Administrative:r Assistent:in (w/m/d)
Jülich bei Köln
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Vollzeit
Forschung für eine Gesellschaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im Forschungszentrum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft stellen wir uns großen gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit und erforschen Optionen für die digitalisierte Gesellschaft, ein klimaschonendes Energiesystem und ressourcenschützendes Wirtschaften. Arbeiten Sie gemeinsam mit rund 7.400 Kolleg:innen in einem der größten Forschungszentren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns!
Das Forschungszentrum Jülich adressiert mit seiner Mission einer nutzeninspirierten Grundlagenforschung die großen, gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit und forscht hierzu in den Bereichen Energie, Information und Bioökonomie. Der Vorstand (VS) führt die Geschäfte der Forschungszentrum Jülich GmbH nach Maßgabe des Gesellschaftsvertrags. Er gliedert sich in die Vorstandsbereiche Wissenschaft, Außenbeziehungen und Infrastruktur sowie zwei wissenschaftliche Geschäftsbereiche. Sie möchten durch Ihre Arbeit einen Beitrag zu diesen Themen leisten und unsere Vorstandsvorsitzende mit Ihrer Expertise und Ihrem Organisationsgeschick unterstützen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Aufgaben
- Selbstständige Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Vorstandsvorsitzende
- Terminmanagement mit Terminplanung und -koordination unter Berücksichtigung von Prioritäten sowie zeitlichen und logischen Zusammenhängen; zudem Organisation von Terminen und Veranstaltungen des Vorstandsbereichs und Vorbereitung entsprechender Unterlagen
- Betreuung und Weiterentwicklung des digitalen Ablagesystems zur Aufbereitung und Verfolgung termin- und themenrelevanter Unterlagen
- Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen im In- und Ausland
- Betreuung von nationalen und internationalen Gästen inklusive aktiver Unterstützung der Reiseplanung sowie Prüfung der Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit
- Bearbeitung, Aufbereitung und Verteilung der Eingangspost sowie eingehender Anfragen und Informationen in deutscher und englischer Sprache
- Erstellung und/oder Prüfung von allgemeinen Schriftstücken, Notizen und Präsentationen sowie interner und externer Korrespondenz (selbstständig und nach Vorgaben in Deutsch und Englisch)
- Verwaltung und Pflege von Kontaktdaten und anderen relevanten Informationen
- Enger fachlicher Austausch mit den anderen Vorstandssekretariaten, den Vorstandsreferent:innen, dem Vorstandsbüro sowie internen und externen Ansprechpersonen
Profil
- Wünschenswert ist eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau:Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement
- Umfangreiche Kenntnisse und Erfahrung in der selbstständigen Übernahme und Organisation von Sekretariats- und Administrationsaufgaben
- Freude an der serviceorientierten Unterstützung der Vorstandsvorsitzenden und an einer kooperativen, teamorientierten Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen
- Gepflegte Umgangsformen sowie ein freundliches, verbindliches und überzeugendes Auftreten
- Überdurchschnittliches mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache
- Äußerst sorgfältiger Arbeitsstil, eine strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Belastbarkeit, Leistungsbereitschaft und Vertrauenswürdigkeit
Wir bieten
- WISSEN & WEITERBILDUNG: Wir fördern die Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken. Freuen Sie sich auf eine umfassende Einarbeitung und unser großes Weiterbildungsangebot.
- TRANSPARENTE ARBEITSZEITEN: Mit unserer elektronischen Zeiterfassung behalten Sie stets den Überblick. Freuen Sie sich auf eine Vollzeittätigkeit (39 Stunden / Woche), die bei Bedarf auch vollzeitnah ausgeübt werden kann.
- WORK-LIFE-BALANCE: Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie hat für uns hohe Priorität. Bei einer Gleitzeit ohne Kernarbeitszeit bieten wir Ihnen zudem die Möglichkeit, Ihre Arbeiten teilweise im Home-Office auszuführen, insofern es mit den Terminen vor Ort zu vereinbaren ist. Außerdem bieten wir 30 Tage Urlaub sowie freie Brückentage und zusätzliche freie Tage zwischen Weihnachten und Neujahr.
- GESUNDHEIT & WOHLBEFINDEN: Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen. Freuen Sie sich auf ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielfältigen Angeboten zur Förderung Ihres Wohlbefindens.
- Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: https://go.fzj.de/Benefits .
Forschungszentrum Jülich GmbH
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Arbeitsort
Jülich bei Köln
Mehr zum Job
| Beschäftigungsart | Befristete Anstellung |
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| Arbeitszeit | Vollzeit |
| Arbeitsort |
Jülich bei Köln
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