Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)

Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.

Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Essen, im Historischen Institut der Fakultät für Geisteswissenschaften, Fachgebiet Europäische Regionalgeschichte, eine:n

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)
(Entgeltgruppe EG 8 TV-L, 50 %)

Ihre Aufgaben

• Unterstützung bei Personalangelegenheiten:
  Sie sind Ansprechpartner:in für die Beantragung von Personalmaßnahmen, verwalten Personallisten und begleiten die Maßnahmen inklusive der Vorbereitung und Organisation relevanter Unterlagen. Sie stehen (internationalen) Studierenden, Promovierenden und Gastwissenschaftler:innen unterstützend zur Seite.
• Vielseitige Sekretariats- und Organisationsaufgaben:
  Sie sind verantwortlich für Terminkoordination, Dienstreiseplanung, Reisekostenabrechnung und Korrespondenz. Sie unterstützen bei der Organisation von Besprechungen, Tagungen und Veranstaltungen. Sie verwalten und veröffentlichen bereitgestellte Inhalte auf der Homepage sowie auf weiteren Internet- und Social-Media-Auftritten.
• Unterstützung im Studien- und Prüfungsmanagement:
  Sie koordinieren studienbezogene Prozesse und sorgen dafür, dass Prüfungsangelegenheiten reibungslos abgewickelt werden können.

Ihr Profil

Diese Qualifikationen und Fähigkeiten machen Sie zur idealen Ergänzung des Teams:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Bürokauffrau/Bürokaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fachangestellte:r für Bürokommunikation bzw. staatlich geprüfte:r Sekretär:in
• Erfahrung mit den Vorschriften und Prozessen der Hochschulorganisation und -verwaltung
• Kenntnisse im Umgang mit SAP oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme einzuarbeiten
• routinierter Umgang mit modernen Kommunikations- und Textverarbeitungssystemen (z. B. MS Office)
• Kommunikationsstärke, Organisationstalent sowie eine eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise
• Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten und Lösungen souverän umzusetzen
• gute Englischkenntnisse, die sicher in der täglichen Arbeit angewendet werden können

Sie erwartet

• ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet und ein lebendiger Arbeitsbereich mit internationalen Kontakten
• ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
• Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
• eine sehr gute öPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

Besetzungszeitpunkt: 01.04.2026
Vertragsdauer: unbefristet
Arbeitszeit: 50 Prozent einer Vollzeitstelle
Bewerbungsfrist: 12.12.2025

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung, siehe untenstehenden Link, mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 605-25.

Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Frau Prof. Dr. Eveline Bouwers (Telefon 0201/183-2540, E-Mail: eveline.bouwers@uni-due.de) und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Richter (Telefon 0201 183 7287, E-Mail: Diana.Richter@uni-due.de).

Informationen über die Fakultät und die ausschreibende Stelle finden Sie unter:
https://www.uni-due.de/geschichte/

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern (siehe www.uni-due.de/diversity). Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.