Verwaltungsbeschäftigte/r im Bereich Projektcontrolling (w/m/d)

Weitere Informationen

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet auf 2 Jahre.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Auf Wunsch kann eine Teilzeitbeschäftigung ermöglicht werden.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8, je nach persönlicher Qualifikation.

Unser Profil

Das Manufacturing Technology Institute MTI der RWTH Aachen University führt sowohl grundlagenbezogene als auch an den Erfordernissen der Industrie ausgerichtete Forschungs- und Beratungsprojekte durch und erarbeitet damit innovative, praxisgerechte Lösungen für eine zukunftsfähige und nachhaltige Produktion.

Das Shared Service Center des MTI umfasst die Bereiche Controlling, IT, Service Center Mechanische Werkstatt, Lehrwerkstatt, Elektrowerkstatt, Werkstoffanalyselabor sowie die Logistik. Die wesentlichen Aufgaben des Shared Service Centers besteht in der Unterstützung der Beschäftigten im operativen Tagesgeschäft sowie den Professor und den Führungskräften bei strategischen Fragestellungen.

Die Abteilung Controlling der RWTH Aachen University sucht engagierte Verstärkung für ihr Team. Wir sind verantwortlich für alle finanziellen Belange und arbeiten kontinuierlich an der Optimierung unserer Prozesse sowie des Informationsflusses.
Unsere Abteilung ist in folgende Teams unterteilt:

• HR-Team: Zuständig für alle personalrelevanten Themen, von der Einstellung neuer Mitarbeiter über Urlaubsanträge bis hin zur Bearbeitung von Austritten.
• Travel-Team: Ansprechpartner für alle Fragen rund um Dienstreisen, einschließlich Reiseplanung und -abrechnung.
• Orders-Team: Verantwortlich für die Beschaffung von Materialien, Maschinen und deren Bezahlung.
• Public-Team: Betreut alle Aspekte der Abwicklung öffentlich geförderter Projekte, einschließlich Mittelabrufe, Verwendungsnachweise, Stundenzettel und Finanzplanung.
• Industry-Team: Kümmert sich um die Abwicklung und Abrechnung von Industrieprojekten sowie das Erstellen von Verträgen und Rechnungen.

Ein reibungsloser Kommunikationsfluss zwischen den Teams intern ist uns besonders wichtig. Zusätzlich arbeiten wir sehr eng mit der zentralen Hochschulverwaltung der RWTH Aachen zusammen.

Wenn Sie Interesse daran haben, Teil eines dynamischen Teams zu werden, das eine zentrale Rolle im finanziellen Management unseres Instituts spielt, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Ihr Profil

- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise Berufserfahrung im Bereich Drittmittelverwaltung öffentlicher Geldgeber
- Idealerweise Berufserfahrung im Bereich Einkauf
- Teamfähigkeit, aber gleichzeitig auch selbstständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise
- Sehr hohe Motivation, Einsatzbereitschaft und Flexibilität
- ausgeprägtes Zahlenverständnis
- Hohes Maß an Sorgfalt, Engagement und Eigeninitiative
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute MS-Office Kenntnisse, speziell Excel
- Erfahrung im Kontext RWTH von Vorteil

Ihre Aufgaben

Es handelt sich hierbei um eine Stelle, welche sowohl im Team Public als auch im Team Orders mitarbeiten soll.
Die Aufgaben sind demnach gemischt:
Public: 
- Projektcontrolling, immer wiederkehrende Kontrolle in den einzelnen zugewiesenen Projekten in Bezug auf die Verausgabung, Fristwahrung etc.
- Erstellung von jeglichen Nachweisen nach Vorgaben der Geldgeber
- Bearbeitung von Stundenzetteln der Projektmitarbeitenden
- Erstellung von Auswertungen auf Nachfrage
- Pflege des Controllingtools
Orders:
- Bearbeitung von Beschaffungsanfragen des Lehrstuhls
- Einhaltung der verschiedenen Beschaffungsrichtlinien
- Erstellung von Vorkontierungen inkl. Prüfung der Finanzlage
- Bearbeitung der Eingangsrechnungen
- Erstellung von Auswertungen auf Nachfrage

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.

Besoldung / Entgelt

bis zu EG 8, je nach persönlicher Qualifikation