Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Bereich der Direktion und des Dezernates Betrieb und Organisation der Universitätsbibliothek

Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Duisburg in der Universitätsbibliothek eine:n

Mitarbeiter:in (w/m/d)
im Bereich der Direktion und des Dezernates Betrieb und Organisation
(Entgeltgruppe 8 TV-L)

 

Wir, die rund 160 Beschäftigten der Universitätsbibliothek der Universität Duisburg-Essen, setzen unsere Erfahrung und Innovationsfreude gewinnbringend für ein bedarfs- und zukunftsgerechtes Medien und Dienstleistungsangebot ein. Für effiziente und effektive betriebliche Prozesse in der Bibliothek sind unser Sekretariat und das Dezernat Betrieb und Organisation wichtige Knotenpunkte.

 

Ihre Aufgaben

• Sie setzen die verwaltungstechnische Vorbereitung von Verträgen um und bearbeiten Personalangelegenheiten (z. B. Vorbereitung von SHK-Verträgen, Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Verwaltung der Gleitzeitkonten)
• Sie bearbeiten Beschaffungsvorgänge (z. B. Angebotseinholung, Preisvergleiche) sowie Buchungsfälle in SAP
• Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen
• Sie unterstützen das Fortbildungsteam der Universitätsbibliothek in der Terminkoordination interner Fortbildungen, in der Kommunikation, in der formalen Prüfung von Fortbildungsanträgen sowie im Führen von anonymisierten Statistiken
• Sie organisieren und betreuen das Sekretariat (z. B. Korrespondenz, Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Betreuung von Besucher:innen)

 

Ihr Profil

• kaufmännische Berufsausbildung mit mindestens der Gesamtnote „befriedigend“
• Erfahrungen in der Büroorganisation und in der Erledigung von Sekretariatsarbeiten
• routinierter Umgang mit modernen Kommunikationstechnologien und mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, Outlook)
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift in Verbindung mit sehr guter mündlicher und schriftlicher Ausdrucksweise
• Grundkenntnisse der englischen Sprache
• Kenntnisse im Umgang mit SAP sind von Vorteil
• Flexibilität, Eigeninitiative, Organisationsgeschick, Serviceorientierung, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Einsatzbereitschaft
• Bereitschaft auch am Campus Essen, z. B. zur Vertretung von Kolleg:innen, zu arbeiten

 

Sie erwartet

• ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet
• eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UB haben
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
• Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
• ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
• eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

 

Besetzungszeitpunkt: schnellstmöglich

Vertragsdauer: unbefristet

Arbeitszeit: 100 Prozent einer Vollzeit, Teilzeitbeschäftigung ist möglich.

Bewerbungsfrist: 02.03.2025

 

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung. Senden Sie hierzu die üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) unter Angabe der Kennziffer 062-25 elektronisch als eine zusammengefügte PDF-Datei an die Direktorin der Universitätsbibliothek Nicole Walger per E-Mail an bewerbung.ub@uni-due.de.

 

Weitere Informationen zu der ausgeschriebenen Stelle erhalten Sie bei der Referatsleitung Christiane Alkämper, E-Mail: christiane.alkaemper@uni-due.de. Fragen zum Bewerbungsverfahren beantwortet Sarina Brauner, E-Mail: bewerbung.ub@uni-due.de.

 

Informationen über die UB Duisburg-Essen finden Sie unter: https://www.uni-due.de/ub/karriere

 

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern. (siehe www.uni-due.de/diversity).

Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.