Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)

Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.

 

Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Duisburg, in der Fakultät für Ingenieurwissenschaften, Fachgebiet Bauelemente der Höchstfrequenzelektronik (BHE) eine:n

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/d/m)

(Entgeltgruppe 8 TV-L)

 

Das Fachgebiet BHE erforscht in einem Team mit zurzeit 18 Mitarbeiter:innen Höchstfrequenz-Komponenten für Kommunikation und Sensorik, zur Anwendung z.B. in zukünftigen 6G-Mobilfunknetzen. Wir sind stark vernetzt in Forschungsverbünden, europäischen Projekten und kooperieren mit Industrieunternehmen.

Sie arbeiten gerne in einem dynamischen Team, weisen eine ausgeprägte Serviceorientierung auf und sind bereit Eigenverantwortung zu übernehmen? Dann sind Sie bei uns richtig! Als Kauffrau/Kaufmann im Sekretariat erledigen Sie selbstständig und zuverlässig alle anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten, unterstützen die Leitung in der Organisation der Arbeitsgruppe und verwalten Drittmittelprojekte im universitären Lehr- und Forschungsbetrieb.

 

Ihre Aufgaben

• selbstständige Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, stilsichere Korrespondenz in deutscher Sprache, universitätsinterne Kommunikation und Publikumsverkehr mit den Studierenden
• Bewirtschaftung von Budget- und Drittmitteln (Kontenübersicht, Kostenkalkulationen und -aufstellungen, Mittelabrufe, fristgerechte Erstellung von zahlenmäßigen Verwendungsnachweisen, etc.)
• Beschaffung, Bearbeitung von Rechnungen sowie Inventarisierung
• Verwaltung von studentischen Prüfungsleistungen
• Vorbereitung von Ausschreibungen sowie Personalmaßnahmen für studentische/wissenschaftliche Hilfskräfte und wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
• Mitwirkung bei der administrativen Planung und Organisation von Lehrmodulen, Workshops, Konferenzen, Kolloquien und Gastvorträgen
• Teilnahme an geeigneten Fortbildungen sind erwünscht

 

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbarer Berufsabschluss im kaufmännischen Bereich, vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst mit mindestens der Gesamtnote „befriedigend“
• sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) und sichere Nutzung des Internets
• gute Kenntnisse in SAP zur Bewirtschaftung von Budget- und Drittmitteln sind wünschenswert bzw. die Bereitschaft, sich diesbezüglich fortzubilden
• Kenntnisse über Buchhaltung, Projekt-/Budgetplanung und -abrechnung sowie die Verwaltung von Drittmittelprojekten sind von Vorteil
• hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, souveränes und freundliches Auftreten
• sichere Kommunikation in deutscher Sprache (Telefon, E-Mail, Post), gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• selbstständige, gewissenhafte und verantwortungsbewusste Wahrnehmung der Aufgaben und ausgeprägte Serviceorientierung
• sehr gute Organisationsfähigkeiten inkl. Zeitmanagement
• Zuverlässigkeit, Flexibilität, Einsatzbereitschaft, Teamgeist

 

Sie erwartet

• ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis
• eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kollegialen und modernen universitären Umfeld
• ein hohes Maß an Eigenverantwortlichkeit und Selbständigkeit
• ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander in einem engagierten Team
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
• Beratung bei familiären Pflegaufgaben
• ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung in die verschiedenen Arbeitspakete
• eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

 

Besetzungszeitpunkt: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vertragsdauer: unbefristet

Arbeitszeit: 50% einer Vollzeitstelle

Bewerbungsfrist: 22.09.2024

 

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung unter https://udue.de/bewerben48324 mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 483-24.

 

Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Herrn Prof. Dr. Nils Weimann (Telefon 0203/379-3391, E-Mail: nils.weimann@uni-due.de und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Claudia Eilers (Telefon 0203/379-1359, E-Mail: claudia.eilers@uni-due.de).

 

Informationen über die Fakultät und die ausschreibende Stelle finden Sie unter:

https://www.uni-due.de/iw/de/ bzw. https://www.uni-due.de/bhe/

 

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern
(siehe www.uni-due.de/diversity).

Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

 

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.