Sachbearbeitung im Zentralen Prüfungsamt (w/m/d)

Weitere Informationen

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum 02.01.2025 zu besetzen und unbefristet.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit EG 10.

Unser Profil

Innerhalb des Dezernates 1.0, Akademische und studentische Angelegenheiten, verwaltet das Zentrale Prüfungsamt (Abteilung 1.3) in Zusammenarbeit mit den Prüfungsausschüssen, den Lehrenden, den
Prüfenden und den Fachstudienberatungen die Prüfungen für fast alle Studiengänge der RWTH Aachen. Dies umfasst unter anderem die Erfassung von Prüfungsleistungen in RWTHonline, die Verwaltung von
Prüfungsan- und abmeldungen und die Zulassungsprüfung zu Abschlussarbeiten. Außerdem ist das Zentrale Prüfungsamt eine Serviceeinheit, die verschiedene Bescheinigungen ausgibt und Absolventinnen
und Absolventen erhalten hier ihre Zeugnisunterlagen. Zusätzlich stellt das Zentrale Prüfungsamt Zweitschriften von Abschlussunterlagen aus und führt deren Verifikation durch.
Daneben besteht ein wesentlicher Punkt der Arbeit des Zentralen Prüfungsamtes in der Beratung und Kommunikation. Es ist zentraler Ansprechpartner für Studierende, aber auch Prüfende und andere
Organisationseinheiten der RWTH Aachen, in allen Fragen rund um Prüfungsangelegenheiten.

Für das Zentrale Prüfungsamt suchen wir zum 02.01.2025 eine*n Mitarbeiter*in zur Unterstützung in der Sachbearbeitung.

Ihr Profil

Wir sind auf der Suche nach einem neuen Teammitglied mit

• einem abgeschlossenem Hochschulstudium (Bachelor oder vergleichbar) oder einer vergleichbaren Qualifikation,
• einem hohen Maß an Engagement, Serviceorientierung und Kommunikationskompetenz sowie einer freundlichen, offenen Haltung,
• einer selbstständigen und verantwortungsbewussten Arbeitsweise,
• verhandlungssicheren Deutsch- und sehr guten Englischkenntnissen
• Freude an der Arbeit im Team sowie mit nationalen und internationalen Studierenden sowie weiteren Hochschulangehörigen,
• einer hohen Belastbarkeit und Stressresistenz,
• sicherem Umgang mit den gängigen Microsoft Office-Programmen (Word, Excel, Outlook, Teams),
• Erfahrung mit einer Campusmanagementsoftware oder der Befähigung, sich zügig in eine spezifische Anwendungssoftware (RWTHonline) einzuarbeiten.

Darüber hinaus sind Kenntnisse im Prüfungsrecht sowie deutscher Hochschulstrukturen – idealerweise der RWTH – und Berufserfahrung im universitären Bereich wünschenswert.

Ihre Aufgaben

In der Sachbearbeitung übernehmen Sie die folgenden Aufgaben:

• Verwaltung von Prüfungsanmeldungen und Prüfungsabmeldungen sowie Erfassung von Prüfungsleistungen
• Verwaltung von Abschlussarbeiten, d.h. Prüfung der Zulassungsvoraussetzungen, Anmeldung, Annahme und Weiterleitung, Erfassung der Verlängerung der Bearbeitungszeit sowie Eintragung der Note
• Feststellung des Studienabschlusses nach der jeweils gültigen Prüfungsordnung sowie Vorbereitung, Erstellung und Kontrolle von Studienabschlussdokumenten
• Bearbeitung studentischer Anträge (z.B. Antrag auf Notenstreichung) und Umsetzung von Bescheiden der Prüfungsausschüsse
• Erstellung von Bescheinigungen für Studierende und Behörden (z.B. Notenspiegel, BAföG Leistungsbescheinigung)
• Beratung von Studierenden unter Berücksichtigung des individuellen Studienverlaufes in deutscher und englischer Sprache
• Beratung von Prüfenden und Fakultäten
• Austausch mit Fakultäten und weiteren Abteilungen der Zentralen Hochschulverwaltung zu Themen der Weiterentwicklung, Umsetzung und Anwendung der Prüfungsordnungen sowie zu den im Zentralen Prüfungsamt betreuten Prozessen

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.

Besoldung / Entgelt

EG 10