Sachbearbeitung (m/w/d) Vergaberecht und Beschaffung

Zum Aufbau unseres Teams in der Abteilung Z1 – Innere Organisation besetzen wir eine Stelle als

Sachbearbeitung (m/w/d)
Vergaberecht und Beschaffung

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet mit grundsätzlich 50 % (19,915 Stunden) zu besetzen. Sollten Sie an einer höheren Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigung (bis zu 39,83 Stunden) interessiert sein, bitten wir dies im Bewerbungsschreiben anzugeben. Die Vergütung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 9b TV‑L.

Das Sachgebiet Vergaberecht und Beschaffung ist vorwiegend als interner Servicedienstleister für alle Abteilungen und Fachbereiche der Hochschule tätig. Es bündelt u.a. die gesamten Einkaufstätigkeiten, angefangen von kleineren Beschaffungen bis hin zur Durchführung von internationalen Ausschreibungsverfahren. Es gewährleistet, dass das Vergaberecht eingehalten wird. In den kommenden Jahren stehen die Digitalisierung der hochschulinternen Beschaffungsprozesse sowie die Entwicklung und Etablierung eines elektronischen Dokumenten- und Vertragsmanagements im Vordergrund.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung und Zuarbeit der Sachgebietsleitung in sämtlichen Beschaffungsangelegenheiten
• selbständige Abwicklung, insbesondere Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von nationalen und EU-weiten Vergabeverfahren (u.a. Markterkundung, Leistungsbeschreibung, Bedienung der Vergabeplattform, Einholung und Prüfung der Angebote, Beantwortung von Fragen der Bieter, Auftragsvergabe etc.) unter Einhaltung des Vergaberechts, der besonderen Landesrichtlinien zur Beschaffung (u.a. VOB, UVgO und VgV, EVB-IT) und ggf. Förderbestimmungen
• Vorbereitung und Durchführung von Angebotsöffnungen sowie deren Nachbereitung
• Unterstützung und Beratung der Bedarfsstellen aus Lehre, Wissenschaft und Verwaltung bei allgemeinen vergabe- und beschaffungsrechtlichen Belangen sowie Zollangelegenheiten
• Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeits-, Nachhaltigkeits- und Umweltverträglichkeitsaspekten bezogen auf die zu beschaffenden Leistungen
• Vorbereitung sowie Betreuung und Überwachung von Rahmenverträgen
• Mitwirkung bei der Entwicklung von Arbeitshilfen, Checklisten etc., Unterstützung bei der Optimierung der Prozesse im Sachgebiet sowie Weiterentwicklung der E-Vergabe und Digitalisierung
• Erstellung der monatlichen Vergabestatistik
• zentrale Ansprechperson und Administration für das Vergabemanagementsystem und laufende Korrespondenz mit dem Systemhersteller

Ihr Profil:

• Bachelor- bzw. Fachhochschulabschluss in einem adäquaten Studiengang oder alternativ
• gleichwertige Kenntnisse und Fähigkeiten durch eine Qualifikation als Verwaltungsfachwirtin/Verwaltungsfachwirt oder alternativ
• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestelle/r, Verwaltungswirt/in, bzw. eine vergleichbare Qualifikation/Ausbildung im kaufmännischen Bereich kombiniert mit einschlägigen Weiterbildungen und praktischen Kenntnissen
• mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise im Hochschulbereich bzw. in einer öffentlichen Verwaltung, ist wünschenswert
• Kenntnisse im Vergabewesen/Einkauf sowie der Vorschriften der UVgO, VOL/B sind wünschenswert
• strukturierte und selbständige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Serviceorientierung

Wir bieten Ihnen:

• Freuen Sie sich auf abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Aufgaben – gestalten Sie den Aufbau des Teams und des Sachgebietes aktiv mit.
• Bestens ausgestattete Arbeitsplätze gehören ebenso zu unserem Angebot wie ein Bewusstsein für familienfreundliche Arbeitsbedingungen mit flexiblen Arbeitszeiten, mobiler Arbeit und auch individuelle Lösungen sind Möglichkeiten zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
• Sie erhalten bis zu 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr, die Zahlung von vermögenswirksamen Leistungen und als Tarifbeschäftigte*r zusätzlich eine Jahressonderzahlung sowie eine Zusatzversorgung im öffentlichen Dienst (VBL).
• Nutzen Sie unser attraktives Fortbildungsportfolio – so können Sie sich laufend weiterqualifizieren.
• Halten Sie sich fit – mit unseren vielfältigen Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten.
• Sie arbeiten auf einem modernen Campus – hervorragende IT-Infrastruktur, kurze Wege, kostenlose Parkplätze.
• Freuen Sie sich auf klangvolle Konzerte in unserer Hochschule.
• Das kollegiale und gemeinschaftliche Miteinander stärken wir durch gemeinsame Veranstaltungen und Aktionen.

Wir freuen uns auf eine aussagekräftige Bewerbung, die Sie bitte bis zum 04.01.2026 über unser Online-Bewerbungsformular auf hfm-detmold.de/freie-stellen einreichen.

Die Hochschule für Musik setzt sich für ein chancengerechtes und diskriminierungsfreies Lern-, Lehr- und Arbeitsumfeld ein und wirkt auf den Abbau struktureller Barrieren hin. Sie beabsichtigt, den Anteil von Frauen in allen Bereichen, in denen diese unterrepräsentiert sind, zu erhöhen. Frauen werden daher nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes NRW bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Bewerbungen Schwerbehinderter und Gleichgestellter sind ausdrücklich erwünscht.

Für inhaltliche Fragen zur Stelle steht Ihnen Frau Scheller, Tel.-Nr.: 05231 975-702, für Fragen zum Verfahren Frau Schröder, Tel.-Nr.: 05231 975-712, zur Verfügung.

Reise-, Übernachtungs- und sonstige Kosten, die im Auswahlverfahren entstehen, können leider nicht übernommen werden.