Teamassistenz im Sekretariat (w/m/d)

Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.

Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Essen, in der Fakultät für Informatik, paluno Institut für Softwaretechnik eine:n

Teamassistenz im Sekretariat (w/m/d)

(Entgeltgruppe 8 TV-L)

Zur Verstärkung unseres Teams an der Abteilung Software Engineering entsteht eine neue Stelle im Sekretariat. Die Abteilung benötigt zusätzliche Unterstützung, um die neu eingerichteten Lehrstühle und Professuren in organisatorischen und administrativen Belangen zu betreuen. Gesucht wird eine engagierte, zuverlässige und serviceorientierte Persönlichkeit, die Freude an einer abwechslungsreichen Tätigkeit hat und unser Team in organisatorischen und administrativen Belangen tatkräftig unterstützt.

Aufgaben

• allgemeine Sekretariatsaufgaben: Posteingang/-ausgang, administrative Betreuung von Studierenden, Besucher:innen, internationalen Mitarbeiter:innen und Gastwissenschaftler:innen, Tagungsorganisation, Pflege von Listen und Datenbanken, Ablage und Aktenpflege, Terminüberwachung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Abwicklung interner Verwaltungsvorgänge (z.B. Vorbereitung Dienstverträgen)
• selbständige Projekt- und Mittelbewirtschaftung, Kontenüberwachung und -bewirtschaftung, ein-schließlich Drittmittelkonten mit SAP
• Erarbeitung/Erfassung von Beschaffungsvorschlägen und selbständige Abwicklung von Beschaffungen mit SAP, ggf. in Abstimmung mit der zentralen Verwaltung

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleich-bare Qualifikation
• Erfahrung in Büromanagementaufgaben und Mittelbewirtschaftung
• ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit in einem internationalen Team
• sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere sichere Anwendung von MS Excel (inkl. Formeln, Funktionen und Auswertungen) sowie weitere MS-Office-Programme; SAP-Kenntnisse wünschenswert
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sie erwartet

• ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem forschungsintensiven Umfeld mit internationalen Kontakten
• eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kon-takte mit nahezu allen Bereichen der UDE haben
• ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundlichkeit durch Betreuung für Ihre Kinder und Beratung bei Ihren Pflegeaufgaben
• ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
• eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

Besetzungszeitpunkt: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vertragsdauer: unbefristet

Arbeitszeit: 100 Prozent einer Vollzeitstelle, Teilzeitbeschäftigung möglich

Bewerbungsfrist: 29.12.2025

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung, siehe untenstehenden Link, mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 600-25.

Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Frau Prof. Dmitrienko (Telefon 0201 183 75 85, E-Mail: alexandra.dmitrienko@uni-due.de) und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Stedem (Telefon 0201 183 2141, E-Mail: lea.stedem@uni-due.de).

Informationen über die Fakultät und die ausschreibende Stelle finden Sie unter:

https://www.uni-due.de/informatik/

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern
(siehe www.uni-due.de/diversity).

Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.