Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d)

In der Fakultät für Biologie ist die folgende Position zu besetzen:

Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d)

Kennziffer: Tech25378; Start nächstmöglich; Vollzeit; Vergütung nach E8 TV-L; unbefristet

Die Fakultät für Biologie ist eine der größten Fakultäten der Universität Bielefeld. Ihr Profil und ihre Struktur sind wesentlich geprägt durch das Zusammenspiel des Wissenschaftsbetriebs mit mehreren Bachelor- und Masterstudiengängen sowie den verschiedenen fakultätseigenen Bereichen einschließlich Werkstätten, Gärtnerei, Tierpflege und EDV-Abteilung. Der*Die Stelleninhaber*in wird zwei Arbeitsgruppen (Computational Biology und Biotechnologie der Pflanzen) administrativ verstärken. Es handelt sich dabei um internationale und diverse Teams mit vielen spannenden Aufgaben. Die beiden Arbeitsgruppen arbeiten in Forschung und Lehre eng zusammen.

Ihre Aufgaben

• allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (50 %), insbesondere:
  • Erledigung der Korrespondenz
  • Terminmanagement, Wiedervorlage, Posteingang und -ausgang, Aktenführung
  • Betreuung der Website der jeweiligen Arbeitsgruppe
  • Bibliotheks- und Literaturarbeiten
  • Mitwirkung bei der Vorbereitung von Personalmaßnahmen
  • Beschaffungsangelegenheiten
  • unterstützende Arbeiten für die Studien- und Prüfungsverwaltung
• übergreifende Finanzplanung für Haushalts- und Drittmittel (35 %):
  • Ermittlung des Finanzbedarfs (überschlägige kalkulatorische Berechnung) aller Einnahmen und Ausgaben
  • laufende Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel
  • Erarbeitung von Entscheidungsvorschlägen zur Finanzierbarkeit von Vorhaben
  • Mithilfe bei Erstellung von (Drittmittel-)Projektanträgen, Verwendungsnachweisen, Abschlussberichten
• fremdsprachliche Korrespondenz, Schreiben von Texten und anderen Dokumenten in Englisch, mündliche Übertragung von Ausführungen in die englische Sprache und umgekehrt (15 %)

Es handelt sich teilweise um Aufgaben im Rahmen einer Vertretung. Nach Rückkehr der*des Stelleninhaber*in auf die ursprüngliche und durch diese Ausschreibung nur zeitweise vertretene Stelle ist eine Aufgabenänderung im Arbeitsbereich möglich.

Ihr Profil

Das erwarten wir:

• abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r),
• alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
• Erfahrung in selbständiger Büroorganisation und Sekretariatsarbeitsehr gute Kenntnisse in Textverarbeitung und
• Tabellenkalkulation
• Bereitschaft zum Erlernen neuer Computeranwendungen
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit
• sehr hohe Organisationsfähigkeit
• Eigeninitiative und Engagement
• ausgeprägte Serviceorientierung und großes Verantwortungsbewusstsein
• Bereitschaft, in der lernenden Organisation Universität kontinuierlich an Prozessänderungen mitzuwirken

Das wünschen wir uns:

• Erfahrung im Bereich der Finanzplanung und Ressourcenüberwachung
• Kenntnisse in einem integrierten Finanz- und Buchhaltungssystem (SAP)
• Erfahrungen im internationalen Umfeld / mit internationalen Kund*innen
• Erfahrungen in der Erstellung und Betreuung einer Internetpräsenz (z. B. Roxen)

Unser Angebot

• Vergütung nach E8 TV-L
• unbefristet
• Vollzeit
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten

Interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über diesen Link erreichen.

Kontakt

Nils Strüber
0521 106-4757
nils.strueber@uni-bielefeld.de

Anschrift

Universität Bielefeld
Fakultät für Biologie
Nils Strüber
Universitätsstraße 25
33615 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.