Dekanatsassistent*in (m/w/d) / Office Manager*in (m/w/d)

In der Technischen Fakultät ist die folgende Position zu besetzen:

Dekanatsassistent*in (m/w/d) / Office Manager*in (m/w/d)

Kennziffer: Tech25076; Start nächstmöglich; Vollzeit; Vergütung nach E8 TV-L; unbefristet

Ihr Arbeitsbereich als Sekretariat / Assistenz liegt im Dekanat der Technischen Fakultät, dem organisatorischen „Herz“ der Fakultät. Dabei arbeiten Sie vorrangig für die Fakultätsleitung, d.h. für die*den Dekan*in und die Geschäftsführung. Die Technische Fakultät umfasst die Fachbereiche Informatik und Biotechnologie. Wir sind eine junge, dynamische und forschungsstarke Fakultät mit 22 Forschungsgruppen, rund 240 Mitarbeiter*innen und knapp 1400 Studierenden. Wir bilden den Nachwuchs für die zukünftigen Herausforderungen unserer Gesellschaft aus. Wir forschen und kooperieren mit nationalen und internationalen Partner*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft und sind gleichzeitig fest in unserer Region Ostwestfalen Lippe verankert. Sind Sie bereit, Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld unter Beweis zu stellen und arbeiten Sie gerne für Menschen mit Menschen? Werden Sie Teil unserer Fakultät und gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft. Wir bieten Ihnen abwechslungsreiche und interessante Tätigkeiten mit kurzen Kommunikationswegen sowie eine offene und wertschätzende Arbeits- und Gesprächskultur.

Ihre Aufgaben

• Allgemeine verwaltungstechnische und organisatorische Aufgaben im Dekanat u. a.
  • Auskünfte aller Art
  • Terminmanagement
  • Mitwirkung bei der Organisation der Fakultät (Mailingslisten, Personenverzeichnisse, Prozesse aller Art etc.)
  • Pflege der Website der Fakultät
  • Veranstaltungsmanagement
  • Dokumentation
• Inhaltliche Vor- und Aufbereitung von Verwaltungsvorgängen u. a.
  • Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen einschließlich Berufungskommissionen und anderen Terminen
  • Zusammenstellung der Unterlagen
  • Auswertung und Nachbereitung von Protokollen und Schriftsätzen

Ihr Profil

Das erwarten wir:

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r)
• nachgewiesene mehrjährige Berufserfahrung (mindestens 2 Jahre) mit Sekretariats-/Assistenzaufgaben
• Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb
• Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Personengruppen
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
• sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
• gute Anwendungskenntnisse in MS Office-Programmen
• Bereitschaft, sich in digitale Prozesse und Formate einzuarbeiten
• strukturierte, sorgfältige, selbständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
• hohe Flexibilität
• ausgeprägte Serviceorientierung

Das wünschen wir uns:

• Erfahrungen in der Hochschulverwaltung
• Kenntnisse des Wissenschaftsbetriebes und des Hochschulbereiches
• Erfahrung in Pflege von Websiten
• Erfahrung im Veranstaltungsmanagement

Unser Angebot

• Vergütung nach E8 TV-L
• unbefristet
• Vollzeit
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Flexible Arbeitszeiten sowie FlexWork-Möglichkeit (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten, etc.)

Interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über folgenden Link erreichen: https://uni-bielefeld.hr4you.org/job/apply/4141/dekanatsassistent-in-m-w-d-office-manager-in-m-w-d?page_lang=de

Kontakt

• Daniela Isert
• recruitment.techfak@uni-bielefeld.de
• 0521 106-12365

Anschrift

• Universität Bielefeld
• Technische Fakultät
• Daniela Isert / Teamleitung Personal und Finanzen
• Postfach 10 01 31
• 33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.