Assistent*in Kanzler (EG 9a TV-L)

Die Folkwang Universität der Künste ist die zentrale künstlerische Ausbildungsstätte für Musik, Theater, Tanz, Gestaltung und Wissenschaft in Nordrhein-Westfalen (NRW) mit Campus und Veranstaltungsorten in Essen, Duisburg, Bochum und Dortmund.

Die Folkwang Universität der Künste besetzt zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als

Assistent*in Kanzler (EG 9a TV-L)

in Teilzeit mit 75 % und unbefristet im Büro des Kanzlers.

Ihr Aufgabengebiet

• Allgemeines Office-Management (Bearbeitung sämtlicher Korrespondenz, Telefonate, Publikumsverkehr, Erstellung und Verwaltung von Listen)
• Terminkoordination und Terminmanagement für das Rektorat und die Gremienarbeit sowie Erstellung und Koordination von Videokonferenzen mit Konferenztechnik
• Annahme, Bearbeitung und Weiterleitungen von Anfragen aller Art sowie hausinterne Kommunikation in alle Abteilungen der Hochschule
• Unterstützung der Kolleg*innen im Hochschulmanagement (z. B. Vorbereitung von Gremiensitzungen)
• Planung und Organisation von Dienstreisen sowie von kleineren Veranstaltungen des Rektorats

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung oder einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung auf Sekretariats-/Assistenzebene im Leitungsumfeld einer Hochschule, sonstigen öffentlichen Einrichtungen, eines Unternehmens etc.
• Sehr gute Kenntnisse im Office-Management (Erstellung von E-Mails, Briefen, Faxen, Vermerken, Protokollen, Unterlagen, Gremienvorlagen)
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeit
• Sehr gute Fähigkeit, die übertragenen Aufgaben eigenständig zu organisieren und umzusetzen
• Sehr gute Fähigkeiten, Unvorhergesehenes aufzunehmen und zu bearbeiten
• Gute Selbstorganisation und präzise Arbeitsweise
• Sichere Kenntnisse in Anwendungen des Office-Pakets und Adobe Acrobat/Pro
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift sowie sichere gendersensible Ansprache

Unser Angebot

• Abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Eingebundenheit in ein vielfältiges, engagiertes und kollegiales Team
• Diskriminierungssensibles Arbeitsumfeld
• Transparente und tarifgebundene Bezahlung
• Kostenfreie Teilnahme an den bis zu 400 künstlerischen Folkwang Veranstaltungen pro Jahr
• Förderung bei der Teilnahme an Weiterbildungsangeboten
• Etablierte Rahmenbedingungen für Mobile Arbeit und flexible Arbeitszeitgestaltung
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Arbeit und Leben

Einstellung

Die Vergütung erfolgt – je nach vorliegenden Voraussetzungen – bis Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Beschäftigung erfolgt unbefristet und in Teilzeit mit 75 % der durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit.

Allgemeine Hinweise zum Bewerbungsverfahren

Die Folkwang Universität der Künste zielt darauf, die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter und Lebensweisen zu fördern und Einstellungsverfahren diskriminierungssensibel umzusetzen. Wir möchten, dass sich gesellschaftliche Vielfalt an der Hochschule widerspiegelt und setzen uns für mehr Chancengerechtigkeit ein. Wir begrüßen Bewerbungen aller Interessierten, unabhängig von Herkunft, Erscheinungsbild, Beeinträchtigung, sozialem Status, Religion, Alter, geschlechtlicher und sexueller Identität.

Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungs‐ und Arbeitsbereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, unter besonderer Berücksichtigung eines intersektionalen Ansatzes. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt.

Menschen mit Behinderung bzw. diesen Gleichgestellte im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Die Folkwang Universität der Künste versteht sich als familienfreundliche Hochschule und fördert Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Leben.

Hinweis zum gendersensiblen Formulieren

Die Folkwang Universität der Künste nutzt den Gender-Stern und genderneutrale Formulierungen, um verschiedene Identitäten sprachlich einzuschließen.

Hinweis zum Datenschutz

Mit Ihrer Bewerbung erklären Sie sich einverstanden, dass Ihre personenbezogenen Daten vorübergehend gespeichert und zur Abwicklung des Bewerbungs- und ggf. eines Einstellungsverfahrens genutzt werden. Wir behandeln diese Daten mit größter Sorgfalt nach den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz.

Bewerbung

Bitte richten Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (ohne Bewerbungsfoto) bis zum 31.08.2025 an den Kanzler der Folkwang Universität der Künste und nutzen Sie hierzu ausschließlich (Bewerbungsunterlagen per E-Mail oder Post können leider nicht berücksichtigt werden) das Online-Bewerbungsportal der Hochschule unter:

www.folkwang-uni.de/stellenausschreibungen

Das Vorstellungsverfahren findet voraussichtlich im Oktober 2025 statt.

Kontakt

Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Vera Timmerberg,

• E-Mail: timmerberg@folkwang-uni.de

Bei allgemeinen personalrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an die Abteilung Personal,

• E-Mail: personal@folkwang-uni.de.

Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter wenden Sie sich bitte an die zentrale Gleichstellungsbeauftragte Nina Kaiser,

• E-Mail: gleichstellungsbeauftragte@folkwang-uni.de.