Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement / Assistenz der Institutsleitung, Institut für Metall- und Leichtbau

Das Institut für Metall- und Leichtbau ist Teil der Abteilung Bauwissenschaften der Fakultät Ingenieurwissenschaften der UDE und beschäftigt sich in der Lehre und Forschung mit dem Stahl- und Membranbau im Bauwesen. Ferner ist das Institut für Metall- und Leichtbau nach DIN EN ISO/IEC 17025 akkreditiert und vom Deutschen Institut für Bautechnik (DIBt) als Prüf-, Überwachungs- und Zertifizierungsstelle (PÜZ-Stelle) (NRW71) anerkannt.

Ihre Aufgaben:

• Verwaltung und Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmitteln (u. a. Durchführung einer rollierenden Budgetplanung, Investitionsplanung, Beschaffungen im Rahmen der freihändigen Vergabe von Angebotseinholung bis Rechnungsprüfung)
• Administrative Betreuung und Abwicklung von nationalen und internationalen Forschungsprojekten (u. a. Kalkulation und Erstellung von Mittelabrufen, Ratenumstellungen, Zwischen- und Abschlussnachweisen)
• Angebots- und Auftragsbearbeitung von Industrieprojekten (u. a. Vertragsprüfung, administrative Bearbeitung, Rechnungsstellung, Überwachung der Zahlungseingänge und Mahnverfahren)
• Verwaltung und Bewirtschaftung von Personalmitteln (u. a. Planung und Vorbereitung aller Personalmaßnahmen des Institutes, Überwachung und Steuerung des Personalbudgets)
• Planung, Prüfung und Abrechnung von Dienstreisen
• Organisation von Veranstaltungen (Konferenzen, Fachvorträge)
• Vorbereitung und Ausarbeitung unterschriftsreifer Vorgänge
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Ihr Profil

• Mindestens mit der Note “befriedigend“ abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten kaufmännischen oder verwaltenden Ausbildungsberuf oder BA-Abschluss in einem kaufmännischen oder verwaltenden (dualen) Studium sowie
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Sicherer und versierter Umgang mit gängigen Bürokommunikationsanwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Mindestens grundlegende Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit einem ERP-System (z. B. SAP)
• Gute Englischkenntnisse, die sicher in der täglichen Arbeit angewendet werden können
• Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten und Lösungen souverän umzusetzen
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Eigeninitiative und Eigenständigkeit, kommunikative Fähigkeiten, analytisches Denkvermögen, Bereitschaft zur Fortbildung
• Von Vorteil sind Erfahrungen in der Administration und Mittelbewirtschaftung in einem Wissenschaftsbetrieb

Sie erwartet

• ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet in einem forschungsintensiven Umfeld
• ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
• Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
• ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
• eine sehr gute öPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung, siehe untenstehenden Link, mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 109-26.

Informationen über die Fakultät und die ausschreibende Stelle finden Sie unter:

http://www.uni-due/iml.de

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern
(siehe www.uni-due.de/diversity).

Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.