Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)

Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.

Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Essen, im Akademischen Beratungs-Zentrum Studium und Beruf (ABZ) eine:n

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d))
(Entgeltgruppe 9a TV-L)

Das ABZ ist eine Dienstleistungseinrichtung der Universität Duisburg-Essen. Dem ABZ obliegt die Durchführung der Allgemeinen Studienberatung und die Bereitstellung eines Beratungs- und Veranstaltungsangebots für den Berufseinstieg in Form eines Career Services. Die Allgemeine Studienberatung umschließt auch eine psychologische Beratung für Studierende bei studienbedingten persönlichen Schwierigkeiten. Außerdem gehören zum ABZ die Inklusionsberatungsstelle für chronisch kranke und behinderte Studieninteressierte und Studierende sowie die zentrale Ombudsstelle für Studierende. Die Dienstleistungsaufgaben des ABZ umfassen dabei alle Phasen des Studienverlaufes durch Information, Beratung und Unterstützung von Schüler:innen und weiteren Studieninteressierten, von Studierenden und Absolvent:innen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Mittelbewirtschaftung: Sie verwalten Haushalts- und Drittmittel, kalkulieren Personal- und Sachausgaben unterbreiten ggf. Finanzierungsvorschläge und beachten dabei die Richtlinien der UDE und der versch. Drittmittelgeber. Sie veranlassen Umbuchungen und Umwidmungen.
• Beschaffung: Sie führen im Rahmen der freihändigen Vergabe Beschaffungen unter Berücksichtigung bestehender Rahmenverträge durch, füllen Bestellformulare aus, prüfen Lieferscheine, kontrollieren Waren, kontrollieren und bearbeiten Rechnungen und Kontierungsbelege und übernehmen Abstimmungsprozesse zw. ABZ und Lieferanten. Dabei bedienen sie sich der an der UDE verwendeten Geschäftsprozess-Systeme (SAP).
• Sie unterstützen dabei mit einem geringen Arbeitsumfang auch bei der kaufmännischen Abwicklung des im ABZ verorteten Stellenmarktes für Studierende und Absolvent:innen. Dazu gehört die Prüfung der eingehenden Stellenangebote auf Relevanz, die Erstellung von Rechnungen inkl. Überwachung des Zahlungseinganges und ggf. Mahnung, Übermittlung der erforderlichen Inforationen an das Dezernat Wirtschaft und Finanzen u.a.m.
• Personalangelegenheiten: Sie stellen nach Vorgabe Personalunterlagen zusammen, beantragen Personalmaßnahmen, betreuen studentische Mitarbeitende administrativ, administrieren Bewerbungs- und Personalverfahren, führen Personallisten und administrieren die dezentrale Urlaubsverwaltung für alle Mitarbeiter:innen des ABZ.
• Öffentlichkeitsarbeit: Ihre gestalterischen Interessen und Fähigkeiten setzen Sie bei der Entwicklung von Ideen zu Aufbau und Gestaltung des Internetauftrittes sowie der social-media-Aktivitäten ein, wobei Sie auch eigene Textbeiträge einbringen. Sie aktualisieren und ergänzen nach Vorgabe – auch sehr kurzfristig – Informationen auf der Homepage des ABZ und pflegen diese z.B. im Hinblick die Aktualität der Informationen.
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Sie erledigen Korrespondenz nach Vorlagen, Diktat, Stichpunkten und formatieren Texte anhand von Vorgaben. Sie bearbeiten die Post, verwalten mit Hilfe einer Datenbank Adressen, Erteilen mündliche und schriftliche Auskünfte, betreuen Besucher:innen, verwalten Dokumente und Publikationen und aktualisieren interne Publikationen. Sie unterstützen ferner durch Terminplanung und -überwachung und nehmen Raumbuchungen vor. Sie helfen bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Konferenzen, Seminarreihen, Workshops) mit.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen nebst Protokollerstellung: Sie erstellen und versenden Tagesordnungen, sammeln Beschlüsse und Protokolle und leiten Sie ggf. weiter. Ferner protokolieren Sie Sitzungen und Gespräche und erstellen anschließend finale Sitzungs- und Gesprächsprotokolle.

Ihr Profil

Erforderlich sind:

• Erfolgreich und möglichst gut (mindestens aber mit der Gesamtnote „befriedigend“ abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (oder eine andere für die Stelle geeignete einschlägige Berufsausbildung)
• sehr gute Ausdrucksfähigkeit im Deutschen in Wort und Schrift

Erwartet werden:

• Verwaltungskenntnisse und Kenntnisse im Rechnungswesen und der Mittelbewirtschaftung inkl. Drittmittel, ggf. einschließlich der an der UDE geltenden Richtlinien
• sicherer Umgang mit modernen Kommunikations- / Textverarbeitungssystemen (MS Office) sowie Content-Management-Systemen (Imperia)
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit, eigenständige Arbeitsweise und Teamfähigkeit
• Von Vorteil ist ferner Berufserfahrung in einem einschlägigen Bereich (bevorzugt Hochschule)

Ferner wird die Bereitschaft erwartet, an einzelnen Tagen auch am Campus Duisburg zu arbeiten.

Sie erwartet

• ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet ein lebendiger Arbeitsbereich
• eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UDE haben
• ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
• Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
• ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
• eine sehr gute öPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

Besetzungszeitpunkt
schnellstmöglich

Vertragsdauer
unbefristet

Arbeitszeit
50 Prozent einer Vollzeitstelle

Bewerbungsfrist
26.05.2026

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung, siehe untenstehenden Link, mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 201-26.

Zur Onlinebewerbung:

• https://udue.de/I1O3T

Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie Herrn Jörn Sickelmann, Leiter des ABZ, (Telefon 0201 18-32039, E-Mail: abz-leitung@uni-due.de) und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Golz (Telefon 0201/183-2126, E-Mail: martina.golz@uni-due.de).

Informationen über die Fakultät und die ausschreibende Stelle finden Sie unter:

• http://www.uni-due.de/abz/

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern

• (siehe www.uni-due.de/diversity).

Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.