Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)

Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Duisburg, in der Fakultät für Ingenieurwissenschaften, Fachgebiet Strömungsmaschinen eine:n

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)

(Entgeltgruppe 9a TV-L)

Das Fachgebiet Strömungsmaschinen der Universität Duisburg-Essen (www.uni-due.de/tm) mit einem Team von derzeit 12 Beschäftigten gilt europaweit als kompetenter Partner für anwendungsorientierte Forschung und Entwicklung im Bereich der Turbomaschinen. Wir arbeiten an Verdichtern, Pumpen, Turbinen und Expandern. Dabei arbeiten wir mit Prüfständen und Computermodellen an den vier For-schungsschwerpunkten Phase Transition of Fluids in Flows, Turbomachines for Alternative Fluids and Circuits, Fluid Dynamics and Structural Dynamics of Machine Components sowie Optimization of Flow Paths. Unsere Forschung ist zum Großteil über bilaterale Verträge, die Deutsche Forschungsgemeinschaft DFG, das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz BMWK und die Europäische Union drittmittelfinanziert.

Wir möchten unser Team im Bereich von Forschung und Lehre durch eine kompetente Assistenz mit Freude an organisatorischen und administrativen Tätigkeiten verstärken.

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen mit Sorgfalt und Engagement das administrative Personalmanagement, angefangen von der Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bis hin zu Vertragsverlängerungen und Zeugnissen.
• Sie begleiten unsere Forschungsprojekte von der Antragstellung über die Abwicklung bis hin zur Berichterstattung. Dabei behalten Sie die Finanzen im Blick und kümmern sich um Anträge, Mittelanforderungen, Zahlungseingänge und Umfinanzierungen.
• Sie betreuen den gesamten Beschaffungsprozess über SAP. Dies umfasst die Angebotsbeschaffung, Lieferungsüberprüfung, Rechnungskontrolle und Sicherstellung der Zahlungen.
• Sie unterstützen unsere Lehrenden tatkräftig bei der Organisation von Lehrveranstaltungen, inklusive der Administration von Bachelor-, Masterarbeiten und Promotionen.
• Sie übernehmen mit Organisationstalent und Effizienz das Management des Sekretariats, einschließlich Korrespondenz, Postverteilung, Terminplanung und -überwachung sowie der Organisation von Dienstreisen und Reiseabrechnungen.
• Sie bringen Ihre Kreativität und Organisationstalent bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen ein.

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit einer Gesamtnote von mindestens "befriedigend".
• Freude an eigenständigem Arbeiten und Organisieren
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook)
• Erfahrungen in der Büroorganisation sowie Grundkenntnisse in der Buchhaltung
• SAP-Erfahrung ist von Vorteil
• Sehr gute Grundkenntnisse der englischen Sprache sind wünschenswert

Sie erwartet

• ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet in einem forschungsintensiven Umfeld mit internationalen Kontakten
• eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UDE haben
• ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
• Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
• ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
• eine sehr gute öPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

• Besetzungszeitpunkt:  schnellstmöglich
• Vertragsdauer: unbefristet
• Arbeitszeit: 100 Prozent einer Vollzeitstelle (Teilzeitbeschäftigung ist möglich)
• Bewerbungsfrist: 15.10.2024

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung (siehe Link) mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 340-24.

Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei
Herrn Prof. Dieter Brillert (Telefon 0203/379-1722, E-Mail dieter.brillert@uni-due.de)

und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei
Frau Kamradt (Telefon 0203/379-3210, E-Mail kathrin.kamradt@uni-due.de).

Informationen über die Fakultät und die ausschreibende Stelle finden Sie unter: www.uni-due.de/tm

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern
(siehe www.uni-due.de/diversity).

Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.