Assistent*in Kanzler (EG9a TV-L)

Die Folkwang Universität der Künste ist die zentrale künstlerische Ausbildungsstätte für Musik, Theater, Tanz, Gestaltung und Wissenschaft in Nordrhein-Westfalen (NRW) mit Campus und Veranstaltungsorten in Essen, Duisburg, Bochum und Dortmund.

Wir besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt die unbefristete Stelle

Assistent*in Kanzler (EG 9a TV-L)

in Teilzeit mit bis zu 75%. Die zu besetzende Position ist Teil des Teams Hochschulmanagement.

Ihr Aufgabengebiet

• Allgemeines Office-Management
• Schnittstellenmanagement zwischen allen Bereichen der Hochschule
• Enge Zusammenarbeit im Team Hochschulmanagement
• Unterstützung bei internen Prozessen und Projekten
• E-Mail- und Telefonmanagement sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen
• Terminkoordination und Terminmanagement für das Rektorat und die Gremienarbeit
• Organisation von Besprechungen, Sitzungen und Reisen
• Koordination von Abläufen und Wiedervorlagen sowie Fristenkontrolle
• Erstellung und Koordination von Videokonferenzen mit Konferenztechnik
• Akten- und Dokumentenmanagement und Pflege von Verteilern, Datenbanken und Ablagestrukturen
• Empfang und Betreuung von Gästen und Unterstützung bei kleineren Veranstaltungen des Rektorats

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder
• Erfolgreicher Abschluss des Angestelltenlehrgangs oder
• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten oder
• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Bürokauffrau/Bürokaufmann oder
• Äquivalente abgeschlossene Ausbildung dem Aufgabengebiet entsprechend
• Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung auf Assistenzebene im Leitungsumfeld einer Hochschule, sonstigen öffentlichen Einrichtungen, eines Unternehmens etc.
• Sehr gute Kenntnisse im Office-Management (Erstellung von E-Mails, Briefen, Faxen, Vermerken, Protokollen, Unterlagen, Gremienvorlagen)
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeit
• Sehr gute Fähigkeiten, Unvorhergesehenes aufzunehmen, zu priorisieren und bearbeiten
• Sehr gute Selbstorganisation sowie eigenständige und präzise Arbeitsweise
• Sichere Kenntnisse in Anwendungen des Office-Pakets und Adobe Acrobat/Pro
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift sowie sichere gendersensible Ansprache

Wir bieten

• Eine spannende und abwechslungsreiche Position mit herausfordernden Tätigkeiten inmitten eines künstlerischen Umfeldes
• Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit adäquater Bezahlung inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Büroräume, die gut per Bus und Bahn zu erreichen sind
• Ein Arbeiten auf Augenhöhe in einem motivierten und dynamischen Team sowie ein kooperatives und respektvolles Miteinander
• Kostenfreie Tickets für Veranstaltungen an Folkwang

Vergütung

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) sowie allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen.

Allgemeine Hinweise zum Bewerbungsverfahren

Die Folkwang Universität der Künste zielt darauf, die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter und Lebensweisen zu fördern und Einstellungsverfahren diskriminierungssensibel umzusetzen. Wir möchten, dass sich gesellschaftliche Vielfalt an der Hochschule widerspiegelt und setzen uns für mehr Chancengerechtigkeit ein. Wir begrüßen Bewerbungen aller Interessierten, unabhängig von Herkunft, Erscheinungsbild, Be­ein­trächti­gung, sozialem Status, Religion, Alter, geschlechtlicher und sexueller Identität.

Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungs‐ und Arbeitsbereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, unter besonderer Berücksichtigung eines intersektionalen Ansatzes. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt.

Menschen mit Behinderung bzw. diesen Gleichgestellte im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Die Folkwang Universität der Künste versteht sich als familienfreundliche Hochschule und fördert Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Leben.

Hinweis zum gendersensiblen Formulieren

Die Folkwang Universität der Künste nutzt den Gender-Stern und genderneutrale Formulierungen, um verschiedene Identitäten sprachlich einzuschließen.

Hinweis zum Datenschutz

Mit Ihrer Bewerbung erklären Sie sich einverstanden, dass Ihre personenbezogenen Daten vorübergehend gespeichert und zur Abwicklung des Bewerbungs- und ggf. eines Einstellungsverfahrens genutzt werden. Wir behandeln diese Daten mit größter Sorgfalt nach den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz.

Bewerbung

Bitte richten Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in einer einzigen PDF-Datei (ohne Bewerbungsfoto) bis zum 30.06.2026 an den Kanzler der Folkwang Universität der Künste und nutzen Sie hierzu das Online-Bewerbungsportal der Hochschule.

Das Vorstellungsverfahren findet voraussichtlich in der Zeit vom 13.07.2026 bis zum 17.07.2026 statt.

Kontakt

Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Vera Timmerberg (Leitung Stabsstelle Hochschulentwicklung),

• E-Mail: timmerberg@folkwang-uni.de,
• Telefon: 0201_4903-104

Bei allgemeinen personalrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Silvija Welbers (Personalabteilung),

• E-Mail: personal@folkwang-uni.de,
• Telefon: 0201_4903-423

Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter wenden Sie sich bitte an die zentrale Gleich­stellungs­beauftragte Nina Kaiser,

• E-Mail: gleichstellungsbeauftragte@folkwang-uni.de.

Bei Fragen bzgl. der Belange von Menschen mit Behinderung und diesen gleichgestellten Personen wenden Sie sich bitte an die Schwerbehindertenvertretung,

• E-Mail: sbv@folkwang-uni.de.