Unterstützung (m/w/d) für Post-, Scanstelle, Botendienst

Wir suchen befristet für zwei Jahre Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter (m/w/d) im Assistenzdienst der Bezirksregierung Düsseldorf
(Post- und Scanstelle (EG 4 TV-L) und/oder Botendienst (EG 3 TV-L) 

ÜBER UNS

Mit einer Fläche von 5.300 km² und etwa 5,2 Millionen Einwohnern ist der Regierungsbezirk Düsseldorf der am dichtesten besiedelte und einwohnerstärkste Bezirk in Deutschland. In diesem besonderen Umfeld nimmt die Bezirksregierung Düsseldorf seit über 200 Jahren als staatliche Mittelbehörde und allgemeine Vertretung der Landesregierung im Bezirk Aufgaben fast aller Landesministerien wahr. Mehr als 2000 Beschäftigte kümmern sich um die unterschiedlichsten Themenbereiche wie z. B. Umwelt- und Arbeitsschutz, Schule, regionale Entwicklung, Verkehr, Gefahrenabwehr und Gesundheit und Soziales.

Diese Aufgaben erwarten Sie

Der Assistenzdienst der Bezirksregierung Düsseldorf ist organisatorisch dem Dezernat 12 (Beauftragter für den Haushalt, Vergabe, Justiziariat, Innerer Dienst) zugeordnet und versteht sich als umfassender Servicedienstleister im Haus. Neben dem „Botendienst“ zählen dazu u. a. die „Scan- und Poststelle“ sowie der „Pfortendienst“.

Botendienst

Der Arbeitsschwerpunkt im „Botendienst“ ist die Verteilung von Post, Paketen und Verwaltungsvorgängen innerhalb der Dienststellen über eingerichtete Postverteilzimmer oder über Zustellung/Abholung von Unterlagen in den Büros.

Poststelle

Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post; u.a.

•  Bedienung der Frankier- und Kuvertiermaschinen
• Zuordnung und Weiterleitung der digitalen und physischen Post
• Bedienung eines computergesteuerten Paketversandsystems

• Verwaltung des besonderen elektronischen Behördenpostfach
  

Scanstelle

• Vorbereiten des Scangutes durch beispielsweise Entheften, Entklammern und Vorsortieren für das Einlegen in den Scanner
• Einscannen der eingegangenen und vorsortierten Eingangspost für die an das Dokumentenmanagementsystem angeschlossenen Dezernate
• Prüfung der Vollständigkeit des gescannten Posteingangs
• Zuordnen der digitalen Post zu dem jeweiligen Fachdezernat
• Versetzung der gescannten Post in den Ausgangszustand und
• Weiterleitung an das Fachdezernat

Die Beschäftigten eines jeden der o. g. Bereiche nehmen in Vertretungsfällen oder in Ausnahme-fällen auch Aufgaben für die anderen Bereiche des Assistenzdienstes wahr. Daher erfolgt die Einarbeitung schwerpunktmäßig zunächst in dem eigenen Hauptaufgabengebiet, aber sukzes-sive auch in die anderen Aufgabenbereiche des Assistenzdienstes.
Der Einsatz erfolgt in den Dienstgebäuden „Cecilienallee 2“ oder „Am Bonneshof 35“ in Düsseldorf.

Das sollten Sie mitbringen

Ihr fachliches Profil

• abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltungsnahen Beruf (Verwaltungsfachangestellte/r, Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte/r o. ä.)
• Bereitschaft, sich in sämtliche Aufgabenbereiche des Assistenzdienstes einzuarbeiten
• körperliche bzw. gesundheitliche Eignung für alle Aufgabenschwerpunkte des Assistenzdienstes, da teilweise körperliche Belastungen mit der Aufgabenerfüllung verbunden sind, z. B.
  • häufiges Heben/Transportieren von Lasten bis 30 kg
  • Zurücklegen von längeren Fußwegen innerhalb der Gebäude
• sehr gute Kenntnisse und sichere Anwendung der gängigen Bürosoftware (MS-Office Produkte)
  die Fähigkeit, sich kurzfristig auch in verschiedene Fachanwendungen einarbeiten zu können

Ihr persönliches Profil

• Kooperationskompetenz (Team- und Konfliktfähigkeit)
• service- und kundenorientiertes Verhalten
• Zuverlässigkeit und Sorgfalt
• selbststrukturierte, eigenständige Arbeitsweise im Team
• eine gute und sichere Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift

Das bieten wir Ihnen

• ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld
• eine moderne Arbeitsplatzausstattung
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Teilnahme am Großkundenticket des VRR
• betriebliche Altersversorgung der VBL zur zusätzlichen finanziellen Absicherung im Alter
• Kantine
  

Diese Konditionen gelten für die zu besetzenden Arbeitsplätze

• die Stellen sind in Vollzeit zu besetzen – eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich
• für bestimmte Arbeitsplätze erfolgt die Einstellung zum nächstmöglichen Zeitpunkt ansonsten - bei grundsätzlicher Einstellungsqualifizierung - zu einem späteren Zeitpunkt, soweit sich neue Vakanzen ergeben
• die Einstellungen erfolgen befristet für zwei Jahre
• das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L); die Vergütung erfolgt im Botendienst nach Entgeltgruppe (EG) 3 TV-L und in der Post-/Scanstelle nach EG 4 TV-L - weitere Informationen zur Vergütung finden Sie u.a. unter www.finanz-verwaltung.nrw.de/bezuegetabellen
• die Stufenzuordnung erfolgt je nach spezifischer Berufserfahrung

eine Beschäftigung unter den vorgenannten Konditionen ist nur möglich, wenn Sie bisher noch kein Beschäftigungsverhältnis – auch nicht kurzfristig – zum Land NRW hatten

Das ist uns noch wichtig

Die Bezirksregierung Düsseldorf tritt für ein wertschätzendes und vorurteilsfreies Arbeitsumfeld ein, das Talente auf Grund ihrer Leistungen schätzt - unabhängig von Alter, ethnischer Herkunft und Nationalität, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, körperlichen und geistigen Fähigkeiten, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und sozialer Herkunft.
Wir haben deshalb die www.charta-der-vielfalt.de.
Wir verfolgen offensiv das Ziel zur beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Als moderne Landesbehörde setzen wir auf qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber, um gegenwärtig und in Zukunft einen ausgewogenen Anteil von Frauen und Männern in unserer Verwaltung sicherzustellen. Wir wollen weibliche und männliche Fachkräfte gleichermaßen ansprechen und ermutigen sich zu bewerben.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter behinderter Menschen sind erwünscht. Zur Berücksichtigung einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung weisen Sie diese bitte durch geeignete Unterlagen nach.
Die Ausschreibung wendet sich ausdrücklich auch an Menschen mit Migrationshintergrund.

Sind Sie neugierig geworden?
Bewerben Sie sich über unser Onlineportal bis zum 03.01.2025 unter folgendem Link bei Beachtung der u. a. Hinweise:

https://bewerbung.nrw/BVPlus/?stellenID=100533991

Wenn Sie mehr erfahren möchten, dann rufen Sie uns gerne an

Das sind Ihre Ansprechpartnerinnen:

Frau Lubina (0211-475-2069) für Auskünfte zu den ausgeschriebenen Arbeitsplätzen und
Frau Feldhoff (0211-475-3517) bei Fragen zum Bewerbungsverfahren

Werden Sie Teil unserer spannenden Behörde!

Weitere Hinweise:

Mit der Zusendung Ihrer Bewerbung erklären Sie sich einverstanden, dass die für das Auswahl-verfahren erforderlichen personenbezogenen Daten durch die Bezirksregierung Düsseldorf gespeichert und verarbeitet werden. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Nach Abschluss des Verfahrens werden Ihre Daten unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen gelöscht. Sie können Ihr Einverständnis jederzeit widerrufen. In diesem Falle kann Ihre Bewerbung nicht mehr im weiteren Auswahlverfahren berücksichtigt werden. Weitere datenschutzrechtliche Informationen können Sie unserer Internetseite entnehmen.
Dort finden Sie auch die Anforderungen und Möglichkeiten für den Versand einer verschlüsselten E-Mail.

Das sollten Sie für Ihre Bewerbung noch beachten:

• im Betreff Ihrer E-Mail ist ausschließlich die Ausschreibungsbezeichnung „Dez. 12-Assistenzdienst“ anzugeben
• geben Sie bitte an, über welches Medium bzw. welches Portal Sie auf uns aufmerksam geworden sind
• das Anschreiben und sämtliche Anlagen sind im pdf-Format beizufügen
• es können nur Bewerbungen mit vollständigen Nachweisen (Lebenslauf, Zeugnisse, Berufsausbildung, Arbeitszeugnisse, Beurteilungen, relevante Fortbildungsmaßnahmen, Lizenzen usw.) berücksichtigt werden
• Ihre Bewerbung sollte eine Telefonnummer enthalten, unter der Sie auch kurzfristig zu erreichen sind