Beschäftigte*r (w/m/d) in der Abteilung „Service & Kommunikation“

Weitere Informationen

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet auf 2 Jahre.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 9a, je nach persönlicher Voraussetzung.

Unser Profil

Als eine der zentralen IT-Einrichtungen der RWTH Aachen University steht das IT Center seit über 60 Jahren für Qualität in verschiedensten Bereichen. Das IT Center unterstützt die Lehr- und Forschungsaufgaben und zentralen Prozesse der Hochschule und erbringt Basisdienste und individuelle Dienstleistungen für die Hochschuleinrichtungen.

Digitalisierung, Cloud, Security und die dazugehörige IT-Infrastruktur - tagtäglich begegnen uns diese Begriffe in den Medien. Im IT Center sind Sie ganz nah dran an diesen Entwicklungen und können in diesen Bereichen auch etwas bewegen. Wir arbeiten mit den aktuellsten Technologien und sind damit ein erfolgreicher IT-Dienstleister. Der Erfolg des IT Centers basiert dabei nur bedingt auf den neuesten Technologien oder den schnellsten Rechnern, sondern in erster Linie auf den Mitarbeitenden, die sich mit großen Engagement für das IT Center einsetzen und neben großem Fachwissen gemeinsam mit den Führungskräften für eine sehr gute Arbeitsatmosphäre sorgen.

Im IT Center erwarten Sie abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem motivierten, aufgeschlossenen und leistungsbereiten Team mit einer wertschätzenden Umgangskultur.

Wir freuen uns, Sie als Teil unseres Teams im IT Center aufzunehmen!

Ihr Profil

Sie sind motiviert unser Team zu verstärken und sorgen unter anderem dafür, dass die Anliegen unsere Kund*innen serviceorientiert gelöst werden. Dafür sollten Sie eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Technik und/oder Kommunikation (z.B. IT-Systemkaufmann*frau oder Kaufmann*frau für Dialogmarketing) vorweisen können und erste Erfahrungen im Prozess-, Qualitäts- und Wissensmanagement mitbringen. Des Weiteren haben Sie sehr gute deutsch und englisch Kenntnisse.

Sie sind außerdem:

• Prozessprofi, mit IT-Verständnis, um bestehende Prozesse zu analysieren, optimieren oder neu zu designen.
• vertraut mit modernen Prozess- und Wissensmanagementtools.
• Mitmacher*in, mit Freude daran, bei der Erstellung von Nutzer*innendokumentationen und Schulungsunterlagen mitzuwirken.
• eine strukturierte, organisierte und zuverlässige Person.
• erfahren im Bereich Kund*innensupport und -beratung.
• ein Kommunikationstalent mit hohem Servicegedanken und sozialer Kompetenz.
• erfahren im Hochschulumfeld und haben bereits Kenntnisse über die RWTH Aachen.
• motiviert, engagiert und belastbar.

Ihre Aufgaben

Ihre Aufgaben innerhalb der Abteilung Service & Kommunikation in der Gruppe Wissens- und Prozessmanagement umfassen:

• Sie wenden innovative Qualitäts- und Prozessmanagementmethoden an, um die abteilungsinternen Abläufe zu unterstützen.
• Sie bringen frischen Wind in das bestehende Qualitätsmanagement, analysieren und optimieren Prozesse und entwickeln gleichzeitig neue Qualitätsmanagementverfahren.
• Sie sind ein*e Schlüsselakteur*in im Wissensmanagement der Abteilung: Sie unterstützen die Prozessoptimierung des Einarbeitungskonzepts und treiben den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Bereich Wissensmanagement voran.
• Gemeinsam mit dem Team organisieren Sie innovative und interaktive interne Schulungen sowie erstklassige Dokumentationsmaterialien, um das IT Center bestmöglich zu präsentieren.
• Sie verfassen Dokumentationen für unsere Nutzer*innen in Deutsch und Englisch und machen komplexe Sachverhalte leicht verständlich.
• Sie erfassen, dokumentieren und bearbeiten Nutzer*innenprobleme und erarbeiten maßgeschneiderte Lösungen, die auf die Bedürfnisse der Zielgruppen abgestimmt sind.
• Sie werden nach der Einarbeitung das Team in der qualifizierten Nutzendenberatung sowie dem 1st-Level-Support für die Services des IT Centers persönlich, per Telefon, Chat und E-Mail (mit einem festgelegten Zeitkontingent) unterstützen. Dort kommunizieren Sie auf Deutsch und Englisch bei Fragestellungen rund um die Services des IT Centers.

Die Abteilung Service & Kommunikation verfügt über ein nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem, welches zur Sicherung und Optimierung aller abteilungsrelevanten Prozesse eingesetzt wird. Im Zuge dessen wurde ein umfangreiches Einarbeitungskonzept entwickelt, über welches Sie schrittweise in Ihre neuen Aufgabenbereiche eingearbeitet werden. Nach dem Abschluss der Einarbeitung sind Sie bereit, ihre über 50 Kolleginnen und Kollegen in der Beratung und in der Kommunikation mit unseren Kund*innen per Telefon, Chat und E-Mail zu unterstützen.

Die Arbeitszeiten erfolgen in einem festen Zwei-Schichtsystem. Darüber hinaus wird Ihre persönliche Weiterentwicklung durch die Teilnahme an diversen Fortbildungsmöglichkeiten gefördert.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.

Besoldung / Entgelt

bis zu EG 9a, je nach persönlicher Voraussetzung