Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)

Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.

Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Duisburg/Essen, in der zentralen wissenschaftlichen Einrichtung „Interdisziplinäres Zentrum für Integrations- und Migrationsforschung (InZentIM) eine:n

 

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d) 
(Entgeltgruppe 8 TV-L, in Vertretung)

 

Das InZentIM bündelt und stärkt als zentrale wissenschaftliche Einrichtung die Migrations- und Integrationsforschung der Universität Duisburg-Essen. Mit der vielfältigen Migrationsgeschichte unseres Standorts in der Metropolregion Rhein-Ruhr gehen Forschungspotenziale und gesellschaftliche Verantwortung einher. Als aktives Mitglied des Deutschen Zentrums für Integrations- und Migrationsforschung (DeZIM) und des europäischen Verbundes IMISCOE arbeiten wir in unserem Forschungsfeld in breiter und dichter Vernetzung. Die Ausstrahlung des InZentIM beruht nicht zuletzt auf unserem dynamischen und innovativen Nachwuchsnetzwerk.

Wir möchten unser Team durch eine kompetente Assistenz mit Freude an organisatorischen und administrativen Tätigkeiten verstärken.

 

Ihre Aufgaben

• Mit Engagement und Teamfähigkeit unterstützen Sie die allgemeinen Sekretariatsaufgaben.  Dabei kommunizieren und arbeiten Sie teilweise auch mit anderen organisatorischen Einheiten zusammen.
• Sie übernehmen mit Organisationstalent und Effizienz das Management des Sekretariats, einschließlich Korrespondenz, Postverteilung, Terminplanung und -überwachung sowie der Organisation von Dienstreisen und Reiseabrechnungen.
• Sie unterstützen vorausschauend im Rahmen unserer Forschungsprojekte von der Antragstellung über die Abwicklung bis hin zur Berichterstattung. Dabei behalten Sie die Finanzen im Blick und kümmern sich um Anträge, Mittelanforderungen, Zahlungseingänge und Umfinanzierungen.
• Sie betreuen den gesamten Beschaffungsprozess über SAP. Dies beinhaltet die Angebotsbeschaffung, Lieferungsüberprüfung, Rechnungskontrolle und Sicherstellung der Zahlungen.
• Sie unterstützen unser Team der Geschäftsstelle tatkräftig bei Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit.
• Sie bringen Ihre Kreativität und Organisationstalent bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen ein. Die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen von Gremien und Arbeitsgruppen des Vorstandes, des Nachwuchsnetzwerkes oder der Mitglieder ist ebenfalls Teil
• Sie übernehmen mit Sorgfalt und Engagement das administrative Personalmanagement, angefangen von der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen bis hin zu Vertragsverlängerungen und Zeugnissen. Dies umfasst auch die Betreuung von möglichen Gastwissenschaftler*innen.

 

Ihr Profil

• kaufmännische Berufsausbildung mit mindestens der Gesamtnote "befriedigend" oder äquivalent
• gute Englischkenntnisse wünschenswert
• Kommunikationsfähigkeit
• Bereitschaft sich in neue Aufgabenfelder anzueignen
• Kenntnisse mit Office-Anwendungen
• Kenntnisse in SAP oder die Bereitschaft sich in SAP einzuarbeiten

 

Sie erwartet

• ein abwechslungsreiches und vielseitiges Aufgabengebiet
• eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kontakte mit vielen Bereichen der UDE haben
• ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
• Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
• ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
• eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

 

Besetzungszeitpunkt
01.02.2025

Vertragsdauer            
35 Monate

Arbeitszeit                  
50 Prozent einer Vollzeitstelle

Bewerbungsfrist         
01.01.2025

 

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung, siehe untenstehenden Link, mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 684-24.

Online-Bewerbung: https://udue.de/AjXxw

 

Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Frau Sofia Grigoriadou (Telefon 0203 379-7074, E-Mail: sofia.grigoriadou@uni-due.de) und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Herrn Daniel van Susteren (Telefon 0203 379-2122, E-Mail: daniel.van-susteren@uni-due.de).

Informationen über die Fakultät und die ausschreibende Stelle finden Sie unter:
https://www.uni-due.de/inzentim/

 

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern
(siehe www.uni-due.de/diversity).

Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.