Koordinator / Koordinatorin (m/w/d) der Geschäftsstelle des SFB-TRR 211

In der Fakultät für Physik ist die folgende Position zu besetzen:

Koordinator*in (m/w/d) der Geschäftsstelle des SFB-TRR 211
Kennziffer: Tech24167; Start: 01.07.2024; Vollzeit; Vergütung nach E9a TV-L; unbefristet

Die Theoretische Hochenergiephysik ist eine stark international ausgerichteten Arbeitsgruppe an der Fakultät für Physik. Zur Vorbereitung und Abwicklung der dritten Förderperiode des Sonderforschungsbereichs Transregio (SFB-TR) 211 "Strong-Interaction Matter under Extreme Conditions" (Universität Bielefeld, TU Darmstadt, Goethe Universität Frankfurt) haben wir folgende Position zu besetzen.

Ihre Aufgaben

• Finanzplanung und -überwachung des Budgets des gesamten SFB inklusive Berechnung der vorhandenen Mittel, Monitoring und Controlling der Ausgaben in enger Abstimmung mit dem*der Sprecher*in des SFBs, den anderen Standorten, der Dekanats- und zentralen Verwaltung und unter Berücksichtigung der Projektfristen, Mitwirkung bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen, Dokumentation der Ausgaben sowie Vorbereitung und Begleitung von Rechnungsprüfungen (70 %)
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten in den Bereichen Tarifbeschäftigte und Hilfskräfte in Zusammenarbeit mit den relevanten Stellen der zentralen Verwaltung (10 %)
• Beschaffungen und Rechnungsbearbeitung sowie Prüfung der Einhaltung haushalts- und zuwendungsrechtlicher Vorschriften, in Einzelfällen auch Klärung von arbeits-, steuer- und wettbewerbsrechtlichen Fragestellungen (10 %)
• Verwaltungs- und Koordinationsaufgaben (10 %), z. B.:
  • Erstellung der Reisekostenanträge und -abrechnungen
  • Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen und Tagungen
  • Betreuung und Unterstützung ausländischer Gastwissenschaftler*innen

Die Kommunik ation innerhalb der Arbeitsgruppe erfolgt überwiegend auf Englisch.

Ihr Profil

Das erwarten wir:

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r, Kaufmann*frau für Büromanagement, Industriekaufmann*frau)
• alternativ: sonstige geeignete abgeschlossene Berufsausbildung (z. B. Fremdsprachenkorrespondent*in) mit einschlägiger mindestens einjähriger Berufserfahrung
• gutes Gespür für Zahlen
• gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS Office (Word, Excel)
• Kenntnisse in der Anwendung von SAP (SRM, SAP CO/PS, WMD, x-Flow, SAP Reiseworkflow) bzw. Befähigung und Bereitschaft diese zeitnah zu erwerben
• sehr gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• strukturiertes, sorgfältiges und lösungsorientiertes Arbeiten
• hohes Maß an Flexibilität und Organisationsvermögen
• ausgeprägte Kommunikationskompetenz, Kooperations- und Teamfähigkeit

Das wünschen wir uns:

• Erfahrungen in der Hochschulverwaltung, speziell in der Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten
• haushaltsrechtliche und/oder betriebswirtschaftliche Kenntnisse
• Erfahrungen im Finanzmanagement
• Grundkenntnisse im Bereich "Einstellungsprozesse wissenschaftliches Personal" bzw. Befähigung und Bereitschaft diese zeitnah zu erwerben

Unser Angebot

• Vergütung nach E9a TV-L
• unbefristet
• Vollzeit
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten

Interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den folgenden Link erreichen: https://uni-bielefeld.hr4you.org/job/apply/3294/koordinator-in-m-w-d-der-geschaeftsstelle-des-sfb-trr-211?page_lang=de

Kontakt

Dr. Olaf Kaczmarek
okacz@physik.uni-bielefeld.de

Anschrift

Universität Bielefeld
Fakultät für Physik
Jennifer Edelmann
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.