Assistent*in der Geschäftsführung und der Fachgruppe Informatik / Büroangestellte*r für das Geschäftszimmer Institut für Informatik II – Visual Computing (m/w/d)

Die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ist eine internationale Forschungsuniversität mit einem breiten Fächerspektrum. 200 Jahre Geschichte, rund 31.500 Studierende, mehr als 6.000 Beschäftigte und ein exzellenter Ruf im In- und Ausland: Die Universität Bonn zählt zu den bedeutendsten Universitäten Deutschlands und wurde als Exzellenzuniversität ausgezeichnet.

Das Institut für Informatik sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet eine*n

Assistent*in der Geschäftsführung und der Fachgruppe Informatik (50%)
sowie eine*n
Büroangestellte*n für das Geschäftszimmer Institut für Informatik II – Visual Computing (50%)

Die beiden Stellen können getrennt (jeweils 50%) oder in Personalunion als Vollzeitstelle (100%) besetzt werden.

Das Institut für Informatik zählt zu den Pionieren der Informatik in Deutschland – seine Wurzeln reichen bis ins Jahr 1969 zurück. Innerhalb der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät bildet die Informatik eine eigenständige Fachgruppe, die exzellente Lehre und innovative Forschung vereint. Unsere Bachelor- und Masterstudiengänge vermitteln fundierte Kenntnisse in den Bereichen Cybersicherheit, künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, Robotik, Computergrafik und Computer Vision. Mit über 1.500 Studierenden – davon rund 800 im Bachelorstudiengang Informatik – zählen wir zu den größten Informatik-Fachbereichen des Landes.

Die Abteilung für Visual Computing erforscht verschiedene Aspekte visueller Informationen, darunter 2D- und 3D-Bilder, volumetrische Videos sowie die Erfassung und Analyse von 3D-Objekten und -Szenen – mit Anwendungen in interaktiven Systemen, immersiven Technologien und der medizinischen Bildverarbeitung

Ihre Aufgaben in der Geschäftsführung und im Fachgruppenbüro Informatik (50%)

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich Terminkoordination,
• eigenständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache,
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (z. B. Vorstand, QV-Sitzung, Jour fixe Geschäftsführung), einschließlich Protokollierung und Erstellung von Unterlagen für Gremiensitzungen,
• Aufbereitung und Dokumentation von Beschlüssen auf Confluence (Intranet),
• Unterstützung bei der Organisation von Institutsveranstaltungen, einschließlich Betreuung von (internationalen) Gäste,
• Verwaltung der Plan- und Drittmittel: Rechnungskontrolle, Anweisung und Überwachung von Buchungen in BUDCON (SAP), Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie Durchführung von Bestellungen in SRM (SAP),
• Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen,
• Eigenständige Organisation des Fachgruppenbüros, insbesondere Koordination und organisatorische Unterstützung von Gremien, besonders Berufungskommissionen und Bearbeitung von Berufungs- und Habilitationsverfahren (inkl. Prüfung der Anträge und Weiterleitung an das Dekanat).

Ihre Aufgaben im Geschäftszimmer des Instituts für Informatik II – Visual Computing (50%)

• Organisation des Sekretariats, Terminkoordination und allgemeine Büroarbeiten,
• administrative Unterstützung bei Drittmittelprojekten nationaler und internationaler Fördergeber,
• eigenständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache,
• Unterstützung bei der Organisation und Verwaltung des Lehrbetriebs,
• administrative Betreuung internationaler Gastwissenschaftler*innen sowie Anlaufstelle für Studierende,
• Verwaltung und Überwachung von Haushalts- und Drittmitteln (über SAP/BUDCON und MS Excel),
• Bearbeitung personalbezogener Angelegenheiten,
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Workshops und Tagungen.

Ihr Profil:

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem einschlägigen Büro- oder Verwaltungsberuf oder Nachweis einer einschlägigen, mehrjährigen beruflichen Erfahrung,
• sehr gute Anwendungskenntnisse der Bürosoftware (Word, Excel), Zahlenaffinität von Vorteil,
• wünschenswert sind Erfahrungen mit der Anwendung von SAP (SRM, Budcon, E-Rechnung),
• sehr gutes schriftliches Ausdrucksvermögen sowie gute Sprachkenntnisse (englisch und deutsch) in Wort und Schrift,
• sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit,
• selbständige Arbeitsweise,
• engagiert, flexibel, teamorientiert und fortbildungsinteressiert
• Freude am Umgang mit Menschen als Teil eines Dienstleitungsteams.

Wir bieten:

• eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem engagierten und motivierten Team bei einem der größten Arbeitgeber der Region,
• universitätsinterne Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
• betriebliche Altersversorgung (VBL),
• zahlreiche Angebote des Hochschulsports,
• eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV durch die zentrale Lage in Bonn sowie die Möglichkeit kostengünstige Parkangebote zu nutzen,
• Entgelt nach Entgeltgruppe 8 TV-L.

Die Universität Bonn setzt sich für Diversität und Chancengleichheit ein. Sie ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert. Ihr Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Sie fordert deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.

Wenn Sie sich für diese Position mit der Kennziffer 3.4/2025/61 interessieren, senden Sie bitte Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 13.04.2025 über das Online-Bewerbungsformular zu.

Für weitere Auskünfte stehen wir Ihnen gerne unter 0228/73-4201 zur Verfügung.