Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement als Sekretariatskraft (w/m/d)

Als dichteste Hochschullandschaft Europas bietet die Metropole Ruhr attraktive Karrierechancen für exzellente Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus aller Welt. Um ihre internationale Spitzenforschung zu den großen Herausforderungen der Menschheit zu bündeln, haben die Ruhr-Universität Bochum, die TU Dortmund und die Universität Duisburg-Essen 2021 die Research Alliance gegründet. Hier sind vier Research Center und ein College entstanden. Dies ist die jüngste Entwicklung in der langjährigen Zusammenarbeit als Universitätsallianz Ruhr (UA Ruhr), einer Gemeinschaft von 14.000 Forscher:innen und 110.000 Studierenden.

Die Research Alliance sucht für die administrative Unterstützung von drei Forschungsgruppen am College for Social Sciences and Humanities in Essen eine:n:

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement als Sekretariatskraft (w/m/d)
(Entgeltgruppe 9a TV-L, 75%, unbefristet)

Die Stelle ist drei Forschungsgruppen zugeordnet, die im College for Social Sciences and Humanities zu aktuellen kultursoziologischen, sozialökonomischen und politikwissenschaftlichen Themen forschen. Jede Forschungsgruppe setzt sich aus einer Gruppenleitung/Juniorprofessur und zwei Doktorand*innen zusammen. Für die administrative Umsetzung ihrer jeweiligen Forschungsvorhaben sollen die drei Forschungsgruppen durch eine einschlägig qualifizierte Fachkraft für Bürokommunikation/Sekretariatskraft unterstützt werden.

Ihre Aufgaben

• Sie nehmen gängige Sekretariatsaufgaben wahr , insbes. Büroorganisation, Terminkoordination, Korrespondenz auf Deutsch sowie ggf. Englisch, Rechnungsbearbeitung und Organisation/Abrechnung von Dienstreisen
• Sie übernehmen die Administration und Bewirtschaftung der Forschungsgruppen-Budgets (z.B. Einleitung und Prüfung von Bestell- und Beschaffungsvorgängen via SAP sowie Monitoring und Controlling der -Budgets)
• Sie unterstützen administrativ bei Forschungsaktivitäten (z.B. Fokusgruppen, Feldforschung), im Lehrbetrieb (z.B. Korrespondenz, Planung von Prüfungen) sowie der Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen
• Sie unterstützen im Berichtswesen
• Sie unterstützen administrativ bei der Einleitung und Umsetzung von Personalmaßnahmen (z.B. bei Einstellung studentischer Hilfskräfte)

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich
• Sicherer und versierter Umgang mit gängigen Bürokommunikationsanwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Mindestens grundlegende Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Umgang mit SAP
• Einwandfreie Deutschkenntnisse (v.a. schriftlich), idealerweise auch gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Organisationstalent, sehr gutes Zeitmanagement, hohe Teamfähigkeit, sehr hohes Maß an Eigenständigkeit
• Von Vorteil: Erfahrung in der Administration und Bewirtschaftung von Forschungsprojekten im Hochschulkontext

Wir bieten

• eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial
• ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
• Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
• ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot
• eine sehr gute ÖPNV-Anbindung
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

Besetzungszeitpunkt:
ab 01.02.2025

Vertragsdauer:
unbefristet

Arbeitszeit:
75 Prozent einer Vollzeitstelle

Bewerbungsfrist:
10.12.2025

Ihre Bewerbung:

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung, siehe unten stehenden Link, mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 603-25.

Vielfalt willkommen

Die UA Ruhr verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern. Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter und Gleichgestellter i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.

Informationen über das College for Social Sciences and Humanities finden Sie unter:

• https://www.college-uaruhr.de/

Research Alliance

Die Research Alliance ist eine Kooperation der drei großen Universitäten im Ruhrgebiet, die von der Ruhr-Konferenz initiiert wurde. Die vier Research Center befassen sich mit den Themen „One Health”, „Chemical Sciences and Sustainability“, „Trustworthy Data Science and Security“ und „Future Energy Materials and Systems“. Darüber hinaus gibt es das „College for Social Sciences and Humanities“.

Die Research Alliance wird in den nächsten Jahren insgesamt bis zu 50 Forschungsprofessuren schaffen und zahlreiche Stellen für wissenschaftliche Mitarbeiter:innen besetzen. Werden Sie Teil dieser Zukunftsinitiative und arbeiten Sie an Innovationen für die Welt von morgen. In einem der größten Ballungsgebiete Europas sind Partner aus Wissenschaft und Wirtschaft auf kurzem Weg erreichbar.

Das College for Social Sciences and Humanities ist eine gemeinsame wissenschaftliche Einrichtung der Universität Duisburg-Essen, der Ruhr-Universität Bochum und der Technischen Universität Dortmund. Aufgebaut als Institute for Advanced Study, arbeitet das College grundsätzlich themenoffen. Es bietet ein universitätsübergreifendes Forum für interdisziplinäre Forschung und setzt Impulse, um Wissenschaftler:innen aus verschiedenen Fachrichtungen und Forschungsfeldern zusammenzubringen – innerhalb der UA Ruhr und darüber hinaus. Über alle Aktivitäten hinweg strebt das College den Aufbau tragfähiger internationaler Kooperationen an. Die enge Zusammenarbeit mit herausragenden Forschenden weltweit – insbesondere im Rahmen des Senior-Fellowship-Programms – regt innovative Diskurse an, die dazu beitragen, etablierte Forschungsfelder innerhalb der Geistes- und Sozialwissenschaften der UA Ruhr erfolgreich weiterzuentwickeln.