Mitarbeiter*in für das Geschäftszimmer in der Abt. 8.5 – Berufungsmanagement und Beamtinnen und Beamte (w/m/d)

Weitere Informationen

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und unbefristet.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8, je nach persönlicher Voraussetzung.

Unser Profil

Die Abteilung 8.5 besteht aus zwei Sachgebieten.

Das Sachgebiet I betreut sämtliche Belange der Beschäftigungsverhältnisse der Beamtinnen und Beamten sowie der nichtbeamteten Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer, Professurvertreterinnen und -vertreter sowie der Gastprofessorinnen und -professoren an der RWTH Aachen und ist Ansprechpartner in Grundsatzfragen des Beamten- und Berufungsrechts.

Das Sachgebiet II fungiert als Ansprechpartner/in der/des Berufungsbeauftragten, bietet Beratung und Support der Berufungskommissionen, betreut die verschiedenen Hochschulkommissionen bei Tenure-Track-Berufungen, inkl. Führung der dazugehörigen Dossiers, unterstützt Dual Career und Onboarding der neugewonnenen Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer und koordiniert Betrieb und Support des Berufungsportals der RWTH Aachen. 

Prägend für die Abteilung ist das Selbstverständnis als moderne Dienstleisterin für die Beschäftigten, Institute und Einrichtungen der RWTH Aachen ihre Aufgaben zu erfüllen.

In der Abteilung sind aktuell 11 Personen beschäftigt. 

Ihr Profil

Sie verfügen neben einer abgeschlossenen Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement oder einer vergleichbaren Qualifikation idealerweise über Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung und sind mit den dort anfallenden administrativen Aufgaben bereits vertraut. Darüber hinaus verfügen Sie über fundierte Kenntnisse im Bereich der gängigen MS-Office-Anwendungen sowie gute Englischkenntnisse. Kommunikations- und Teamfähigkeit, kundenorientiertes Arbeiten, Gewissenhaftigkeit und Verantwortungsbewusstsein sowie Selbständigkeit und Interesse, sich in neue Themen einzuarbeiten sind für Sie selbstverständlich, ebenso wie die Bereitschaft zum eigenständigen und strukturierten Arbeiten.

Ihre Aufgaben

•  Bürodienste und allgemeine Sekretariatsaufgaben; hierzu zählen u. a. Postbearbeitung, Krankheits- und Urlaubssachbearbeitung, Koordinierung von Terminen und Besprechungen

•  Unterstützung in der Personalsachbearbeitung, insbesondere Pflege von Personalstammdaten in SAP, Berechnung und Bearbeitung von Dienstjubiläen, selbstständige Vorbereitung von Anschreiben bzw. Urkunden, Datenpflege für Gremienvorlagen und Berufungsverfahren

•  Gestaltung und Aufbereitung von Vorlagen, Dokumenten, PowerPoint-Präsentationen etc.; 

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.

Besoldung / Entgelt

bis zu EG 8, je nach persönlicher Voraussetzung