Verwaltungsbeschäftigte/r für das Lehrstuhlsekretariat (w/m/d)

Weitere Informationen

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet auf 2 Jahre.
Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 2 bzw. Abs. 3 Teilzeitbefristungsgesetz (TzBfG). Diese Stelle kann daher nicht mit Personen besetzt werden, die schon einmal in einem Arbeitsverhältnis zur RWTH Aachen University gestanden haben. Ausnahmen gibt es für Personen, die das 52. Lebensjahr vollendet haben und beschäftigungslos sind.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 6, je nach persönlicher Qualifikation.

Unser Profil

Das Lehr- und Forschungsgebiet Bauplan ist Teil der Architekturfakultät der RWTH Aachen und engagiert sich in der Ausbildung von Bachelor- und Masterstudierenden sowie in nationalen und internationalen Forschungs- und Drittmittelprojekten. Das Arbeitsumfeld ist geprägt durch die enge Zusammenarbeit von Wissenschaftler*innen, Studierenden, internationalen Partnern und der zentralen Verwaltung. Sie erwartet ein kollegiales, überschaubares Team.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement, Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen idealerweise erste Berufserfahrung mit. Neben Kenntnissen der Büroorganisation verfügen Sie über Erfahrung in der finanziellen Projektabwicklung (Buchhaltung, Rechnungswesen). Der sichere Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook) wird vorausgesetzt; Kenntnisse in SAP sind von Vorteil. Sie arbeiten strukturiert und zuverlässig und behalten auch bei vielfältigen Anforderungen den Überblick. Im Umgang mit Studierenden, Kolleg*innen und externen Partnern sind Sie professionell, freundlich und serviceorientiert. Sie arbeiten gerne im Team, übernehmen organisatorische Aufgaben aber ebenso proaktiv und erledigen diese selbstständig. Gute Deutsch- und nach Möglichkeit auch Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab. .

Ihre Aufgaben

• Termin- und Kalenderkoordination für die Professorin.
• E-Mail- und Telefonkorrespondenz, Postbearbeitung und allgemeine Büroorganisation.
• Unterstützung, administrative Vorarbeitung and Abrechung bei Dienstreisen, Bestellungen, Abrechnungen und Formularen.
• Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen, Besprechungen, Lehrveranstaltungen und Veranstaltungen des Lehrstuhls. Pflege von Unterlagen, Ablage, Datenbanken und manchmal auch der Website oder interner Verteiler.
• Zuverlässige Erledigung bei der Bearbeitung von Personalangelegenheiten und Einstellungsanträgen für studentische und wissenschaftliche Mitarbeiter*innen sowie für die Fachbereichsbibliothek; Verwaltung von Lehraufträgen.
• Mitwirkung bei der Haushaltsführung der Lehrstuhl-Kostenstelle sowie Unterstützung bei der finanziellen Verwaltung von Drittmittelprojekten und Forschungsvorhaben
• Bearbeitung von Anfragen Studierender (per Telefon und E-Mail) sowie von Anfragen seitens Kooperationspartnern aus Wissenschaft und Industrie; Terminkoordination (Sprechstunden, Prüfungen)
• Beschaffungsmanagement (Büromaterial und Medien)
• Pflege der Organisationseinheit in RWTHonline, inklusive Rollenverwaltung für Mitarbeiter*innen
• Terminkoordination für alle Mitarbeiter*innen des Lehr- und Forschungsgebietes sowie insbesondere für die Professorin/ Prorektorin

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Unter https://www.rwth-aachen.de/bewerbung/dsgvo-information finden Sie Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach den Artikeln 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Besoldung / Entgelt

bis zu EG 6, je nach persönlicher Qualifikation