Teamassistenz (m/w/d)

Das Hygiene-Institut des Ruhrgebiets ist ein Schwerpunktzentrum der Umwelthygiene und der Toxikologie. Wir sind ein national und weltweit renommierter Umweltdienstleister für Kunden in öffentlicher und privater Trägerschaft. Zunehmend beteiligen wir uns auch an aktueller Forschung. Die Abteilung HyCert ist eine Konformitätsbewertungsstelle für Produkte im Trinkwasserkontakt. Unsere Expertise ist weltweit gefragt. Wir gehören zu den größten und modernsten Institutionen dieser Art in Europa. Träger des Instituts ist der gemeinnützige Verein des Hygiene-Instituts des Ruhrgebiets e. V., Gelsenkirchen.

Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industrie oder Büromanagement)
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und Freude am Organisieren
• Sicherer Umgang mit MS Office (v. a. Excel)
• Kommunikationsstärke und Teamgeist
• Erste Berufserfahrung im Büro- oder Assistenzbereich
• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Freundliches, professionelles Auftreten sowie sehr gute kommunikative Fähigkeiten
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook)
• Du hast eine hohe Auffassungsgabe und stellst auch einen hohen Anspruch an die eigene Arbeitsqualität
• Du bist Quereinsteiger und erfüllst nicht alle Kriterien? Dann bewirb dich trotzdem!

Aufgaben

• Koordinierung der abteilungsinternen Zusammenarbeit
• Vetretung des Institutsempfangs im Krankheitsfall oder Urlaub
• Vorbereitung/Nachbereitung Meeting-Räume für Kundenbesuche
• Auf Weisung des Abteilungsleiters/ der stellvertretenden Einzelaufgaben auszuführen, die im Wesen nach zu deinen
• Tätigkeiten Feld gehören oder sich aus betrieblichen Notwendigkeiten ergeben
• Erledigung der Korrespondenz der Abteilung (soweit möglich auch selbständig)
• Die Fakturierung von erbrachten Leistungen
• Statistiken erstellen (u.a. Controlling für Finanzen)
• Die Vertraulichkeit und Geheimhaltung von Daten zu gewährleisten,
• Koordinierung der Termine des Abteilungsleiters / der Projektmanager,
• Kontrolltätigkeiten (z. B. Durchsicht der Eingangspost, Unterschriften usw.)

Wir bieten

Was wir bieten Wir bieten dir eine sinnstiftende, vielseitige und eigenverantwortliche Tätigkeit in einem traditionsreichen und zugleich modernen Unternehmen im Herzen Gelsenkirchens, fußläufig des Hauptbahnhofs. Deine 37 h/Woche Arbeitszeit teilst du soweit betrieblich möglich flexibel ein, wenn gewünscht arbeitest du Teilzeit. Du hast 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) und kriegst für bestimmte Anlässe Sonderurlaub. Heiligabend und Silvester sind natürlich frei. Als Institut eines gemeinnützigen Vereins arbeiten wir nur für unsere Mission des vorbeugenden Umwelt- und Gesundheitsschutzes und für uns. Wir bedienen keine externen Profitinteressen. Kurze Kommunikationswege und flache Hierarchien gehören zu unserer anerkennenden und offenen Unternehmenskultur. Das »Du« ist bei uns normal aber nicht verpflichtend. Wir stehen für die Vereinbarkeit von Privatleben - explizit auch Familie - und Beruf. Deine Arbeitskraft wird bei uns wertgeschätzt und du wirst als Mensch gesehen. Du kannst das Hyg in allen Belangen aktiv mitgestalten. Arbeitsschutz steht bei uns vor allem anderen, du kannst dich bei uns sicher fühlen. Wir kümmern uns um dich mit Vorsorgeuntersuchungen und Impfangeboten. Einen GenderPay-Gap kennen wir nur vom Hörensagen. New Work-Konzepte werden bei uns begeistert umgesetzt, soweit in der jeweiligen Tätigkeit möglich. Eine intensive Einarbeitung sowie interne und externe Weiterbildungsangebote helfen dir dich fortwährend zu entwickeln. Unsere angenehme Arbeitsatmosphäre wird ergänzt durch faire und transparente Gehälter sowie viele Sozialleistungen und Aktivitäten zur Förderung von Gesundheit und Wohlgefühl (u.a. vergünstigtes Deutschlandticket, Bikeleasing, Jubiläumszuwendungen, betriebliche Altersvorsorge). Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet.

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Hygiene-Institut des Ruhrgebiets