Teamassistenz (m/w/d)

42.500 Studierende, 7.750 Beschäftigte in Lehre, Forschung und Verwaltung, die gemeinsam Zukunftsperspektiven gestalten – das ist die Universität Münster. Eingebettet in die Atmosphäre der Stadt Münster mit ihrer hohen Lebensqualität zieht sie mit ihrem vielfältigen Forschungsprofil und attraktiven Lehrangeboten Studierende und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus dem In- und Ausland an.

Im Dezernat Akademische und Studentische Angelegenheiten der Universität Münster ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt abteilungsübergreifend die Stelle als

Teamassistenz

zu besetzen. Die Stelle ist der Leitung des Dezernats 1 (Abt. 1.0) sowie der Abteilung für Gremienbetreuung, Akademische Angelegenheiten, Wahlamt (Abt. 1.1) und der Abteilung für Hochschulrechtliche Angelegenheiten (Abt. 1.2) zugeordnet.

Angeboten wird eine unbefristete Vollzeitstelle. Die Eingruppierung ist bis zur Entgeltgruppe 6 TV-L.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariats-, Verwaltung- und Organisationsaufgaben (z. B. Korrespondenz, Posteingang und -ausgang, Terminverwaltung, Krankmeldungen, Rektorats-/Senats
• Gremienvorlagenanlage in Session, generelle Koordinationsaufgaben, Beschaffung von Verbrauchsmaterialien)
• Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung (u.a. Abwicklung von Beschaffungsprozessen inkl. Rechnungsbearbeitung in SAP)
• Unterstützung bei der Betreuung des Gremieninformationssystems „Session“ und der Anwendung „Session.net“ sowie Informationsweitergabe an die Endanwender*innen in der Verwaltung und den Fachbereichen
• Betreuung der akademischen Wahlen gemeinsam mit der Wahlleitung
• Unterstützung bei der Administration von Gremienwahlen etc.
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
• Vorbereitung von Präsentationen etc.
• Vorbereitung und Nacharbeitung von internen Meetings inkl. Protokollführung
• Pflege der Websites der Abteilungen und zentral verwalteten Gremien

Unsere Erwartungen:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs-, Assistenz- oder Büromanagement-Bereich
• Vorzugsweise erste praktische Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache, Englischkenntnisse von Vorteil
• IT-Affinität, insbesondere sichere MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), SAP- und Imperia-Kenntnisse sehr wünschenswert
• Selbstständige, serviceorientierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe
• Hohe Diskretion und ein ausgezeichnetes Organisationsvermögen
• Kooperations- und Teamfähigkeit
• Professioneller und freundlicher Umgang mit allen Ansprechpersonen und Kunden

Ihr Gewinn:

• Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt – das sind Werte, die uns wichtig sind.
• Mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ermöglichen wir Ihnen flexibles Arbeiten – auch von Zuhause aus.
• Ob Pflege oder Kinderbetreuung - unser Servicebüro Familie bietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen.
• Ihre individuelle, passgenaue Fort- und Weiterbildung ist uns als Bildungseinrichtung nicht nur wichtig, sondern eine Herzensangelegenheit.
• Von Aikido bis Zumba - unsere Sport- und Gesundheitsangebote von A - Z sorgen für Ihre Work-Life-Balance.
• Sie profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einer Jahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.

Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Ihr Interesse ist geweckt?

Dann bewerben Sie sich bis zum 22.07.2025 über unser Online-Bewerbungsformular.

Verzichten Sie gerne auf ein Foto in den Bewerbungsunterlagen. Aus Gründen der Nachhaltigkeit bitten wir Sie keine Papierbewerbung einzureichen, sondern unser Bewerbungsportal zu nutzen.

Bei Fragen vorab wenden Sie sich gerne an die zuständige Personalreferentin:

Heide Hildebrandt
Dezernat 3.5 – Personalentwicklung
Tel.: 0251 – 83 21592

Ausschreibungskennziffer bei Rückfragen: 25100012