Teamassistenz im Sekretariat (w/m/d)

Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.

Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Essen, in der Fakultät für Informatik, paluno Institut für Softwaretechnik eine

Teamassistenz im Sekretariat (w/m/d)

(Entgeltgruppe 8 TV-L)

Zur Verstärkung unseres Teams am paluno-Institut entsteht unter der Leitung von Prof. Dr. Alexandra Dmitrienko die neue Forschungsgruppe „Trustworthy Systems“. Im Rahmen des Gruppenaufbaus ist eine Sekretariatsstelle zu besetzen. Gesucht wird eine engagierte, zuverlässige und serviceorientierte Persönlichkeit, die Freude an einer abwechslungsreichen Tätigkeit hat und unser Team in organisatorischen und administrativen Belangen tatkräftig unterstützt.

Aufgaben

• allgemeine Sekretariatsaufgaben: Posteingang/-ausgang, administrative Betreuung von Studierenden, Besucher:innen, internationalen Mitarbeiter:innen und Gastwissenschaftler:innen, Tagungsorganisation, Pflege von Listen und Datenbanken, Ablage und Aktenpflege, Terminüberwachung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Abwicklung interner Verwaltungsvorgänge (z.B. die Vorbereitung von Dienstverträgen)
• selbständige Projekt- und Mittelbewirtschaftung, Kontenüberwachung und -bewirtschaftung, ein-schließlich Drittmittelkonten mit SAP
• Erarbeitung/Erfassung von Beschaffungsvorschlägen und selbständige Abwicklung von Beschaffungen mit SAP, ggf. in Abstimmung mit der zentralen Verwaltung

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleich-bare Qualifikation mit mindestens der Gesamtnote „befriedigend“
• Erfahrung in Büromanagementaufgaben und Mittelbewirtschaftung
• ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit in einem internationalen Team
• sehr gute PC-Kenntnisse (MS-Office und Internet), SAP wünschenswert
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sie erwartet

• ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem forschungsintensiven Umfeld mit internationalen Kontakten
• eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kon-takte mit nahezu allen Bereichen der UDE haben
• ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundlichkeit durch Betreuung für Ihre Kinder und Beratung bei Ihren Pflegeaufgaben
• ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
• eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

Besetzungszeitpunkt: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vertragsdauer: unbefristet

Arbeitszeit: 50 Prozent einer Vollzeitstelle

Bewerbungsfrist: 23.09.2025

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung, siehe untenstehenden Link, mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 470-25.

Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Frau Dmitrienko (Telefon 0931 31 81 667, E-Mail: alexandra.dmitrienko@uni-due.de) und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Lea Stedem (Telefon 0201 183 2141, E-Mail: lea.stedem@uni-due.de).

Informationen zum paluno – Institut für Softwaretechnik finden Sie unter: https://paluno.uni-due.de/

Das Forschungsprofil der Gruppenleiterin Frau Dmitrienko finden Sie hier: https://go.uniwue.de/dmitrienko

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern
(siehe www.uni-due.de/diversity).

Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.