Projektmitarbeiter*in zur Einführung der E-Studierendenakte (m/w/d)

Die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ist eine internationale Forschungsuniversität mit einem breiten Fächerspektrum. 200 Jahre Geschichte, rund 31.500 Studierende, mehr als 6.000 Beschäftigte und ein exzellenter Ruf im In- und Ausland: Die Universität Bonn zählt zu den bedeutendsten Universitäten Deutschlands und wurde als Exzellenzuniversität ausgezeichnet.

Die Abteilung 9.3 - Studierendensekretariat sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet bis zum 31.12.2028 und in Vollzeit eine*n

Projektmitarbeiter*in zur Einführung der E-Studierendenakte

Das Dezernat 9 - Studium, Lehre, Planung der Universität Bonn umfasst rund 60 Mitarbeiter*innen und ist mit drei Abteilungen „Studiengangs- und Kapazitätsangelegenheiten“ (9.1), „Zentrale  Studienberatung und Career Service“ (9.2) und „Studierendensekretariat“ (9.3) sowie einer „Stabsstelle für Qualitätsmanagement und Digitalisierung Studium und Lehre“ für die zentrale Administration bzw. Beratung in den Bereichen Studium, Lehre und Planung zuständig.

Das Studierendensekretariat leitet das Projekt „Einführung der E-Studierendenakte“, welches die Einführung einer elektronischen Bewerbungs-, Studierenden- und Prüfungsakte in den zentralen (Studierendensekretariat) und dezentralen (Fachbereiche, Prüfungsbehörden) Bereichen der Universität Bonn zum Ziel hat. Zur Unterstützung in diesem spannenden und herausfordernden Projekt suchen wir Sie!

Ihre Aufgaben:

• Verantwortliche Übernahme von Teilprojekten und Arbeitspaketen,
• Erhebung von Anforderungen an die E-Studierendenakte,
• Unterstützung bei der Erfassung, Analyse und Weiterentwicklung der bestehenden Prozesse,
• Unterstützung der Projektleitung bei der Planung, Steuerung und Umsetzung des Projekts,
• Koordination und Kommunikation mit zentralen und dezentralen Projektbeteiligten und externen Partnern,
• Erstellung von Dokumentationen, Prozessbeschreibungen und Schulungsunterlagen,
• Unterstützung bei der Schulung und Einarbeitung der Anwender*innen in den zentralen und dezentralen Bereichen,
• Erarbeitung, Durchführung und Evaluation von Funktionstests und Qualitätssicherungsmaßnahmen in den beteiligten IT-Systemen.

Ihr Profil:

• abgeschlossenes (Fach-) Hochschulstudium oder vergleichbare nachgewiesene Kenntnisse und einschlägige Fähigkeiten,
• profunde Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Bereich der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und/oder der Einführung von E-Akten (idealerweise im Hochschulkontext),
• Erfahrungen im Projekt-, Prozess- und Changemanagement,
• sehr gutes technisches Verständnis und eine hohe IT-Affinität,
• idealerweise Erfahrungen mit dem Campusmanagementsystem HISinONE und/oder dem Dokumentenmanagementsystem von d.velop,
• äußerst strukturierte, vorausschauende und präzise Denk- und Arbeitsweise,
• sehr gute Eigen-, Team- und Projektorganisation in ziel- und konsensorientierter Einstellung,
• Kommunikationsstärke, Vermittlungsgabe, Serviceorientierung,
• engagiert und teamorientiert.

Wir bieten:

• eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit bei einem der größten Arbeitgeber der Region,
• flexible Arbeitszeiten,
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
• betriebliche Altersversorgung (VBL),
• zahlreiche Angebote des Hochschulsports,
• eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV durch die zentrale Lage in Bonn sowie die Möglichkeit kostengünstige Parkangebote zu nutzen,
• Entgelt nach Entgeltgruppe 11 TV-L.

Die Universität Bonn setzt sich für Diversität und Chancengleichheit ein. Sie ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert. Ihr Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Sie fordert deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.

Wenn Sie sich für diese Position interessieren, senden Sie bitte Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 30.03.2025 unter Angabe der Kennziffer 3.4/2025/45 über das Online-Bewerbungsformular zu.

Für weitere Auskünfte stehen Frau Dr. Wibke Petras (Tel.: +49 (0)228 / 73-7915) und Frau Eva-Maria Patureau (Tel.: +49 (0)171 / 8623566) gerne zur Verfügung.