Mitarbeiter*in (m/w/d) Prüfungsservice (Teilzeit möglich)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n verantwortungsvolle*n und motivierte*n

Mitarbeiter*in (m/w/d) Prüfungsservice

Die Stelle beginnt mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 8 Stunden und wird bis Januar 2026 mit Übernahme der Hauptverantwortung schrittweise auf bis zu 40 Wochenstunden ausgeweitet.

Über die ifs

Im Jahr 2000 gegründet, gehört die ifs Internationale Filmschule Köln zu den führenden Aus- und Weiterbildungsinstitutionen für Medienschaffende in Deutschland. Das Programmprofil umfasst den Bachelorstudiengang Film mit den Fachschwerpunkten Drehbuch, Regie, Kreativ Produzieren, Kamera, Editing Bild & Ton, VFX & Animation und Szenenbild sowie die Masterstudiengänge 3D Animation for Film & Games, Digital Narratives, Entertainment Producing, Film und Serial Storytelling. Darüber hinaus bietet die ifs umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten an. Die ifs ist gemeinnützig und eine Tochtergesellschaft der Film- und Medienstiftung NRW. Die Studiengänge werden in Kooperation mit der TH Köln angeboten.

Deine Aufgaben

• Unterstützung des Prüfungsausschusses bei der Erstellung, Umsetzung und Weiterentwicklung der Prüfungsordnungen sowie bei der Sicherstellung rechtssicherer Verfahren und Bearbeitung prüfungsrechtlicher Fragestellungen
• Aktualisierung und Überprüfung von Studienverlaufsplänen und Modulübersichten in Zusammenarbeit mit Studiengangverantwortlichen
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Beschlussverfahren des Prüfungsausschusses
• Organisation aller Verwaltungsprozesse im Prüfungsmanagement
• Planung von Prüfungsterminen in Abstimmung mit dem Prüfungsausschuss und den Studiengangverantwortlichen, einschließlich Überwachung und Dokumentation von Prüfungen, Abmeldungen und Wiederholungen
• Verwaltung und Archivierung sämtlicher Prüfungsleistungen und -ergebnisse
• Aufsichtsführung und Protokollierung bei Präsenzprüfungen wie Klausuren und mündlichen Prüfungen
• Durchführung von Informationsveranstaltungen zu Studienbeginn und zu Abschlussprüfungen
• Koordination und administrative Bearbeitung von Abschlussarbeiten und -prüfungen, inklusive Anmelde- und Zulassungsverfahren sowie der Abgabe
• Ausstellung von Studiendokumenten einschließlich Urkunden, Zeugnissen, Leistungsbescheinigungen und Diploma Supplements
• Ansprechpartner*in für Studiengangverantwortliche, Prüfende und Studierende in prüfungsrechtlichen Fragen

Dein Profil

• Hochschulabschluss oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in Verwaltung oder Bildungsplanung, idealerweise im Prüfungsservice einer Hochschule
• Erfahrung mit Rechtsvorschriften und Bereitschaft, sich eigenständig in prüfungsrechtliche Grundlagen und Vorschriften für das deutsche Hochschulsystem einzuarbeiten
• Selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise mit hoher Eigenverantwortung und Entscheidungsfähigkeit
• Hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein bei der Umsetzung von Aufgaben
• Ausgeprägte Organisationsstärke, Flexibilität und Lösungsorientierung, auch unter Belastung
• Klare, empathische Kommunikation und ein freundliches, souveränes Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie fortgeschrittene MS-Office-Kenntnisse, (insbesondere Excel)
• Bereitschaft zur Einarbeitung in hochschulspezifische Software für Studierenden- und Prüfungsverwaltung (z. B. HIS/HISinOne)

Unser Angebot

• Teamorientiertes, kreatives  und respektvolles Arbeitsumfeld
• Wir begrüßen Vielfalt und ermöglichen allen Hochschulangehörigen Chancengleichheit
• Entfaltungsmöglichkeiten für ein selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf (geregelte, flexible Arbeitszeiten)
• 30 Tage Urlaub (bezogen auf eine 5-Tage-Woche; 24. und 31.12. sowie Rosenmontag zusätzlich frei)
• Jobrad (im Falle eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses)
• Betriebliche Altersvorsorge und Unfallversicherung
• Hochschulsport
• Förderung der Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz und die Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung
• Das Arbeitsverhältnis ist zunächst befristet auf zwei Jahre, kann jedoch grundsätzlich nach Ablauf der Befristung verlängert werden

Interessiert?

Dann richte Deine vollständige Bewerbung inklusive Angabe der Gehaltsvorstellung (bitte zusammengefasst in einer PDF-Datei) per E-Mail bis zum 16. März 2025 an:

ifs Internationale Filmschule Köln gGmbH
Personalabteilung
Dorien Gundlach
Schanzenstraße 28
51063 Köln

jobs@filmschule.de

www.filmschule.de