vorauswahl erfolgt auf Grundlage der eingereichten Unterlagen.

Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe des Stichwortes w.M.-ZB5-2026 bis zum 16. Januar 2025 vorzugsweise per Mail an: bewerbungen@stk.nrw.de

bzw. auf dem Postweg an die

• Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen
  Referat I 2 – Personalangelegenheiten
  40190 Düsseldorf

Der Bewerbung sind mindestens beizufügen:

1. Anschreiben
2. aktueller Lebenslauf
3. Abschlusszeugnisse, durch die das Vorliegen der geforderten Ausbildung nachgewiesen wird
4. Arbeitszeugnisse
5. eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte (wenn Sie im öffentlichen Dienst tätig sind oder waren)
6. ggf. ein Nachweis über eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung i.S.d. § 2 SGB IX
7. Datenschutzerklärung (Vordruck als Anlage zur Ausschreibung abrufbar über karriere.nrw).

Unvollständige Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden.

Bei Bewerbungen per Mail geben Sie bitte das Stichwort „w.M.-ZB5-2026“ sowie Ihren Vor- und Zunamen im Betreff an. Die Unterlagen sind in einem Dokument zusammenzufassen und ausschließlich im PDF-Format zu übersenden.

Bei Übersendung auf dem Postweg: Bitte übersenden Sie keine Originale, sondern ausschließlich Kopien der o.a. Unterlagen, da wir diese nicht zurücksenden. Bitte verwenden Sie auch keine Bewerbungsmappen, sondern heften Ihre Unterlagen lediglich zusammen.