Office Manager*in / Assistenz (m/w/d) / Geschäftszimmer Dekanat

 

Die TH Köln zählt zu den innovativsten Hochschulen für Angewandte Wissenschaften. Sie ist Mitglied in der Hochschul-Allianz UAS 7. Wir bieten 23.500 Studierenden sowie 1.000 Wissenschaftler*innen aus dem In- und Ausland ein inspirierendes Lern-, Forschungs- und Arbeitsumfeld in den Ingenieur-, Geistes-, Gesellschafts- und Naturwissenschaften. Die TH Köln gestaltet Soziale Innovation – mit diesem Anspruch begegnen wir den Herausforderungen der Gesellschaft. Unser interdisziplinäres Denken und Handeln, unsere regionalen, nationalen und internationalen Aktivitäten machen uns in vielen Bereichen zur geschätzten Kooperationspartnerin.

Das erwartet Sie

• Unterstützung der Fakultätsleitung und Institutsleitungen bei der Büroorganisation und administrativen Tätigkeiten
• Bearbeitung von Vertragsangelegenheiten, einschließlich Dienstverträgen, Verträgen mit Studierenden und Lehraufträgen
• Beschaffung und Bereitstellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien für die Fakultät sowie Abwicklung des Postein- und -ausgangs
• Raummanagement, einschließlich Koordination der Raumverfügbarkeit, Raumbuchungen, Zutrittsverwaltung und Pflege der Ausstattung
• Eventmanagement für fakultätsbezogene Veranstaltungen sowie Unterstützung von Fakultätsgremien durch Organisation, Protokollführung und Nachbereitung
• Unterstützung bei akademischen Angelegenheiten, wie z. B. Annahme von Abschlussarbeiten, Bearbeitung von internen und externen Anfragen sowie Informationsverteilung

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Hochschulabschluss) mit relevanter Berufserfahrung
• Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich/Verwaltung, vorzugsweise aus der freien Wirtschaft
• Fundierte Expertise in Büroorganisation und -management
• Erfahrung in Projektarbeit sowie der Nutzung von AI-Tools als Formulierungshilfe und Texthilfe
• Routinierte Anwendung der gängigen MS Office- und Mailprogramme sowie AI-Sprachsoftware
• Idealerweise Erfahrung mit vernetzten Systemen (Kollaborations- /Cloudsystemen, geteilten Netzwerkressourcen, etc.)
• Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Empathische und zielgruppengerechte Kommunikation sowie ausgeprägte Stärke in kooperativer Zusammenarbeit
• Standing und überzeugendes Auftreten
• Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise sowie Organisationsfähigkeit, auch in Stoßzeiten

Wir bieten Ihnen

• Vergütung nach EG 9a TV-L
• Flexible Arbeitszeiten und Option zum mobilen Arbeiten nach Absprache
• Familienfreundliche Arbeitsbedingungen und -umfeld
• Vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot für Ihre individuelle fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogrammen
• Hochschulinterne Veranstaltungsangebote (z.B. Betriebsausflug, Lesungen, Sommerfest)
• Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Digitale Kommunikations- und Arbeitsprozesse im Team
• Teilnahme an der zusätzlichen Altersvorsorge der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Jahressonderzahlung nach TV-L
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche

Die TH Köln steht für Chancengleichheit und strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen an. Bewerbungen von Frauen werden daher bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Personen werden bei gleicher Eignung ebenso bevorzugt berücksichtigt.

Bei Vorliegen entsprechender Bewerbungen kann die Stelle auch mit zwei Teilzeitkräften besetzt werden (= Jobsharing).