Verwaltungsbeschäftigte/r (w/m/d)

Weitere Informationen

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und unbefristet.
Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit der Hälfte der regelmäßigen Wochenarbeitszeit.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8, je nach persönlicher Qualifikation.

Unser Profil

Am I. Physikalischen Institut IA arbeiten verschiedene Arbeitsgruppen an der Erforschung der physikalischen Eigenschaften neuer Materialien. Zwei Arbeitsgruppen sind im Bereich der Ausbildung wissenschaftlichen Nachwuchses und der Didaktik in der Physik und Technik aktiv. Der zweite Schwerpunkt wird durch die Lehre mit der Ausbildung von Studierenden in Physikalischen Praktika, Vorlesungen und Seminaren dargestellt.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, vorzugsweise im Hochschulumfeld
• Sehr gute Kenntnisse und Fertigkeiten im Umgang mit MS-Office Anwendungen, RWTH-internen Verwaltungssystemen und SAP
• Hohes Maß an Sorgfalt, Gewissenhaftigkeit, Organisationsfähigkeit und Engagement
• Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation und Kooperation mit Projektpartnern, Drittmittelgebern und der Hochschulverwaltung
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in deutscher Sprache sowie gute Kenntnisse in englischer Sprache

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z.B. Postverteilung, Krank- und Gesundmeldungen, Beschaffung von Büromaterial und Büroausstattungen etc.)
• Selbstständige Pflege und Organisation von Terminen, Meetings und Dienstreisen (inkl. Abrechnung)
• Selbstständige Verwaltung der Budgets, der Drittmittelabrechnung, der SAP-Kontenführung sowie federführend bei der Beschaffung
• Koordination interner und externer Kommunikationsprozesse
• Unterstützung bei der Vorbereitung sowie Durchführung von Veranstaltungen und Workshops
• Dokumentation, Ablage und Datenpflege in den universitären Verwaltungssystemen
• Federführende Bearbeitung bei Personalangelegenheiten unter interner Zuarbeit
• Aufgabenbezogene Kommunikation u.a. mit internen und externen Forschungspartnern

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung

Besoldung / Entgelt

bis zu EG 8, je nach persönlicher Qualifikation