Bürosachbearbeitung / Teamassistenz (w/m/d) für den Stabsbereich „Strategische Kommunikation und Kooperation“

Forschung für Arbeit und Gesundheit

Wir, die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA), suchen am Standort Dortmund zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Bürosachbearbeitung / Teamassistenz (w/m/d) für den Stabsbereich „Strategische Kommunikation und Kooperation“

bis E 8 TVöD | Vollzeit/Teilzeit | unbefristet | Bewerbungsfrist: 25.05.2025

Die BAuA ist eine Ressortforschungseinrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). An drei Standorten in Dortmund, Berlin und Dresden arbeiten rund 750 engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Schnittstelle zwischen Forschung, Politik und Praxis sowie in gesetzlichen Aufgaben. Mit unserer DASA Arbeitswelt Ausstellung leisten wir zentrale Bildungs- und Vermittlungsarbeit an eine breite Öffentlichkeit. Im Stabsbereich sind etwa 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im vielfältigen Aufgabenbereich der Politikberatung und Wissenschaftskommunikation befasst.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben für den Stabsbereich „Strategische Kommunikation und Kooperation“ inklusive Terminkoordination, telefonische und schriftliche Korrespondenz sowie Dienstreisemanagement für den Stabsbereich und sonstige Verwaltungsaufgaben
• Übernahme der Sekretariatsaufgaben für die Präsidentin am Standort Dortmund, gemeinsam mit der Bürosachbearbeitung der Vizepräsidentin
• Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen, Organisation von Meetings mit internen und externen Partnern und Dienstleistern, Anfertigen von Protokollen
• Vorbereitung und Erstellung von Reports und Präsentationen
• Mitwirkung und Qualitätskontrolle bei der Erstellung von tabellarischen Übersichten, z.B. im Rahmen des internen Berichtswesens, Erstlektorieren von Texten
• Sachbearbeitung Wissenschaftstransfer: Unterstützung und Mitwirken bei der Erstellung von zentralen Publikationen des Hauses (baua:aktuell, Jahresbericht), bei der externen Kommunikation zur Politikberatung mit dem BMAS
• Einholen von Angeboten, Erstellen von Vergabevermerken, Bestellungen (Bedarfsmeldungen über die Software MACH), sowie elektronische Aktenführung, Schriftgutverwaltung und Dokumentenmanagement
• Unterstützung bei Haushaltsangelegenheiten wie Budgetcontrolling / Finanzmittelcontrolling

Ihr Profil:

Erforderlich:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar
• Berufserfahrung im Bereich der Bürosachbearbeitung, vorzugsweise im Aufgabenbereich Kommunikation, z.B. in der Unternehmenskommunikation, einer Behörde, einer Forschungseinrichtung
• Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS-Office (Word, Power Point, Excel, Outlook) und Web-Konferenztools (z.B. WebEx, DFN Conf usw.) sowie IT-Affinität (Interesse an neuen IT-Anwendungen)
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (Level C 2), englische Sprachkenntnisse sowie Formulierungsgeschick

Wünschenswert:

• Kenntnisse der Software MACH und E-Akte
• Service- und lösungsorientierte Arbeitsweise, Organisationsgeschick und Eigeninitiative
• Schnelle Auffassungsgabe, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise
• Bereitschaft, auch unter zeitlichem Druck hervorragende/gewissenhafte Ergebnisse zu erzielen
• Freude an Teamarbeit und Interesse an Themen des Arbeitsschutzes und Arbeitsmedizin

Wir bieten:

• Zukunftsorientiertes, innovatives und gesellschaftlich bedeutendes Arbeitsfeld
• Flexible Arbeitszeit und ortsflexible Arbeitsmöglichkeit
• Moderne Arbeitsplatzausstattung, auch am häuslichen Arbeitsplatz
• Attraktives Entgelt mit Zusatzrente
• Individuelle Personalentwicklungsmaßnahmen
• Jobticket mit Arbeitgeberförderung (monatlich 23,28 Euro)

Interesse geweckt?

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung! Unser Selbstverständnis als zertifizierte Arbeitgeberin ist es, für eine familienfreundliche, vielfältige, nachhaltige und chancengleiche Arbeitswelt einzustehen.

Die Gleichstellung von Frau und Mann ist unser Ziel. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Eine Teilzeitbeschäftigung ist möglich.

Auch eine Behinderung sollte Sie nicht hemmen, sich bei uns zu bewerben und uns Ihre Kompetenzen aufzuzeigen. Wir unterstützen ausdrücklich die Ziele der UN-Behindertenrechtskonvention und setzen uns nach Maßgabe des SGB IX und des Behindertengleichstellungsgesetzes besonders für die Belange von Menschen mit Behinderungen ein. Hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung.

Wie Sie sich bewerben:

Bis zum 25.05.2025 über die Plattform interamt.de (Stellen-ID: 1287406)

Allgemeine Hinweise zum Bewerbungsverfahren finden Sie auf unserer Homepage (www.baua.de/DE/Die-BAuA/Karriere/Stellenangebote). Bei individuellen Fragen zum Verfahren können Sie sich gerne an Jennifer Gatter, Tel. 0231/9071-2139 wenden. Für fachliche Fragen steht Ihnen Dr. Armin Windel Tel. 0231-9071 2333 zur Verfügung.