Unbefristete Vollzeitstelle in der Haushaltsabteilung i. V. m. der Vertretung der Zahlstelle in der Justizvollzugsanstalt Essen

Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil
für die Sachbearbeitung in der Haushaltsabteilung nebst Vertretung der Zahlstelle

I. Stellenbeschreibung

1. Funktion

Sachbearbeiter/in in der Haushaltsabteilung nebst Vertretung des Leiters der Zahlstelle bei der Justizvollzugsanstalt Essen

2. Besoldung

Bandbreite A 7 LBesO A – Regierungsobersekretärin/Regierungsobersekretär bis A 9 LBesO A – Regierungsamtsinspektorin/ Regierungsamtsinspektor oder vergleichbare Tarifbeschäftigte in der Entgeltgruppe 6 TV-L.

3. Beschreibung der Behörde

Die Justizvollzugsanstalt Essen ist eine Einrichtung des geschlossenen Erwachsenenvollzuges des Landes Nordrhein-Westfalen mit 514 Haftplätzen und für die Vollstreckung von Freiheitsstrafen an männlichen Verurteilten mit einer Freiheitsstrafe bis zu 36 Monaten aus den Land- und Amtsgerichtsbezirken Essen, Düsseldorf, Duisburg und Krefeld zuständig. Außerdem wird Untersuchungshaft aus dem Landgerichtsbezirk Essen vollzogen. Darüber hinaus wird Auslieferungs- und Durchlieferungshaft sowie Zivilhaft vollstreckt. Aktuell sind in der Justizvollzugsanstalt Essen 252 Bedienstete tätig.

Die Haushaltsabteilung verfügt über zwei Dienstposten für die Sachbearbeitung und eine Leitungsposition. Die Zahlstelle ist mit einer Leitungsposition besetzt.

4. Aufgaben/ Tätigkeiten

Der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter der Haushaltsabteilung obliegen insbesondere folgende Aufgaben:

• Finanzbuchhaltung für den Bereich der Haushaltsabteilung
• Anlagenbuchhaltung für den Bereich der Haushaltsabteilung
• Buchungen der Zahlungseingänge und Auszahlungen im Bereich der Haushaltsabteilung
• Beschaffung, Verwaltung und Ausgabe des Bürobedarfs einschließlich der Bürokleingeräte
• Durchführung von Beschaffungen nach den vergaberechtlichen Bestimmungen in enger Zusammenarbeit mit den jeweiligen Bedarfsstellen
• Mitwirkung bei der Bewirtschaftung der Haushaltsmittel
• Durchführung der Beschaffung im elektronischen Verfahren im Rahmen der Zentralbeschaffung
• Mitwirkung und Vorbereitung in Beschaffungsangelegenheiten
• Führen der Schadenslisten und Mitwirkung bei der Einziehung von Schadensersatzbeiträgen und Haftkosten der Gefangenen
• Abrechnung der Telefongespräche der Gefangenen und Bediensteten
• Führen der Beiblätter und der Stammkarten der Dienstkraftfahrzeuge sowie Kontrolle der Fahrtenbücher
• Mitwirkung bei der Abrechnung von zahnärztlichen Behandlungen, Zahnprothetik
• Mitwirkung bei internen Geschäftsprüfungen der Wirtschaftsbetriebe
• Berichtsvorlagen zu statistischen Erhebungen
• Mitwirkung bei der Zusammenstellung der Beiträge zum Haushaltsvoranschlag sowie bei der Überprüfung der angemeldeten Investitionsvorhaben

Als Vertretung des Leiters der Zahlstelle geht es insbesondere um folgende Aufgaben:

• Führung der Personenkonten der Gefangenen und des Verwahrkontos
• Buchung der Sachkontenbewegung der Haushaltsabteilung und der Arbeitsverwaltung
• Verwaltung des Bargeldbestandes
• Verwaltung des Postbankkontos und tägliche Buchung der Kontenbewegung
• Durchführung der Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse
• Bargeldauszahlung an Gefangene bei Entlassung, Beurlaubung etc.
• Buchung der Einkäufe der Gefangenen
• Überwachung von Pfändungen der Gefangenen und Überweisung an die Gläubiger
• Überweisungen auf Antrag der Gefangenen von ihrem Anstaltskonto
• Annahme und Buchung von Besuchergeldern oder entlassener/entwichener Gefangener, dessen Anschrift nicht zu ermitteln ist
• Annahme und Buchung von Geldstrafen sowie Weiterleitung an die jeweilige Einweisungsbehörde
• Weiterleitung der Gefangenengelder an andere Justizvollzugsanstalten bei Verlegung
• Abwicklung von Einkaufssperren
• Überwachung und Vereinnahmung von Schadensangelegenheiten sowie Haftkosten
• Abwicklung von Zahnarztvorschüssen
• Geldablieferung bei zu hohem Geldbestand bei der Postbank
• Beantragung einer Bestandsverstärkung bei zu geringem Bargeldbestand bei der Postbank
• Einlagerung von Fremdwährung (Devisen) oder Umtausch in Euro

II. Anforderungen

1. Fachliche Anforderungen

• Beamtin oder Beamter der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt (ehemals mittlerer Verwaltungsdienst) oder vergleichbare Tarifbeschäftigte mit möglichst kaufmännischer Vorbildung
• gründliche Kenntnisse der einschlägigen Vorschriften
• möglichst mehrjährige Berufserfahrung in der Haushaltsabteilung oder vergleichbaren Vergabestellen
• möglichst anwenderbezogene IT-Kenntnisse (u. a. EPOS NRW, Vergabe NRW, MS Office)

2. Persönliche Anforderungen

• Planungs- und Organisationsgeschick
• Fähigkeit zum Selbstmanagement und selbstständigem Arbeiten
• außerordentliche Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit
• Einfühlungsvermögen bei professionellem Umgang mit Nähe und Distanz
• Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
• Kritik- und Konfliktfähigkeit
• Flexibilität und Belastbarkeit
• Serviceorientierung gegenüber Ratsuchenden
• Loyalität gegenüber Dienstvorgesetzten

Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. In den Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Das Land Nordrhein-Westfalen sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen und gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des § 2 Abs. 3 SGB IX sind daher ausdrücklich erwünscht.

Eine Abbildung der Vielfalt in unserer Gesellschaft bei unseren Beschäftigten ist uns wichtig. Deshalb sind Bewerbungen von Menschen unabhängig von Alter, ethnischer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, geschlechtlicher Identität und sexueller Orientierung, Religion, Weltanschauung oder sozialer Herkunft ausdrücklich willkommen.

Ihre Bewerbung richten Sie bitte mit aussagekräftigen Unterlagen bis zum 16.05.2025 schriftlich an den Leiter der Justizvollzugsanstalt Essen, Krawehlstr. 59, 45130 Essen oder per Mail an poststelle@jva-essen.nrw.de.

Für Rückfragen steht Ihnen der Verwaltungsleiter der Justizvollzugsanstalt Essen, Herr Steinbach (nicolai.steinbach@jva-essen.nrw.de, Tel. 0201 / 7246 - 400) oder dessen Vertreterin, Frau Schäfer (katja.schaefer@jva-essen.nrw.de, Tel. 0201 / 7246 – 300) zur Verfügung.