Assistentin / Assistent mit Schwerpunkt Administration und Koordination im Geschäftszimmer des Hauptpersonalrates (w/m/d)

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Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist das Immobilienunternehmen des Bundes, das die immobilienpolitischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundesbehörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deutschland mit über 7.000 Beschäftigten vertreten und kümmern uns um ein sehr breites und buntes Immobilienportfolio sowie die ökologische Nutzung und Pflege von Naturflächen des Bundes. Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir innovative Köpfe, die nachhaltig denken und handeln. Im Mittelpunkt des Geschäftsbereichs Organisation und Personal stehen unsere Beschäftigten. Mit dem Fokus auf Organisationsentwicklung, Change, Recruiting und Development halten wir den Organisationseinheiten der BImA gestaltend und beratend den Rücken frei.

Aufgaben

Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten im Geschäftszimmer des Hauptpersonalrates werden von Ihnen übernommen.
Sie organisieren und unterstützen bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen, einschließlich der Termin- und Raumplanung, der Zusammenstellung von Informationen und Unterlagen sowie der Erstellung und Versendung von Tagesordnungen und Einladungen für Sitzungen. Zudem bereiten Sie die Sitzungsergebnisse auf und führen Protokoll bei den Sitzungen und Besprechungen des Hauptpersonalrates.
Die Mitwirkung bei der Beschaffung von Vortragsdienstleistungen und anderen Dienstleistungen liegt in Ihrem Verantwortungsbereich.
Sie sind verantwortlich für die Beschaffung von Fachliteratur, Arbeitsmaterialien sowie Bürobedarf für den Hauptpersonalrat.
Sie führen Akten, archivieren Dokumente und sind für die Aussonderung von Unterlagen zuständig.
Empfang und Serviceleistungen für Besucher*innen und Gäste werden von Ihnen sichergestellt.
Sie sind für die Redaktion des Intranets des Hauptpersonalrates zuständig, führen Internetrecherchen durch und erstellen sowie bereiten Dokumente und Beiträge auf.
Die Erstellung, Erarbeitung, Analyse und Auswertung von Excel-Tabellen gehören ebenfalls zu Ihren Tätigkeiten.
Sie zeigen die Bereitschaft, sich in neue Anwendersoftware zur Digitalisierung des Geschäftszimmers und zur Unterstützung der Personalratsarbeit einzuarbeiten.
Bereitschaft zur Teilnahme an mehrtägigen Sitzungen des Hauptpersonalrates als Protokollant*in innerhalb des gesamten Bundesgebietes
Auf dem Arbeitsplatz fallen gelegentlich (ca. 2x im Jahr) mehrtägige Dienstreisen als Protokollant*in im Rahmen der auswärtigen Sitzungen an anderen Dienstorten an. Die Sitzungstermine und Sitzungsorte werden mit ausreichend Zeitvorlauf festgelegt.

Profil

Qualifikation:
Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation, als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter oder eine vergleichbare Qualifikation.
Fachkompetenzen:
Sie bringen gründliche Kenntnisse und praktische Erfahrungen in der Verwaltungs- und Büroarbeit mit.
Gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grammatik zeichnen Sie aus.
Vertiefte Anwendungskenntnisse in den Standardanwendungen von Microsoft Office, insbesondere Excel (inklusive Auswertung von Statistiken und Pivot-Tabellen) sowie Outlook sind vorhanden.
CMS-Kenntnisse und Kenntnisse in SAP sind wünschenswert.
Berufserfahrung im Bereich Sekretariat oder Geschäftszimmer ist von Vorteil.
Weiteres:
Regelmäßige Anwesenheit in der HPR-Geschäftsstelle, besonders während der HPR-Sitzungen.
Sie haben eine gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
Sie weisen gutes Organisationsgeschick auf.
Sie verfügen über eine gute Auffassungsgabe.
Sie bringen Eigeninitiative und die Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen Arbeiten mit.
Sie haben die Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, zielorientiert und sicher zu arbeiten.
Eine gute Kommunikationsfähigkeit gehört zu Ihren Stärken.
Kunden-/Adressatenorientiertes Verhalten ist für Sie selbstverständlich.
Sie verfügen über die Fähigkeit zum teamorientierten Handeln und sind kritikfähig.
Ein gutes Urteilsvermögen rundet Ihr Profil ab.

Wir bieten

Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeitgestaltung
Mobiles Arbeiten
Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
30 Tage Urlaub
Betriebliche Altersversorgung
Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungsangebote
Kurse zur Gesundheitsförderung sowie Vorsorgemaßnahmen
Kostenfreie Parkmöglichkeiten
Verkehrsgünstige Lage
Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT)
Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungsfürsorge des Bundes