Sekretär*in der Fachbereichsleitung

Die Stadt Essen sucht für den Fachbereich 42 -Stadtbibliothek- eine*n

Sekretär*in der Fachbereichsleitung

Entgeltgruppe 8 TVöD | Vollzeit | unbefristet | Bewerbungsfrist: 03.11.2024 | Kennziffer: 2024-140-42-VE | Mobiles Arbeiten möglich

Das Aufgabengebiet kann auch mit zwei Teilzeitkräften mit jeweils der Hälfte der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit besetzt werden.

Die Stadtbibliothek -Zentralbibliothek und 16 Stadtteilbibliotheken- wird von rund 500.000 Besucherinnen*Besuchern im Jahr aufgesucht und ist somit eine der meistgenutzten Kultur- und Bildungseinrichtungen der Stadt Essen.

Ihr zukünftiger Arbeitsort befindet sich hier (Hollestraße 3, 45127 Essen) in direkter Nähe zum Hauptbahnhof.

Sie verstärken das Team der Stadtbibliothek bei diesen Aufgaben:

• Sekretariatsaufgaben für die Fachbereichsleitung
• Bearbeitung des Telefon- und E-Mailaufkommens sowie allgemeine Verwaltungstätigkeiten
• Organisation, Koordination und Vorbereitung von Terminen für die Fachbereichsleitung
• Zeitwirtschaft inklusive Führung der Urlaubs- und Krankendatei für ca. 120 Mitarbeitende des Fachbereiches

Dieses Profil zeichnet Sie aus:

• Bestandene Laufbahnprüfung für den nichttechnischen Verwaltungsdienst der Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt (alt: mittlerer Dienst) oder
• Abgeschlossene Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Arbeitsförderung / Arbeitsmarktdienstleistungen oder abgeschlossener Verwaltungslehrgang I bzw.
• Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau*Bürokaufmann, Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation bzw.
• Abgeschlossene Ausbildung und mindestens zweijährige Tätigkeit in einem Aufgabenbereich mit verwaltungs-, büro- oder kundenorientiertem Zuschnitt sowie der Bereitschaft an einem zukünftig nebenberuflich stattfindenden Basislehrgang teilzunehmen
• Berufserfahrung im Bereich Vorzimmer/Teamassistenz ist wünschenswert
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten (Outlook, Word und Excel) sowie die Bereitschaft, sich weitere Kenntnisse in Spezialprogrammen anzueignen
• Kenntnisse des eingesetzten SAP-Moduls (Zeiterfassung) sind wünschenswert
• Bereitschaft und Fähigkeit zur vertrauensvollen Zusammenarbeit
• Sichere mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit

Darüber hinaus sind uns folgende Kompetenzen in diesem Einsatz besonders wichtig:

• Persönlichkeitskompetenz: Eigenständigkeit I Flexibilität I Gewissenhaftigkeit I Zuverlässigkeit
• Soziale Kompetenz: Kontaktfähigkeit I Konfliktfähigkeit I Umgangsform
• Methodenkompetenz: Organisationsvermögen I Planungsvermögen I Überblick

Die Stadt Essen hat Ihnen viel zu bieten:

• Eine starke und sichere Arbeitgeberin - auch in Krisenzeiten
• Bezahlung nach TVöD sowie jährliche Sonderzahlung
• Flexible Arbeitszeit und 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche)
• Arbeitsfreie Tage an Rosenmontag, Heiligabend und Silvester
• Betriebliche Zusatz-Altersvorsorge
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote

Wir freuen uns, wenn Sie Kontakt zu uns aufnehmen:

Zum Aufgabeninhalt wenden Sie sich gerne an:
Frau Flicker, Telefon: 0201/88-42 000 oder Frau Hofemeister, Telefon: 0201/88-42 100, Fachbereich 42 -Stadtbibliothek-.

Zum Ablauf des Bewerbungsverfahrens informieren Sie sich gerne bei:
Frau Ammon, Telefon: 0201/88-10 248, Fachbereich 10 -Organisation und Personalwirtschaft-.

Allgemeine Informationen zum Ablauf eines Auswahlverfahrens finden Sie hier.

Kommen Sie zum Team Stadt Essen!

Die Stadt Essen setzt auf eine Kultur der Vielfalt. Wir freuen uns daher auf Ihre Bewerbung, unabhängig Ihres Alters, Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität.
Wenn Sie Teil unseres Teams werden wollen, dann übersenden Sie uns bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bis zum 03.11.2024 über unser Onlineformular.

#teamstadtessen!

Mit über 10.000 Mitarbeitenden sorgen wir uns um die Anliegen der rund 595.000 Essener*innen. Die dabei entstehenden abwechslungsreichen Herausforderungen sind nur mit gutem Personal zu bewältigen. Dafür suchen wir Sie! Werden Sie Teil unseres Teams und unterstützen Sie die Kolleginnen*Kollegen dabei, unsere Stadt noch lebenswerter zu machen.