Verwaltungsbeschäftigte/r im Sekretariat (w/m/d)

Weitere Informationen

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet auf 3 Jahre.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Auf Wunsch kann eine Teilzeitbeschäftigung ermöglicht werden.
Es besteht die Möglichkeit in einem gewissen Rahmen Tätigkeiten von zu Hause auszuüben (situative mobile Arbeit), im Rahmen einer bestehenden Dienstvereinbarung.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8, je nach persönlicher Voraussetzung.

Unser Profil

Das Institut für Stromrichtertechnik und Elektrische Antriebe (ISEA) der RWTH Aachen University ist seit über 50 Jahren in den Forschungsthemen Leistungselektronik und elektrische Antriebe sowie der elektrochemischen Energiewandlung und Speichersystemtechnik tätig. Mit über 100 wissenschaftlichen Mitarbeitenden ist das ISEA eines der größten universitären Forschungsinstitute der RWTH und verfügt über gebündelte Kompetenzen der wesentlichen elektrischen Komponenten für die elektrische Energiewandlung, Speicherung und den effizienten Energietransport. Entsprechend liegt ein wichtiger Fokus der Forschungstätigkeit bei energieeffizienten Komponenten- und Systemansätzen, der Einbindung erneuerbarer Energien in Gebäude- und Versorgungsnetzen sowie innovativen Energiemanagementkonzepten. Zahlreiche Arbeiten in den Gebieten Traktions- und Automobiltechnik (insbesondere Antriebstechnik für Elektrofahrzeuge), Energieversorgung, Industrietechnik sowie Haushaltstechnik dokumentieren das breit gefächerte Spektrum der Forschung am ISEA. Neben öffentlich geförderten Forschungsprojekten liegt der Schwerpunkt der Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten auf Kooperationen mit nationalen und internationalen Industrieunternehmen. 

Ihr Profil

Sie verfügen über:

• eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit und ein gutes Zeitmanagement
• die Fähigkeit, selbstständig und strukturiert zu arbeiten
• eine schnelle Auffassungsgabe und Einsatzbereitschaft
• eine ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• die Bereitschaft sich eigeninitiativ in neue Themenbereiche einzuarbeiten
• einen sicheren Umgang mit Microsoft Office
• gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihre Aufgaben

Ihre Aufgaben umfassen:

• Selbständige Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen der Professoren
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen
• Betreuung der wissenschaftlichen Mitarbeitenden, insbesondere in organisatorischen Promotionsthemen
• Ansprechpartner/in für studentische Belange und administrative Betreuung von studentischen Abschlussarbeiten
• Einstellung und Weiterbeschäftigung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften sowie Kontrolle der Stundenzettel
• Pflege des Datenbestands in der institutseigenen Personalplanungssoftware und der Adressdatenbank
• Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z. B. Postverteilung, Krank- und Gesundmeldungen, etc.)
• Organisation, Koordination und Überwachung von Terminen der Professoren
• Interne und externe Korrespondenz/Kommunikation auf Deutsch und Englisch
• Empfang und Betreuung von Gästen
• Verwaltung der Handkasse

Teilzeit-Informationen

Es besteht die Möglichkeit in einem gewissen Rahmen Tätigkeiten von zu Hause auszuüben (situative mobile Arbeit), im Rahmen einer bestehenden Dienstvereinbarung.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.

Besoldung / Entgelt

bis zu EG 8, je nach persönlicher Voraussetzung