Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement zur Vertretung (w/m/d) (Entgeltgruppe 8 TV-L)

Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.

Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Duisburg, im Dezernat Studierendenservice, Akademische und hochschulpolitische Angelegenheiten im Sachgebiet Einschreibungswesen eine/n

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement zur Vertretung (w/m/d)

(Entgeltgruppe 8 TV-L)

Das Team des Sachgebiets Einschreibungswesen berät Studieninteressierte und Studierende rund um Bewerbung, Zulassung und Einschreibung. Es verantwortet die Bewerbungs- und Zulassungsverfahren in zulassungsbeschränkten Studiengängen sowie die Einschreibung in alle Studiengänge. Darüber hinaus informiert das Sachgebiet über Studienmöglichkeiten sowie Zulassungs- und Einschreibungsvoraussetzungen.

Ihre Aufgaben:

• Sie beraten Studieninteressierte und Studierende zu Zugangs-, Zulassungs- und Einschreibungsverfahren und begleiten sie sicher durch die zugehörigen Prozesse.
• Immatrikulationen, Studiengangwechsel, Beurlaubungen und Exmatrikulationen bearbeiten Sie eigenständig, serviceorientiert und mit Blick für effiziente Abläufe.
• Darüber hinaus betreuen Sie Promotionsstudierende in fachlichen Fragen zur Einschreibung und führen diese eigenständig durch.
• Das Gebührenmanagement der Sozial- und Studierendenschaftsbeiträge liegt mit in Ihrem Zuständigkeitsbereich und beinhaltet unter anderem den manuellen Abgleich von Zahlungseingängen sowie die Bearbeitung von Rückerstattungen.

Ihr Profil:

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise als Verwaltungsfachangestellte/r oder bringen eine vergleichbare Qualifikation mit.
• Sie kommunizieren sicher auf Deutsch und verfügen über gute Englischkenntnisse – das erleichtert Ihnen die Arbeit in unserem internationalen Umfeld.
• Sie möchten die digitale Transformation und die damit verbundenen Veränderungsprozesse aktiv begleiten und haben ein Grundverständnis davon, wie Technik und Verwaltung funktionieren.
• Sie arbeiten serviceorientiert und finden in herausfordernden Situationen pragmatische Lösungen.
• Sie begegnen Menschen auf Augenhöhe und schätzen einen respektvollen Dialog.
• Sie agieren flexibel, zuverlässig und möchten sich fachlich wie persönlich weiterentwickeln.
• Erfahrungen im Umgang mit dem Campus-Management-System HISinOne sowie Berufserfahrung in der universitären Verwaltung sind ein Plus, aber keine Voraussetzung.

Sie erwartet:

• ein abwechslungsreiches, vielseitiges Aufgabengebiet mit einer individuellen Einarbeitung
• individuelle Einarbeitung
• ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
• Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
• ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
• eine sehr gute öPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

Besetzungszeitpunkt
schnellstmöglich

Vertragsdauer
befristet bis zum 30.09.2027 (Vertretung)

Arbeitszeit
75% einer Vollzeitstelle

Bewerbungsfrist
23.02.2026

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung, siehe untenstehenden Link, mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 023-26.

Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Herrn Pascal Riemann (Telefon 0201-183-4006, E-Mail: pascal.riemann@uni-due.de ) und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Johanna Kaufmann (Telefon 0201-183-2227, E-Mail: johanna.kaufmann@uni-due.de) .

Informationen über das Sachgebiet Einschreibungswesen und die ausschreibende Stelle finden Sie unter http://www.uni-due.de/studierendensekretariat/

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern (siehe www.uni-due.de/diversity).

Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.