Sachbearbeiter*in (m/w/d) für den Bereich Digitalisierung

Die Hochschule für Musik und Tanz Köln gehört zu den weltweit führenden künstlerischen Ausbildungseinrichtungen und zählt mit ihren drei Standorten in Köln, Wuppertal und Aachen zu den größten Musikhochschulen Europas. Geprägt wird die Hochschule durch über 550 Lehrende, darunter eine Vielzahl renommierter Persönlichkeiten des internationalen Musiklebens, der Wissenschaft, der Pädagogik und des Tanzes. Sie betreuen die rund 1550 Studierenden aus über 50 Ländern. Rund 175 Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung sorgen für breite Serviceleistungen für den Lehr- und Veranstaltungsbetrieb.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit und unbefristet zur Unterstützung des Dezernats 4, Abteilung Digitalisierung und Prozessmanagement eine*n

Sachbearbeiter*in (m/w/d) für den Bereich Digitalisierung

am Hochschulstandort Köln

Ihre Aufgaben:

Digitalisierung und Prozessmanagement:

• eigenverantwortliche Betreuung und Koordination von Digitalisierungsprojekten
• Analyse und Verbesserung von digitalen Prozessen
• Entwicklung von Konzepten und Strategien zur Digitalisierung

Prozessmanagement und Formularwesen:

• Unterstützung im Prozessmanagement und Formularwesen
• Design und Optimierung von PDF-Formularen
• Einführung und Optimierung von Formularen und Prozessen in einer geeigneten Formular-/Workflowsoftware

Nutzer*innenschulungen:

• Entwicklung und Durchführung von umfassenden Schulungen zu digitalen Prozessen und Anwendungen
• Erstellung und kontinuierliche Aktualisierung von Benutzeranleitungen für digitale Anwendungen

Archivwesen/ Schriftgutverwaltung:

• Überwachung und strategische Weiterentwicklung des Archivwesens an der HfMT
• Entwicklung von Richtlinien und Verfahren zur Aussonderung, Kassation und Anbietung von (elektronischen) Unterlagen

Unsere Anforderungen:

• erfolgreich abgeschlossenes (Fach-) Hochschulstudium (Bachelor oder Diplom) in einem relevanten Bereich wie Wirtschaftswissenschaften, Wirtschaftsinformatik, Verwaltungswissenschaften oder einem verwandten Fachgebiet
• Berufserfahrung im Rahmen von IT- oder Digitalisierungsprojekten, idealerweise im Hochschulumfeld
• fundierte Kenntnisse im Projekt-, Prozess- und Changemanagement, idealerweise belegt durch entsprechende Zertifikate oder nachweisbare Berufserfahrung in diesen Bereichen
• Erfahrung in der Durchführung von Nutzer*innenschulungen und der Erstellung von Schulungsmaterialien
• ausgeprägte analytische Fähigkeiten sowie Erfahrung in der Prozessmodellierung, idealerweise mit BPMN 2.0
• hohe Kommunikationsfähigkeit und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte klar und verständlich zu vermitteln
• strukturierte und selbständige Arbeitsweise, Eigenverantwortung und Improvisationsgeschick mit hoher Lösungsorientierung
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

Bei Vorliegen der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung nach Entgeltgruppe **11 TV-**L. Es handelt sich um ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Teilzeit mit bis zu 50 %, dies entspricht derzeit 19,92 Stunden/Woche. Bitte gleichen Sie vor Übersendung Ihrer Bewerbung Ihre Gehaltsvorstellung mit den durch den TV-L vorgegbenen Möglichkeiten ab. Informationen finden Sie hier: _Entgelttabelle TV-L_.

Die HfMT Köln liegt als internationale und weltoffene Einrichtung direkt im Herzen von Köln. Sie bekennt sich zu einem chancengerechten und diskriminierungsfreien Lern-, Lehr- und Arbeitsumfeld und wirkt auf den Abbau struktureller Barrieren hin. Sie begrüßt daher alle Bewerber*innen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität sowie die Bewerbung von Menschen mit Migrationsgeschichte und People of Color.

Die Hochschule strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert Frauen ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte sind willkommen und werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.

Neben der Fortbildung ihrer Beschäftigten ist die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für die HfMT Köln ein wichtiges Anliegen. Daher profitieren die Beschäftigten von gleitenden Arbeitszeiten im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten, Kinderbetreuungsmöglichkeiten, mobiler Arbeit, den im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen (Jahressonderzahlung, Zusatzversorgung usw.) sowie von internen und externen betrieblichen Sportangeboten.

Bitte bewerben Sie sich (einschließlich Motivationsschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse) bis zum 21.10.2025 über unser Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen in Papierform oder per Email können nicht berücksichtigt werden.

Für Fragen zu den Aufgaben wenden Sie sich bitte an Petra John, Abteilung Digitalisierung und Prozessmanagement, Tel. 0221/283 80 123.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!