Verwaltungsbeschäftigte/r am Lehrstuhl (w/m/d)

Weitere Informationen

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum 07.07.2025 zu besetzen und befristet für die Dauer einer Mutterschutzvertretung und einer sich voraussichtlich daran anschließenden Elternzeit (ca. 14 Monate).
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Auf Wunsch kann eine Teilzeitbeschäftigung ermöglicht werden.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 9a, je nach persönlicher Voraussetzung.

Unser Profil

Das Institut für Kristallographie hat ein zukunftsorientiertes Team, das sich aus zirka 20 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre, Technik und Verwaltung zusammensetzt. Wir erforschen Struktur-Eigenschafts-Beziehungen funktionaler Materialien wie Energie- und Nanomaterialien, heterogene Katalysatoren oder Geomaterialien.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Bürobereich
• Mehrjährige Erfahrung in der Büroorganisation, idealerweise im Hochschulbereich
• Sehr gute Deutsch- und gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse im Bereich Haushaltsrecht, Drittmittelbewirtschaftung sowie Personalverwaltung
• Sicherer Umgang mit MS-Office und Internetanwendungen
• Selbstständige Arbeitsweise und Organisationsgeschick
• Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Flexibilität
• Teamfähigkeit und soziale Kompetenz sowie Kommunikationsfähigkeit

Bewerbung:
Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, ggf. Arbeitszeugnisse, etc. als 1 PDF-Dokument) per E-Mail.

Ihre Aufgaben

Im Bereich der Finanzverwaltung bearbeiten Sie selbstständig die Abwicklung finanztechnischer Belange von Haushalts- und Drittmitteln, beispielsweise die Budgetkontrolle, Bestellabwicklung und Einhaltung von Fristen – sowohl für die Projekte des Instituts, als auch der zugehörigen Außenstelle in Garching. Zusätzlich umfassen Ihre Aufgaben allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben wie Korrespondenz, Erstellen von Dokumenten, Terminplanung, Publikumsverkehr, Organisation von Dienstreisen und Unterstützung der Institutsleitung bei allgemeinen administrativen Aufgaben sowie von Veranstaltungen (z. B. Konferenzen). Im Personalbereich unterstützen Sie die Einstellungsvorgänge von Mitarbeiter*innen und Studierenden. Im Bereich der Lehrorganisation unterstützen Sie administrativ Dozent*innen und Studierende. Viele der Aufgaben erfordern eine enge Zusammenarbeit mit der Fakultäts- und Universitätsverwaltung.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.

Besoldung / Entgelt

bis zu EG 9a, je nach persönlicher Voraussetzung