Office-Manager*in für das Kanzlerbüro

43.000 Studierende, 8.000 Beschäftigte in Lehre, Forschung und Verwaltung, die gemeinsam Zukunftsperspektiven gestalten – das ist die Universität Münster. Eingebettet in die Atmosphäre der Stadt Münster mit ihrer hohen Lebensqualität zieht sie mit ihrem vielfältigen Forschungsprofil und attraktiven Lehrangeboten Studierende und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus dem In- und Ausland an.
In der zentralen Verwaltung der Universität Münster ist ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Office-Manager*in für das Kanzlerbüro

zu besetzen. Angeboten wird eine unbefristete Vollzeitstelle (aktuell 39 Std. 50 Min./Woche). Die Eingruppierung ist möglich bis zur Entgeltgruppe E 9b TV-L.

Je nach Ihrer persönlichen und fachlichen Entwicklung kann die Übertragung der Aufgaben sowie die Eingruppierung schrittweise erfolgen. Sofern Sie noch nicht über die notwendige Qualifikation (s.u.) verfügen, kann diese nach Antritt der Stelle durch erfolgreiche Teilnahme am Qualifizierungslehrgang Hochschulmanagement erworben werden.

Ihre Aufgaben:

Als Officemanager*in fällt Ihnen eine wichtige koordinierende und unterstützende Rolle zu: Sie sind u.a. verantwortlich für reibungslose Arbeitsabläufe im Kanzlerbüro, fungieren als Erstkontakt und Schnittstelle für verschiedenste externe und interne Ansprechpersonen und unterstützen den Kanzler in seinen vielfältigen Aufgaben.
Der Kanzler ist der Leiter der Verwaltung der Universität Münster und Mitglied der Universitätsleitung (Rektorat).

Zu Ihren Aufgaben zählen u.a.:

• Unterstützung des Kanzlers in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen
• Schnittstellenmanagement zwischen internen und externen Ansprechpersonen sowie enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und Bereichen der Universität
• Bearbeitung der Korrespondenz (E-Mail, Telefon, Post)
• Erstellung von Präsentationen und Berichten für den Kanzler
• Planung und Organisation von Dienstreisen sowie deren Abrechnung über SAP
• Vorbereitung von Besuchen inklusive protokollarischer Fragen sowie Empfang und Betreuung von Gästen
• Eigenständige sowie diktierte Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Verwaltung und Pflege von Akten, Dokumenten und Datenbanken
• Rechnungsbearbeitung und Beschaffung sowie Unterstützung bei der Budgetverwaltung
• Vertretung von Sekretariaten im Rektorat

Unsere Erwartungen:

• Erfolgreicher Abschluss als Verwaltungsfachwirt*in (AL 2), Betriebsfachwirt*in o.ä. oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Sekretariats-, Büro- oder Verwaltungsbereich und mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position
• Vorzugsweise praktische Erfahrung im öffentlichen Dienst oder Hochschulbereich
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit mit Blick auf die verschiedenen Gesprächspartner*innen im Kanzlerbüro
• Sehr gute Orthografie- und Grammatikkenntnisse der deutschen Sprache sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstständige Arbeitsweise und eine schnelle Auffassungsgabe
• Hohe Sorgfalt und überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft
• Ausgezeichnetes Organisationsvermögen, auch in Zeiten hoher Arbeitsbelastung
• IT-Affinität, insbesondere sichere MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), SAP-Kenntnisse wünschenswert
• Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion

Ihr Gewinn:

• Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt – das sind Werte, die uns wichtig sind.
• Mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ermöglichen wir Ihnen flexibles Arbeiten – auch von Zuhause aus.
• Ob Pflege oder Kinderbetreuung - unser Servicebüro Familie bietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen.
• Ihre individuelle, passgenaue Fort- und Weiterbildung ist uns als Bildungseinrichtung nicht nur wichtig, sondern eine Herzensangelegenheit.
• Von Aikido bis Zumba - unsere Sport- und Gesundheitsangebote von A - Z sorgen für Ihre Work-Life-Balance.
• Sie profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einer Jahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.

Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Ihr Interesse ist geweckt?

Dann bewerben Sie sich bis zum 08.10.2024 über unser Online-Bewerbungsformular.

Verzichten Sie gerne auf ein Foto in den Bewerbungsunterlagen. Aus Gründen der Nachhaltigkeit bitten wir Sie zudem, keine Papierbewerbung einzureichen, sondern unser Bewerbungsportal zu nutzen.

Bei Fragen vorab wenden Sie sich gerne an die zuständige Personalreferentin:
Heide Hildebrandt
Dezernat 3.5 - Personalentwicklung
Tel.: 0251 – 83 21592

Ausschreibungskennziffer bei Rückfragen: 24830021