Assistent*in (m/w/d) Stundenplanung und Studiengangsorganisation

In der Medizinischen Fakultät OWL ist die folgende Position zu besetzen:

Assistent*in (m/w/d) Stundenplanung und Studiengangsorganisation

Kennziffer: Tech26051; Start nächstmöglich; Vollzeit (Teilzeit möglich); Vergütung nach E6 TV-L; unbefristet

An der Universität Bielefeld erhalten Sie die einmalige Gelegenheit, an der Gestaltung einer modernen humanmedizinischen Fakultät mitzuwirken. Der Lehrbetrieb der Medizinischen Fakultät und des Universitätsklinikums OWL der Universität Bielefeld wurde im Wintersemester 2021/22 aufgenommen. Als Stelleninhaber*in sind Sie im Team der Medizinischen Fakultät OWL am Aufbau der Fakultät beteiligt und unterstützen den Studienbetrieb. Als Mitarbeiter*in im Bereich Studienangelegenheiten unterstützen Sie in allen organisatorischen Angelegenheiten rund um die Lehrplanung und -umsetzung sowie bei einfachen Fragen zu den jeweils geltenden Studienordnungen. Zur Unterstützung des Teams „Stundenplanung und Lehrsupport“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Assistent*in in Vollzeit (eine Aufteilung der Stelle auf 2 Teilzeitstellen mit jeweils 50 % ist grundsätzlich möglich).

Ihre Aufgaben

• Informationsmanagement:
  • Ansprechpartner*in für Lehrende (E-Mail/ telefonisch) bei Rückfragen im Kontext der Semester- und Stundenplanung
  • Bereitstellung von Informationen zur Stundenplanung
  • Vorbereitung und Versand von Dokumenten im Kontext Semester- und Stundenplanung
  • Abstimmung von Prüfungsterminen mit dem Prüfungsteam bzgl. der Semesterplanung
  • Terminabstimmung mit der Lehrkoordination in den Kliniken
• Stundenplanung:
  • Unterstützung bei der Erstellung der Stundenpläne von Medizinstudierenden sowie der Erstellung von Lehrsupportplänen
  • Sammlung, Strukturierung, Dokumentation und Kommunikation von Änderungen in der Stundenplanung
• Terminkoordination:
  • Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung und Ergebsnisdokumentation von Sitzungen und Besprechungen im Kontext von Semester- und Stundenplanung sowie Lehrsupport
  • Pflege des Veranstaltungskalenders für Studiengangsangelegenheiten (Sitzungstermine Modulentwicklung etc.)
  • Erinnerung an Fristen bei der Einreichung von Dokumenten/ Formularen

Ihr Profil

Das erwarten wir:

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Verwaltungswirt*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann)
• Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten und zielorientierten Arbeiten in komplexen Arbeitssituationen
• hohe Sozialkompetenz, insbesondere Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• ausgeprägtes Organisationsgeschick und Einsatzfreude
• sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office) und Bereitschaft zur Einarbeitung in das digitale Prüfungstool
• Gender- und Diversitykompetenz

Das wünschen wir uns:

• Erfahrung in der Hochschulverwaltung und Kenntnisse des Wissenschaftsbetriebs und/oder Erfahrung im medizinischen Bereich
• mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mit Bezug zum ausgeschriebenen Aufgabenfeld
• Englischkenntnisse
• Kenntnisse im Umgang mit Studien- und Prüfungsordnungen

Unser Angebot

• Vergütung nach E6 TV-L
• unbefristet
• Vollzeit (Teilzeit möglich)
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und
• gemeinsame Aktivitäten
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über diesen Link erreichen.

Kontakt

• Dr. Karoline Malchus
• 0521 106-67465
• karoline.malchus@uni-bielefeld.de

Anschrift

• Universität Bielefeld
• Markus Zöller
• Postfach 10 01 31
• 33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.