Sachbearbeitung Studierendenservice (m/w/d)

Campus Bielefeld - Teilzeit (31,5 h) - ab sofort - befristet bis zum 30.06.2028 - bis E 9a TV-L

Die Hochschule Bielefeld (HSBI) mit ihren über 10.000 Studierenden steht für höchste Standards in Lehre, Forschung und Wissenstransfer. Die Fachbereiche Gestaltung, Campus Minden, Ingenieurwissenschaften und Mathematik, Sozialwesen, Wirtschaft und Gesundheit arbeiten interdisziplinär, forschungsbasiert und eng vernetzt. Regionale und internationale Kooperationen sowie gelebte Vielfalt und Nachhaltigkeit prägen die Arbeit an den Standorten Bielefeld, Minden und Gütersloh.

In der Hochschulverwaltung der HSBI am Standort Bielefeld ist im Dezernat für Studium und Lehre der Arbeitsplatz einer

Sachbearbeitung Studierendenservice (m/w/d)

in Teilzeit (31,5 Wochenstunden), zunächst befristet bis zum 30.06.2028, zu besetzten.

Wesentliche Aufgaben des Dezernates Studium und Lehre sind die Beratung von Studieninteressierten, die Durchführung der Hochschulzulassungsverfahren, Prüfungsangelegenheiten sowie die administrative Unterstützung der Studierenden. Angelegenheiten hochschulischer Rechtssetzung sowie die damit zusammenhängende Beratung von Präsidium und Gremien werden ebenso erfüllt.

IHRE AUFGABEN AN DER HSBI

• Beratung von Studieninteressierten, Bewerber*innen und Studierenden
• Antragsbearbeitung Hochschulzugang (Erstsemester, Studiengang- oder Hochschulwechsel)
• Prüfung der Hochschulzugangsberechtigung
• Zulassung von Studierenden, Zweithörer*innen, Gasthörer*innen
• Verwaltung der Studierendendaten
• Rückmeldungen (Rückmeldesperren, Terminkontrolle, Prüfung von Krankenversicherungen, ggfs. Vorbereitung von Exmatrikulationen)
• Bearbeitung von Beurlaubungsanträgen
• Nachhalten von notwendigen Fachpraktika
• Unterstützung bei der Ermittlung und Festlegung der vorläufigen und endgültigen Prüfungszeiträume
• Unterstützung bei der Bestellung der Prüfenden und Beisitzenden
• Vorbereitung der Prüfungsanmeldungen
• Zulassung zu den jeweiligen Fachprüfungen/ Leistungsnachweisen/Modulprüfungen
• Bearbeitung der Prüfungsergebnisse
• Unterstützung bei der Durchführung der Praxis- und Auslandsstudiensemester
• Zulassung zur und Durchführung der Bachelorarbeit undKolloquium
• Betreuung der Studiengangs- und Hochschulwechsler
• Erstellung von Dokumenten und Bescheinigungen
• Exmatrikulationen (auf Antrag bzw. wegen endgültig nicht bestandener Prüfung)
• Besetzung der Hotline

DAS BRINGEN SIE MIT

• Verwaltungsfachausbildung (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Angestelltenlehrgang I) oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• gute Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC (wünschenswert sind Excel- und Access-Kenntnisse)
• Teamfähigkeit und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
• Bereitschaft zur Fort-/Weiterbildung

DARÜBER FREUEN WIR UNS

• Kontakt- und Kommunikationsfähigkeiten
• Bereitschaft, sehr stark kundenorientiert und im Team zu arbeiten

DAS BIETEN WIR IHNEN

• flexible Arbeitszeiten: Gleitzeit mit Arbeitszeitkonto
• Vergütung (je nach Vorliegen der persönlichen Qualifikationen und übertragenen Aufgaben bis zur Entgeltgruppe E 9a TV-L)
• betriebliche Zusatzversorgung
• Kompetenzentwicklung: Möglichkeit zur Teilnahme an internen und externen Weiterbildungen
• Karrierebegleitung und -entwicklung mit jährlichen Reflexions- und Perspektivgesprächen
• umfangreiche IT-Infrastruktur
• gute Verkehrsanbindung an den ÖPNV
• Work-Life-Balance, unterstützt durch betriebseigene Kita „EffHa“ und Ferienbetreuung
• Möglichkeit der Kinderbetreuung auch in den Abendstunden und am Wochenende
• Still-, Wickel- und Eltern-Kind-Räume
• umfangreiche Maßnahmen des Gesundheitsmanagements, u. a. durch Teilnahme am Hochschulsport, Gesundheitskampagnen und Impfaktionen
• Arbeiten an einer weltoffenen Hochschule mit starker Ausrichtung auf Nachhaltigkeit, Vielfalt und Internationalität
• Leben in einer Region mit hohem Freizeitwert

SIE HABEN INTERESSE?

Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung unter Angabe der Kennziffer 99526 bis zum 23.10.2025 in unserem Bewerbungsportal.

Fragen zum Inhalt der ausgeschriebenen Stelle beantwortet Ihnen gerne Herr Alexander Wiehage, (alexander.wiehage@hsbi.de).

Sie haben außerdem jederzeit die Möglichkeit, sich mit Ihren Fragen an die dezentrale Gleichstellungsbeauftragte, Miriam Sprengel, unter miriam.sprengel@hsbi.de oder +49.521.106-7744 zu wenden.

Weitere Informationen zum Ablauf des Bewerbungsverfahrens und zur Hochschule Bielefeld als Arbeitgeberin finden Sie hier.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Die Hochschule Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und zugleich als familiengerechte Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt in besonderem Maße im wissenschaftlichen Bereich. Sie behandelt Bewerbungen in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz.
Auch Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen bevorzugt eingestellt.

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