Office Manager / Teamassistent:in / (Fremdsprachen-)Sekretär:in (w/m/d)

Münster

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Forschung für eine Gesellschaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im Forschungszentrum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft stellen wir uns großen gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit und erforschen Optionen für die digitalisierte Gesellschaft, ein klimaschonendes Energiesystem und ressourcenschützendes Wirtschaften. Arbeiten Sie gemeinsam mit rund 7.400 Kolleg:innen in einem der größten Forschungszentren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns! Batterien bewegen uns und unsere Welt - sie starten unser Auto, lassen die Zeiger unserer Uhren laufen und sorgen dafür, dass wir überall Bilder mit unseren Smartphones machen können. Am Helmholtz-Institut Münster - Ionenleiter für Energiespeicher (IMD-4 / HI-MS) fokussieren wir uns auf die Elektrolytforschung als Schlüsselbereich für zukünftige Batteriekonzepte. Die wichtigsten Forschungsaktivitäten umfassen das Design, die Synthese, die Charakterisierung und die Verarbeitung von anspruchsvolleren Batterieelektrolyten und -chemien. Wir sind an der Außenstelle in Münster des Forschungszentrums Jülich angesiedelt und arbeiten eng mit der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster und der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule Aachen (RWTH) zusammen. So ist es uns möglich, die gemeinsame Forschung und dieses wichtige Zukunftsfeld der elektrochemischen Energiespeicherung zu fördern.

Aufgaben

In dieser vielseitigen Tätigkeit unterstützen und entlasten Sie uns bei den folgenden administrativen Aufgaben:
Die eigenverantwortliche Annahme, Kontrolle und sachgerechte Einlagerung bestellter Artikel gehören ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die Überprüfung und Buchung des Wareneingangs
Sie sind aktiv an der Planung und erfolgreichen Durchführung von Veranstaltungen sowohl vor Ort als auch online beteiligt und sorgen dafür, dass unsere Events reibungslos und professionell ablaufen
Unterstützend werden Sie bei der Herstellung und Aufbereitung von Vortragsmaterial auch in englischer Sprache tätig
Sie assistieren bei der Durchführung aller Büroorganisationsaufgaben für den Institutsbereich
Zudem betreuen Sie sowohl nationale als auch internationale Gäste

Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Bereich Verwaltung, Fremdsprachen oder Eventmanagement
Idealerweise bringen Sie bereits erste Erfahrung in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten mit, vorzugsweise im Hochschul- oder Wissenschaftssektor
Sie besitzen Kenntnisse im Beschaffungswesen
Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit MSOffice (Word, Excel, PowerPoint)
Ein ausgeprägtes Organisationstalent, Selbstständigkeit, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit sind für Sie genauso selbstverständlich wie eine serviceorientierte und äußerst strukturierte Arbeitsweise sowie Empathie im Umgang mit Kolleg:innen und Vorgesetzten
Ihre sehr guten deutschen und englischen Sprachkenntnisse und Ihre Fähigkeit, auch in turbulenten Phasen die Übersicht zu behalten, ergänzen Ihre fachlichen Qualifikationen
Auch wenn Sie sich nicht zu 100% in dieser Stellenausschreibung wiederfinden, freuen wir uns über Ihre Bewerbung.
Wir möchten, dass Sie als Person zu uns passen, nicht nur Ihr Profil.

Wir bieten

Abwechslungsreiche Tätigkeit: spannende, interdisziplinär angelegte Aufgaben in einem dynamischen Themenfeld an der Schnittstelle von Wissenschaft, Administration, Wirtschaft und Politik
Ein inspirierendes Arbeitsumfeld in einem engagierten Team: Arbeiten Sie in einem offenen, wertschätzenden und internationalen Team, das Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung großschreibt
Individuelle Weiterentwicklung: Nutzen Sie unsere umfassenden Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten, um sich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln
Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Profitieren Sie von unserer familienfreundlichen Unternehmenspolitik und optimalen Bedingungen, unterstützt durch unser Büro für Chancengleichheit: https://go.fzj.de/VereinbarkeitvonBerufundFamilie
Betriebliches Gesundheitsmanagement: Nutzen Sie unser umfassendes Angebot zur Förderung Ihrer Gesundheit
Flexibles Arbeiten: Wir wissen, wie wichtig eine gute Work-Life-Balance ist; deswegen bieten wir die Möglichkeit zum ortsflexiblen Arbeiten, z.B. teilweise im Homeoffice
Attraktive Arbeitsbedingungen: eine Teilzeittätigkeit mit 19,5Wochenstunden, 30Tage Urlaub im Jahr (in Abhängigkeit vom gewählten Arbeitszeitmodell) inklusive einer Regelung für freie Brückentage (z.B. zwischen Weihnachten und Neujahr)
Finanzielle Sicherheit: Vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge runden unser Angebot ab
Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: https://go.fzj.de/Benefits.
Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe (in Teilzeit mit 19,5Wochenstunden) in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld an unserem Standort in Münster.
Die Stelle ist auf zwei Jahre befristet mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive.
Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund
).