Sachbearbeiter*in (m/w/d) für digitale Transformation/ KI/ elektronische Aktenführung

Die Hochschule für Musik und Tanz Köln gehört zu den weltweit führenden künstlerischen Ausbildungseinrichtungen und zählt mit ihren drei Standorten in Köln, Wuppertal und Aachen zu den größten Musikhochschulen Europas. Geprägt wird die Hochschule durch über 540 Lehrende, darunter eine Vielzahl renommierter Persönlichkeiten des internationalen Musiklebens, der Wissenschaft, der Pädagogik und des Tanzes. Sie betreuen die rund 1550 Studierenden aus über 60 Ländern. Rund 140 Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung sorgen für breite Serviceleistungen für den Lehr- und Veranstaltungsbetrieb.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit und unbefristet zur Unterstützung des Dezernats 4 Finanzen und Digitalisierung in der Abteilung Digitalisierung und Prozessmanagement

eine*n Sachbearbeiter*in (m/w/d) für digitale Transformation/ KI / elektronische Aktenführung

am Hochschulstandort Köln

Ihre Aufgaben

• Elektronische Aktenführung/DMS:
  • Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten im Bereich Dokumentenmanagement,
  • digitaler Aktenführung/e-Akte Projekten sowie Vorgangsbearbeitung
  • Leitung und übergreifende Steuerung von e-Akte Projekten
• Digitale Transformation/KI:
  • aktive Mitgestaltung der digitalen Transformation der HfMT, insbesondere bei der Umsetzung von OZG und EGovG
    Projekten (darin auch Themen wie z.B. ePayment, Barrierefreiheit etc.)
  • Projektkoordination und -controlling
  • Beratung zum Thema Digitalisierung
  • Bewertung von Technologien, Tools und Plattformen für Automatisierung und KI
  • Begleitung von Einführungsprojekten von KI Tools
  • Veränderungsmanagement im Zusammenhang mit Prozessveränderungen durch Automation und KI
• Prozessmanagement und Formularwesen:
  • Unterstützung Prozessmanagement
  • Modellierung von IST- und SOLL-Prozessen in der Modellierungssprache BPMN 2.0 in enger Zusammenarbeit mit den
    Fachabteilungen
  • Erarbeitung von Prozessoptimierungen auch im Hinblick auf Digitalisierungsvorhaben•
    Nutzerschulungen
  • Unterstützung im Formularwesen
  • Erstellung/Verbesserung von pdf Formularen
  • Umsetzung von Formularen und Prozessen in einer Formular-/Workflowsoftware
  • Anwenderschulungen

Unsere Anforderungen

• erfolgreich abgeschlossenes (Fach-) Hochschulstudium, idealerweise in Wirtschaftswissenschaften, Wirtschaftsinformatik oder
  oder eines verwandten Studiengangs
• Interesse am Einsatz neuer Technologien und Arbeitsformen
• Berufserfahrung im Rahmen von IT- oder Digitalisierungsprojekten, idealer Weise im Hochschulumfeld
• Kenntnisse im Projekt-, Prozess- und Changemanagement
• Strukturierte und selbständige Arbeitsweise, Eigenverantwortung und Improvisationsgeschick mit hoher Lösungsorientierung
• Kommunikationsstärke, Team-, Konflikt- und Kooperationsfähigkeit
• analytisches Denken, konzeptionelle Fähigkeiten und strategische Kompetenz
• ausgeprägtes Interesse an der Digitalisierung von Prozessen sowie der Beratung von Fachabteilungen und Mitarbeitenden
• sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse

Bei Vorliegen der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung bis zu Entgeltgruppe 12 TV-L. Es handelt sich um ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeit, dies entspricht derzeit 39,83 Stunden/Woche. Bitte gleichen Sie vor Übersendung Ihrer Bewerbung Ihre Gehaltsvorstellung mit den durch den TV-L vorgegbenen Möglichkeiten ab. Informationen finden Sie hier:
Entgelttabelle TV-L.

Die HfMT Köln liegt als internationale und weltoffene Einrichtung direkt im Herzen von Köln. Sie bekennt sich zu einem chancengerechten und diskriminierungsfreien Lern-, Lehr- und Arbeitsumfeld und wirkt auf den Abbau struktureller Barrieren hin. Sie begrüßt daher alle Bewerber*innen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität sowie die Bewerbung von Menschen mit Migrationsgeschichte und People of Color.

Die Hochschule strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert Frauen ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte sind willkommen und werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.

Neben der Fortbildung ihrer Beschäftigten ist die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für die HfMT Köln ein wichtiges Anliegen. Daher profitieren die Beschäftigten von gleitenden Arbeitszeiten im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten, Kinderbetreuungsmöglichkeiten, mobiler Arbeit, den im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen (Jahressonderzahlung, Zusatzversorgung usw.) sowie von internen und externen betrieblichen Sportangeboten.

Bitte bewerben Sie sich (einschließlich Motivationsschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse) bis zum 03.11.2024 über unser Online- Bewerbungsportal. Bewerbungen in Papierform oder per Email können nicht berücksichtigt werden.

Für Fragen zu den Aufgaben wenden Sie sich bitte an Dirk Bohmer, Dezernent Dezernat 4, Tel. 0221/283 80 160.