Teamassistenz (m/w/d)

Bochum

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Das Max-Planck-Institut für Sicherheit und Privatsphäre in Bochum ( www.mpi-sp.org ) ist ein Forschungsinstitut der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V., das die vielfältigen Aspekte der IT-Sicherheit und des Datenschutzes interdisziplinär erforscht. Das neu gegründete und expandierende Institut wird im Endausbau 18 Forschungsgruppen umfassen und circa 200 Mitarbeiter*innen und Gäste beschäftigen. Das Institut kooperiert mit der Fakultät für Informatik der Ruhr-Universität Bochum ( www.informatik.rub.de ) . Bochum gehört zu den weltweit führenden Forschungsstandorten für Cybersicherheit und ist Heimat der größten Ausbildungsstätte Europas in diesem Fachgebiet sowie einer lebhaften Start-up-Szene.

Aufgaben

Wir suchen zur administrativen Unterstützung unserer Spitzenforscher*innen in unserem Office Team ab sofort eine
Sie unterstützen die wissenschaftlichen Forschungsgruppen des Instituts und ihre Gruppenleitungen in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben.
Als Frontoffice sind Sie erste Ansprechstation für alle Belange der wissenschaftlichen Beschäftigten und Sie stimmen sich eng mit den weiteren Fachbereichen der Verwaltung ab.
Sie übernehmen sämtliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie die gesamte Büroorganisation.
Sie betreuen die Gäste unseres Instituts und übernehmen den Welcome-Service im Rahmen des Onboardings neuer Beschäftigter.
Sie koordinieren Termine und Dienstreisen, organisieren Seminare und Meetings.
Sie unterstützen die Optimierung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Rahmen des Institutsaufbaus.
Ihre aktive Mitarbeit in relevanten Projekten zum Aufbau des Instituts rundet Ihr Aufgabenspektrum ab.

Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z. B. Fremdsprachenkorrespondent*in, kaufmännische Ausbildung) oder eine vergleichbare Qualifikation.
Sie besitzen einschlägige Berufserfahrung in organisatorischen und administrativen Servicetätigkeiten (sicherer Umgang mit MS Office vorausgesetzt), wenn möglich auch in interkulturellen Arbeitsumgebungen bzw. im Wissenschaftsmanagement.
Als internationales Forschungsinstitut setzen wir sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift voraus (mindestens C1-Niveau), gerne auch in weiteren Fremdsprachen.
Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zielorientiert.
Eigeninitiative, Flexibilität und eine hohe Belastbarkeit gehören zu Ihren Stärken.
Sie sind in der Lage, durch Ihr sicheres und freundliches Auftreten mit allen Ansprechpartner*innen kompetent und verbindlich zu kommunizieren; auch schwierige Situationen bringen Sie nicht aus der Ruhe.
Sie sind es gewohnt, bereichsübergreifend in diversen Teams zusammenzuarbeiten und mit gemeinsamen Lösungen zum Fortschritt des Instituts beizutragen.
Eine hohe soziale Kompetenz und ein ausgeprägtes Organisationstalent vervollständigen Ihr Profil.

Wir bieten

Wir bieten Ihnen ein eigenständiges und abwechslungsreiches Arbeitsgebiet in einem jungen und dynamischen Forschungsinstitut.
Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und Sprachkurse.
Wir stehen für kollegialen Zusammenhalt in einem interkulturellen Wissenschaftsumfeld .
Durch die agilen Strukturen in der Aufbauphase unseres Instituts bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich aktiv in unsere vielfältige Community einzubringen und die Entwicklung des Instituts mit voranzubringen.
In unserem Institut herrscht eine offene Arbeitsatmosphäre mit einer Kommunikation auf Augenhöhe und flachen Hierarchien.
Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund), inklusive entsprechender Sozialleistungen und einer Jahressonderzahlung.
Zusätzlich bieten wir Ihnen neben 30 Tagen Urlaub eine Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (VBL).
Nach einer erfolgten Einarbeitung besteht für Sie die Möglichkeit, nach Absprache auch im Homeoffice zu arbeiten.
Regelmäßige Teamevents runden unser Angebot ab.
Die Stelle ist ab sofort unbefristet zu besetzen. Die Höhe der Vergütung richtet sich nach Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung entsprechend TVöD Bund.